대변표(credit notes) 활용 방법

마지막 업데이트: 8개월 전 | 5분 분량
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대변표(credit notes)는 기존에 발행된 청구서의 금액을 정정할 때 사용됩니다. 예약 상태에 오류가 있거나 수수료 금액이 잘못 계산된 경우, 잘못된 청구서가 발행될 수 있습니다. 발행된 대변표는 향후 수수료 청구 금액을 충당하는 데 사용하실 수 있습니다. 예를 들어, 노쇼로 기록되거나 취소되었어야 하는 예약이 시스템상에서 처리되지 않은 경우 대변표를 요청하실 수 있습니다. 또는 투숙객의 취소 위약금을 면제하기로 동의하였지만, 해당 예약에 대한 수수료가 파트너님께 청구된 경우에도 대변표가 활용됩니다.

대변표는 예외적인 상황에서만 발행됩니다. 따라서 엑스트라넷의 예약 페이지에서 예약 건의 상태가 올바르게 표기되어 있는지 항상 확인하는 것이 중요합니다.


주요 내용


잘못된 청구서 발행을 방지하는 방법

대변표를 요청하고 발급받기까지는 시간이 제법 소요됩니다. 예약 처리 시 몇 가지 기본사항을 준수하시면 잘못된 청구서가 발행되는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

  • 변경사항을 제때 표시하기
    예약 변경사항이 당사 수수료 청구서에 정확하게 반영되려면 체크아웃 후 48시간 이내에 엑스트라넷에서 표시해 주셔야 합니다. 노쇼 및 예약 취소 건도 표시하셔야 하는 항목입니다. 노쇼를 표시하지 않으시면 여전히 고객은 후기를 남길 수 있습니다. 이때 등록된 후기는 숙박을 완료했다는 증거로 사용될 수 있다는 점 유념하시기 바랍니다. 예약을 노쇼 또는 취소로 처리하는 방법에 대해 자세히 알아보시려면 이 글을 참고해 주세요.

    이러한 변경사항을 표시하는 책임은 전적으로 파트너님께 있으며, 이는 일반 계약 조건(GDT)을 바탕으로 합니다. 체크아웃 후 48시간 이내에 변경사항이 표시되지 않을 경우, 기존 예약 내용에 따라 수수료가 전액 청구됩니다. 엑스트라넷에서 변경사항을 표시하실 수 없는 경우 파트너 서비스팀에 문의하시기 바랍니다.
     
  • 유효하지 않은 신용카드로 등록하기
    환불 불가 예약 또는 일부 환불 불가 예약의 금액이 고객의 신용카드로 청구되지 않은 경우, 해당 고객의 신용카드를 유효하지 않은 카드로 표시하셔야 합니다. 표시하지 않을 경우 예약에 대한 수수료가 청구되오니 유의하시기 바랍니다.

    유효하지 않은 신용카드로 등록하려면 다음 절차를 따라주시기 바랍니다.
  1. 엑스트라넷에 로그인합니다
  2. [예약] 탭을 클릭합니다
  3. 투숙객 이름 또는 예약번호를 클릭한 뒤 ‘유효하지 않은 신용카드로 등록하기’를 선택합니다

수수료 청구서에 관해 이의를 제기하고 대변표를 요청하는 방법

파트너님께서는 3개월이 경과하지 않은 예약 건에 한해 직접 엑스트라넷상에서 수수료에 대해 이의를 제기하고 대변표를 요청하실 수 있습니다. 이 작업을 수행하시려면 아래 절차를 따라주세요.

  1. 엑스트라넷에 로그인합니다
  2. [재무] 탭에서 ‘예약 명세서’를 선택합니다
  3. 청구서의 기간을 선택합니다
  4. 수수료 이의 제기가 필요한 예약 건을 찾습니다
  5. ‘수수료 금액 이의 제기’ 필드 아래의 박스에 체크 표시합니다
  6. ‘메모’ 열 상단에 파란색으로 표시되는 ‘예약 n건에 이의 제기’ 버튼을 누릅니다
  7. 이의 제기 사유를 선택합니다
  8. 이의 제기 건의 구체적인 정보를 입력합니다
  9. 고객이 지불한 금액을 입력합니다
  10.  ‘다음’을 클릭합니다
  11. 작성한 내용을 검토한 후 ‘이의 제기 신청’을 클릭합니다

이의 제기가 승인되고 청구서 내용 정정이 필요함을 당사에서 확인하면 대변표를 발행해 드립니다. 하지만 새로운 청구서가 발행되는 것은 아닙니다. 기존 청구서가 유효한 상태로 유지되며, 대신 대변표를 이용해 청구서 금액이 정정됩니다. 대변표에는 기존 청구서에서 공제되어야 하는 금액이 표시되며, 이는 파트너님께서 지불하실 필요가 없는 금액입니다. 단, 청구서가 발행된 예약 건에 대해서만 수수료 이의 제기를 신청하실 수 있다는 점을 참고하시기 바랍니다.

이의 제기가 승인되지 않은 경우 엑스트라넷 메시지 인박스를 통해 알림이 전송됩니다.

파트너님의 요청을 처리하는 데는 영업일 기준 최대 14일이 소요될 수 있습니다. 요청이 처리되면 엑스트라넷 메시지 인박스를 통해 알림을 받으시게 됩니다. 따라서 그전까지는 당사에 따로 연락을 취하실 필요가 없습니다.


면제 처리한 금액에 부과된 수수료에 대해 이의를 제기하는 방법

고객이 예약을 취소해 위약금이 발생한 경우, 해당 위약금을 면제하고 수수료를 지불하지 않는 방법을 선택하실 수 있습니다. 가상 신용카드(VCC) 또는 Booking.com 결제 서비스를 통해 결제가 처리된 경우, 예약 청구서가 발행되기까지 시간이 다소 소요되는 점 참고 바랍니다. 청구서가 발행된 후 청구 금액에 대해 이의를 제기하려면 엑스트라넷을 통해 당사로 메시지를 보내주시기 바랍니다. 자세한 절차는 다음과 같습니다.

  1. 엑스트라넷에 로그인합니다
  2. [메시지 인박스] 탭에서 ‘Booking.com 메시지’를 클릭합니다
  3. ‘문의하기’를 클릭합니다
  4. ‘재무 관련(결제 및 청구서)’를 클릭한 뒤 주제로 ‘청구서 정정 관련 문의’를 선택합니다
  5. ‘문의방법’을 클릭한 다음 ‘메시지’를 선택합니다
  6. 이의를 제기하고자 하는 예약번호를 입력란에 입력합니다
  7. 은행에서 발행한 환불/차지백 증빙 자료를 첨부합니다(PDF 또는 스크린샷)
  8. ‘메시지 전송’을 클릭합니다

대변표를 받은 후 해야할 일

대변표를 받으신 후에는 기존 청구서의 금액과 대변표를 비교하신 후 어떤 조치가 필요한지 확인하시기 바랍니다.

  • 기존 청구서의 금액과 대변표의 금액이 동일할 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되므로, 파트너님께서는 따로 조치를 취하실 필요가 없습니다.
  • 기존 청구서의 금액보다 대변표의 금액이 낮을 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되며, 파트너님께서는 청구서상에 남은 금액을 납부하셔야 합니다.
  • 기존 청구서의 금액보다 대변표의 금액이 높을 경우: 기존 청구서에서 대변표의 금액이 자동으로 공제되며, 대변표에 남은 금액은 다음 청구서에서 공제됩니다. 따라서 파트너님께서는 따로 조치를 취하실 필요가 없습니다.

대변표에는 만료일이 따로 설정되어 있지 않습니다. 따라서 파트너님께서 당사와 계속 협력하시는 한 언제든 대변표를 계속 사용하실 수 있습니다.

기타 궁금한 점이 있으시다면 ‘수수료 청구액은 어떻게 납부하나요?’ 도움글을 참고하시기 바랍니다.

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