대변표(credit notes) 활용 방법

Updated 2개월 전 | 5분 분량
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대변표(credit notes)는 기존에 발행된 청구서의 금액을 정정할 때 사용됩니다. 이러한 상황은 주로 파트너님께서 예약 상태를 관리하는 과정에서 발생하거나 혹은 당사에서 수수료를 산정하는 과정에서 발생하기도 합니다. 발행된 대변표는 향후 수수료 청구서에 사용하실 수 있습니다. 예를 들어 특정 예약이 시스템상에서 정상적으로 취소 또는 노쇼로 처리되지 않은 경우 대변표를 요청하실 수 있습니다. 또는 투숙객의 취소 위약금을 면제하기로 동의하였지만, 해당 예약에 대한 수수료가 파트너님께 청구된 경우에도 대변표가 활용됩니다.

대변표는 예외적인 상황에서만 발행됩니다. 따라서 엑스트라넷의 예약 페이지에서 예약 건의 상태가 올바르게 표기되어 있는지 항상 확인하는 것이 중요합니다.


주요 내용


수수료 관련 이의를 제기하고 대변표를 요청하는 방법

파트너님께서는 3개월이 경과하지 않은 예약 건에 한해 직접 엑스트라넷상에서 수수료 이의를 제기하고 대변표를 요청하실 수 있습니다. 이 작업을 수행하시려면 아래 절차를 따라주세요.

  1. 엑스트라넷에 로그인합니다
  2. [재무] 탭에서 ‘예약 명세서’를 선택합니다
  3. 청구서의 기간을 선택합니다
  4. 수수료 이의 제기가 필요한 예약 건을 찾습니다
  5. ‘수수료 금액 이의 제기’ 필드 아래의 박스에 체크 표시합니다
  6. ‘메모’ 열 상단에 파란색으로 표시되는 ‘예약 n건에 이의 제기’ 버튼을 누릅니다
  7. 이의 제기 사유를 선택합니다
  8. 이의 제기 건의 구체적인 정보를 입력합니다
  9. 고객이 지불한 금액을 입력합니다
  10.  ‘다음’을 클릭합니다
  11. 작성한 내용을 검토한 후 ‘이의 제기 신청’을 클릭합니다

이의 제기가 승인될 경우 이후 당사에서 대변표를 발행하게 됩니다. 단, 청구서가 발행된 예약 건에 대해서만 수수료 이의 제기를 신청하실 수 있다는 점을 참고하시기 바랍니다.


이의를 제기하지 않고 대변표만 요청하는 방법

예약 건의 상세 정보에 오류가 있거나, 이의 제기 옵션을 사용하실 수 없는 경우 당사로 연락해 자세한 사유를 설명하고 대변표 발행을 요청하시기 바랍니다. 예를 들어 고객의 취소 위약금을 면제하기로 합의하였으나 해당 예약 건에 대해 수수료가 청구된 경우 등이 여기에 해당할 수 있습니다.


대변표 승인 여부 확인까지 걸리는 기간

요청을 처리하는 데는 영업일 기준 최대 14일이 소요될 수 있습니다. 요청이 처리되는 즉시 엑스트라 메시지 인박스를 통해 알림을 받으시게 됩니다. 따라서 그전까지는 따로 연락을 취하실 필요가 없습니다.


대변표를 받은 후 해야할 일

청구서에 잘못된 부분이 있을 경우, 내용 정정이 필요함을 당사에서 확인했더라도 파트너님께 즉시 새로운 청구서가 발행되는 것은 아닙니다. 기존 청구서는 유효한 상태로 유지되며, 대신 별도의 대변표(credit notes)가 발행됩니다. 대변표에는 기존 청구서에서 공제되어야 하는 금액이 표시되며, 이는 파트너님께서 지불하실 필요가 없는 금액입니다.

아래와 같이 대변표와 기존 청구서의 금액을 비교하신 후 어떤 조치가 필요한지 확인하시기 바랍니다.

  • 기존 청구서의 금액과 대변표의 금액이 동일할 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되므로, 파트너님께서는 따로 조치를 취하실 필요가 없습니다.
  • 기존 청구서의 금액보다 대변표의 금액이 낮을 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되며, 파트너님께서는 청구서상에 남은 금액을 납부하셔야 합니다.
  • 기존 청구서의 금액보다 대변표의 금액이 높을 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되며, 대변표에 남은 금액은 다음 청구서에서 공제됩니다. 따라서 파트너님께서는 따로 조치를 취하실 필요가 없습니다.

참고로 대변표에는 만료일이 따로 설정되어 있지 않습니다. 따라서 파트너님께서 당사와 계속 협력하시는 한 언제든 대변표를 사용하실 수 있습니다.

기타 궁금한 점이 있으시다면 ‘수수료 청구액은 어떻게 납부하나요?’ 도움글을 참고하시기 바랍니다.

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