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バケーションレンタルの業務を効率的に自動化し、時間の節約と収益の最大化を実現する方法

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バケーションレンタルのオーナーのJames Coupland氏が、ビジネス成長に向けた時間の確保に繋がる、業務の自動化に関するアドバイスを紹介します。

私がバケーションレンタル事業に初めて参入した際の最大の課題と学びは、可能な限り業務を自動化することの重要性でした。この点は最終的に、私が成功を掴むうえで非常に重要な要素となっており、皆さんの施設のさらなる成長に役立てていただけるよう、自動化の活用に関するアドバイスを紹介したいと思います。

自動化の重要性

私にとって自動化とは、通常であればかなりの労力を要する業務を、自動的に完了させるシステムを整備することを意味します。これらの業務には、細々としたものから非常に大規模かつ重要なものまで、様々なものが含まれます。ここで鍵となるのは、何を自動化すれば時間と費用を節約できるかを理解することです。私の場合、いくつかの重要なプロセスを自動化することで、事業のポートフォリオを拡大してビジネスを成長させるのに十分な時間を確保できました。

一元管理ソフトウェアとカレンダーの同期

バケーションレンタル事業を始めた当初は、一元管理ソフトウェアやカレンダーの同期について把握していなかったものの、手作業での管理にかなりの時間を取られていたため、何かを導入する必要があることは分かっていました。ダブルブッキングを発生させてしまったり、非常に雑然とした状態にあったことから、事業としてのプロ意識にも影響が生じていたのです。

現在は、Booking.comや利用中の他のプラットフォームと大変スムーズに連動する、一元管理プラットフォームを使っています。様々なAPIを通じてすべてのデータが取得されるため、アプリケーション間を何度も行き来する必要がなく、1つのダッシュボードにログインすることで全予約を管理できます。 

一元管理システムは、カレンダーの同期やゲストの管理だけでなく、清掃係の手配にも大いに役立っています。というのも、担当者はダッシュボードにログインすることで、ゲストのチェックインとチェックアウトを一目で確認できるからです。それまでは、私自身がWhatsAppのメッセージで予約のスクリーンショットを担当者に送っていたのですが、この作業には本当に多くの時間を取られていました。 

自動チェックイン

自動化で特に大きなメリットを得られた分野の1つは、チェックインの手続きです。私は、自分のバケーションレンタル施設から約1時間離れたところに住んでいます。例えば、お迎えするゲストが月平均で10名いるとしましょう。現地まで車で行き来して手作業でゲストのチェックイン手続きを行う場合、運転に取られる合計時間は20時間にのぼります。80マイル(約128km)として、1マイルあたり0.5ペンスかかるとすると、1ヶ月あたり約360ポンドを移動に費やしている計算になります。そこで私は、スマートドアロックを導入し、Booking.comの自動定型文の機能と併せて活用することにしました。これにより、スマートロックの使い方に関する自動メッセージとドアの開錠コードが、チェックイン日にゲストに送信されるようになったのです。 

時間と費用、手間を大幅に節約できるため、私としては自動チェックインへの切り替えを強くお勧めします。このようなシステムを導入すれば、ご自身が世界のどこにいようとも問題ありません。実際、私は今年タイに旅行していましたが、すべてを自動化したため、旅行先から安心感を持って事業を管理することができました。

The benefits of automating your holiday rental business

 

Booking.comの定型文機能

私は、ゲストの滞在に関して4通のメッセージをお送りしています。1通目は予約確認のメッセージ、2通目はチェックイン日に送信する、スマートロックの詳細を記載したメッセージ、3通目は滞在中に送信する、問題なく滞在できているか確認するメッセージ、そして4通目はチェックアウト後に送信する、滞在へのお礼とクチコミの投稿のお願いを兼ねたメッセージです。こうした一連のプロセスは、Booking.comが提供するメッセージの定型文の機能によって自動化されています。ゲストに合わせて自動で調整できるため、個々のゲストに寄り添っている感覚を生み出せます。

定型文の活用は、すべてのオーナーの皆さんに是非お勧めしたいことです。なぜなら、月に10名のゲストをお迎えし、先ほどの4通のメッセージを書くのに1通あたり平均2分かかるとすると、1ヶ月あたり約80分を節約できるからです。この点はそれほど大したことではないように思えるかもしれませんが、すぐに積み重ねられて非常に大きな効果を持つようになります。さらに、一元管理ソフトウェアを併用すれば、ゲストに返信すべきメッセージの受信トレイが1つに集約され、より素早くかつ簡単に作業できるようになります。

料金設定のプラグインと割引

私がお勧めしたいもう1つの自動化の選択肢は、料金設定のプラグインです。Booking.comには、ターゲットにしたいユーザー層向けの割引を自動的に設定できる、様々な料金設定関連のプロダクトがあります。例えば、モバイル端末ユーザー向けに10%の割引を設定することができますが、これは非常に効果的です。 

また私は、Booking.comと連動させた外部の収益管理ソフトウェアも使用しており、オーナーとしての全体的な業務が大いに容易になっています。一元管理ソフトウェアによってデータが自動的に取得され、Booking.comや他のプラットフォームに伝達されるので、閑散期には料金を下げ、繁忙期には料金を上げる作業を手動で行う必要はありません。自動化された料金設定システムを導入することは、私にとって大きなメリットです。システムを導入せず、特定の期間に対して適切な水準の料金を設定しなかった場合、多くの利益を取り逃してしまう可能性があるためです。 

Pulseアプリで、あらゆる場所からリスティングを更新

Booking.comのPulseアプリも時間の節約に大いに役立つツールですが、メリットはそれだけではありません。Pulseが優れているのは、外出先でも携帯電話でリスティングにアクセスして編集できるという点だけでなく、見落としている部分を指摘する「販促アドバイス」の機能も備えている点です。Booking.comのリピーターに割引を提供できるロイヤルティプログラム「Genius」について知ったのは、この機能がきっかけでした。Geniusレベル3のユーザーに特典を提供すれば、予約が約117%増える可能性があると知り、考えるまでもなく決断しました。Pulseアプリは、ビジネスを成長させる新たな機会に気付けるだけでなく、最新の写真の追加や予約の管理、リスティングの編集をどこからでも実に手早く簡単に行える、素晴らしいアプリです。

自動化は成長・成功の鍵

最後にオーナーの皆さんにお伝えしたいアドバイスは、業務を自動化できるあらゆる機会を最大限に活用することです。特に複数のバケーションレンタルを管理している場合、これが特に大きな効果を生み出すからです。自動化によって大幅に時間が節約されるだけでなく、複数のプラットフォームで宿泊施設のリスティングを行う業務が非常に簡単になります。この点は、可能な限り多くの需要と収益を生み出したいと考える場合に欠かせない要素です。例えば私の場合、バケーションレンタルをBooking.comに掲載してから3ヶ月の間に、すべてのプラットフォームを通して7,467ポンドの総収入を得ました。これはまさに、販売チャネルを多様化することの重要性を示しています。 

 

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まとめ
  • 一元管理ソフトウェアを使用すると、複数のプラットフォーム間で予約カレンダーを同期でき、作業時間を大きく節約できます。
  • 自動チェックインのサービスはゲストの体験の向上に役立つだけでなく、時間や労力、費用を大幅に節約できる可能性もあります。
  • Booking.comが提供する定型文の自動メッセージ機能を導入することで、ゲストの体験の向上と作業時間の短縮を実現できます。
  • Booking.comのPulseアプリでは、外出先でも貴施設のリスティングの編集や予約の管理を素早く簡単に行えます。