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定型文、自動返信、メッセージ通知の設定

更新: 2 ヶ月 前 | 読了目安:6分
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管理画面やPulseアプリ上で定型文や自動返信の設定をしたり、メッセージ通知をONにして、時間を節約しつつ重要な情報をゲストにお届けしましょう。


本記事の内容


定型文の内容と送信するタイミングを設定する方法

定型文を使うことで、重要な情報をゲストに自動的に送信することができます。

送信のタイミングは、以下のいずれかに設定することができます。

  • ゲストの予約時
  • チェックイン日の3日前
  • チェックイン日の1週間前
  • チェックイン日当日
  • チェックイン日の1日前
  • チェックアウト日の1日前

宿泊者氏名、チェックイン時間、宿泊施設名などの自動入力項目を追加することで、定型文をゲストに合わせてカスタマイズすることができます。  また、オリジナルの返信内容を追加したり、画像を添付したりして、より詳細な情報を提供することもできます。定型文の設定方法は以下の通りです。

  1. 管理画面またはPulseアプリにログインします。
  2. 管理画面の場合は「宿泊施設」タブをクリック、Pulseアプリの場合は「その他」をタップして「メッセージ機能の設定」を選択します。
  3. メッセージの定型文」タブを選択し、「新しい定型文を作成」ボタンをクリックします。
  4. 定型文を入力します。作業がより簡単になるよう、予約情報が自動的に反映される自動入力項目をご用意してあります。
  5. 言語を選択します。定型文に他の言語を追加したり、画像を添付することもできます。
  6. 続ける」をクリックします
  7. 定型文の名前」を入力し、「定型文のトピック」を選択します。
  8. 最後に「定型文を保存」をクリックします。

定型文の編集や削除は、「メッセージの定型文」タブで行えます。

動画:定型文の設定をするには、どうすれば良いですか?

定型文の自動送信を設定する方法は、以下の通りです。

  1. 管理画面またはPulseアプリにログインします。
  2. 宿泊施設」タブをクリックして、「メッセージ機能の設定」を選択します。
  3. 定型文の自動送信」タブを選択し、「自動送信を設定」ボタンをクリックします。
  4. 定型文を送信したいタイミングを選択し、ドロップダウンメニューから送信したい定型文を指定します。メッセージのプレビューを確認することもできます。
  5. 最後に「保存」をクリックします。

動画:定型文の自動送信を設定するには、どうすれば良いですか?

ゲストに送信されたメッセージは管理画面およびPulseアプリのメールボックスに自動的に表示されるため、どの定型文がゲストに送信されたかいつでも確認することができます。

異なる言語オプションのある定型文をまとめるには、必ず同じ名前を使用してください。そうすることで、自動送信のメッセージの言語を、ゲストの希望の言語にマッチさせやすくなります。ゲストの希望の言語の定型文がない場合は、既定の言語を使用します。貴施設のゲストの大半が他の言語を使用されていない限りは、既定の言語はイギリス英語を使用されることをお勧めいたします。


定型文を使って自動返信を設定する方法

自動返信は、駐車場、チェックイン、チェックアウト、ベッドタイプなどのよくある質問に回答するために設定できる標準的な返信メッセージです。貴施設にとっては時間の節約となり、ゲストへのより良いユーザー体験の提供にも繋がります。

自動返信の内容は、貴施設のポリシーに基づき対応可能なことに対する返信か、そうでない場合の返信かによって分かれます。ゲストのリクエスト内容が貴施設の予約ポリシーで対応可能である場合、リクエストを承認する旨の自動返信が送信されます。貴施設の通常のポリシーでは対応不可となるゲストのリクエストに返信する場合、定型文とその他の条件を自動返信に組み合わせることができます。

自動返信の設定方法は以下の通りです。

  1. 管理画面またはPulseアプリにログインします。
  2. 宿泊施設」タブにある「メッセージ機能の設定」をクリックします。
  3. ゲストからのメッセージに自動返信」タブにアクセスし、該当するトピックの「設定」を選択します。
  4. 自動返信を有効化したいアイテムのチェックボックスにチェックを入れます。
  5. 自動返信したい内容を選択します。
  6. 定型文を選択」をクリックすると、自動返信に定型文を含めることができます。定型文は新しく作成することも可能です。
  7. 最後に「保存」をクリックします。

ゲストへの自動返信は、メールおよびBookingアシスタントのチャット上のメッセージとして送信されます。自動返信とのゲストのやり取りは管理画面のメールボックスまたはPulseアプリからご確認いただけ、別のメッセージをいつでも送ることができます。また、定型文は特定のタイミングでゲストに自動送信することも可能です。


メッセージ通知を設定する方法

予約をより効率的に管理するために、弊社から送信される通知のタイプをカスタマイズしていただけます。カスタマイズできる通知のタイプには、直前予約に関するSMS通知、到着情報のメール、メールボックスに新規メッセージを受信した際の通知などがあります。

通知に関する設定方法は、以下の通りです。

  1. 管理画面またはPulseアプリにログインします。
  2. アカウント」をクリックして、「通知設定」を選択します。
  3. 受け取りたいタイプの通知には「はい」を、それ以外については「いいえ」を選択します。「はい」を選択するとドロップダウンメニューが表示され、ご希望のタイミングや受信方法を指定できます。
  4. 最後に「保存」をクリックします。

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