취소 정책과 보증금 및 선결제 정책

고객에게 명확한 정보를 전달하여 매출을 확보하세요


숙박 사업에서 예약 취소는 피할 수 없는 일입니다. 고객이 아무리 여행 계획을 철저하게 짜더라도, 예기치 못한 일 때문에 예약을 변경해야 하는 상황이 벌어질 수 있기 때문입니다. 이때 원활하게 대처하기 위해서는 예약 변경 시 일어나는 결과를 고객에게 명확하게 통지하고, 숙소에 부득이하게 발생할 수 있는 매출 손실을 최대한 방지해야 합니다.

 

따라서 고객이 관련 금액의 청구 시기와 액수를 분명하게 인지할 수 있도록, 숙소의 니즈에 적합한 취소 정책과 보증금 및 선결제 정책을 설정해 두실 것을 권해드립니다. 이러한 정책을 이용하시면 예상치 못한 금액 청구로 고객이 당황하는 상황이나 파트너님께서 부득이하게 매출을 잃는 상황을 모두 방지할 수 있습니다.

 

파트너님께서는 매우 간편하게 엑스트라넷에서 이 정책들을 설정하실 수 있습니다. 정책은 예약 취소 및 결제와 관련하여 일어날 수 있는 거의 모든 상황들에 대처할 수 있도록 설계되었으므로, 파트너님께서는 몇 가지 주요 질문에 답하여 원하는 정책을 설정하시면 됩니다.

 

정책 설정하기  정책 업데이트 방법 알아보기

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어떤 정책을 설정할 수 있나요?

어떤 정책을 설정할 수 있나요?

  • 취소 정책

취소 정책을 설정하시면 고객에게 무료 취소 가능 여부를 알릴 수 있으며, 무료 취소가 가능한 경우에는 무료 취소 기한도 고지됩니다. 일반적인 경우에는 체크인 날짜 하루 또는 이틀 전까지 무료 취소가 허용되도록 설정하실 것을 권해드립니다. 또는 환불 불가 정책을 선택하여 예약 취소 시 고객에게 요금이 환불되지 않도록 설정하시는 방법도 있습니다.

 

  • 보증금 및 선결제 정책

보증금 및 선결제 정책을 설정하시면 체크인 전에 청구되는 금액의 유무를 고객에게 알릴 수 있으며, 선결제 금액이 있는 경우에는 청구 시기와 액수도 고지됩니다.

보증금 및 선결제 정책

취소 정책에 더해 파트너님께서 다음 사항을 설정하실 수 있습니다.

 

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보증금

보증금을 설정하시면 고객이 계좌이체 등을 통해 일정 금액을 선결제하게 됩니다. 이 보증금은 ‘유연함’ 정책 하에서 고객이 무료 취소 기한 내에 예약을 취소하는 경우 환불됩니다. 반대로 무료 취소 기한이 지난 후에 고객이 예약을 취소하는 경우에는 보증금이 환불되지 않습니다. 이로써 파트너님께서는 고객이 예약을 취소하는 경우에 대비하실 수 있습니다.

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선결제

선결제 금액을 설정하시면 고객이 예약 과정에서 숙박 요금의 일부(대개 첫 1박 요금)를 카드로 결제하게 됩니다. 선결제 금액은 예약 정책이 ‘부분 환불 가능’이거나 ‘환불 불가’인 경우에 주로 활용하실 수 있습니다. 이때 고객이 예약을 취소하는 경우, 해당하는 금액이 환불되지 않습니다.

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가승인

가승인을 설정하시면 추후 고객의 카드로 요금을 실제로 청구하기에 앞서 일정 금액을 임시 청구함으로써 해당 카드가 유효한지 확인할 수 있습니다. 가승인된 금액은 노쇼 발생 시를 대비하여 유보 상태로 두거나, 즉시 고객에게 환급하실 수 있습니다.

취소 정책과 선결제 정책을 이용하면 비즈니스에 어떤 이점이 있나요?

매출 확보

예약 취소율 감소

고객 기대치 관리

고객이 예약을 취소하는 경우에 대비하실 수 있습니다.

 고객이 일어날 수 있는 각종 상황에 대해 명확하게 인지하고 있으면 그만큼 예약을 취소할 가능성이 줄어듭니다.

정책을 명확하게 고지하시면 투숙객이 예기치 못하게 당황하는 상황을 방지할 수 있으므로, 부정적인 고객 경험이 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다.

매출 확보

예약 취소율 감소

고객이 예약을 취소하는 경우에 대비하실 수 있습니다.

 고객이 일어날 수 있는 각종 상황에 대해 명확하게 인지하고 있으면 그만큼 예약을 취소할 가능성이 줄어듭니다.

고객 기대치 관리

정책을 명확하게 고지하시면 투숙객이 예기치 못하게 당황하는 상황을 방지할 수 있으므로, 부정적인 고객 경험이 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다.

매출 확보

고객이 예약을 취소하는 경우에 대비하실 수 있습니다.

예약 취소율 감소

 고객이 일어날 수 있는 각종 상황에 대해 명확하게 인지하고 있으면 그만큼 예약을 취소할 가능성이 줄어듭니다.

고객 기대치 관리

정책을 명확하게 고지하시면 투숙객이 예기치 못하게 당황하는 상황을 방지할 수 있으므로, 부정적인 고객 경험이 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다.

예약 및 선결제 정책 총정리

파트너님의 숙소에 적용되고 있는 정책을 확인하려면 엑스트라넷의 [숙소] 탭에서 ‘정책’을 클릭하세요.

 

  • ‘취소 정책’ 섹션 하에서는 막바지에 예약 변경이 가능한 ‘매우 유연함’ 정책이나 맞춤형 정책 중에서 선택하실 수 있으며, 이외에도 객실 유형에 따라 정책을 다르게 적용하실 수 있습니다.  
  • ‘매우 유연함’ 정책을 설정하시면 고객은 숙소에 실제로 투숙하는 경우에만 요금을 결제하며, 체크인 전 파트너님께서 정한 기간 중에는 예약을 무료로 취소할 수 있습니다.
  • 맞춤형 정책을 설정하시면 고객이 체크인 전에 예약을 무료로 취소할 수 있는 기간을 선택할 수 있으며, 기한이 지난 후에 예약을 취소하는 경우 고객에게 청구되는 금액도 정할 수 있습니다. 또한 체크인 전에 고객이 지불하는 선결제 금액을 설정하고, 해당 금액의 청구 시점과 결제수단을 정하실 수 있습니다. 여기에 더해 객실 유형에 따라 정책을 다르게 적용하실 수 있습니다.
  • 가승인 설정을 사용하시면 고객 카드에 대한 가승인 절차의 진행 여부를 표시할 수 있으며, 가승인되는 금액과 시점을 선택할 수 있습니다. 이외에도 특정 정책하에서만 가승인이 진행되도록 설정하실 수 있습니다.
  • 보증금을 설정하시면 고객이 예약을 취소하는 경우에 발생할 수 있는 금전적인 손실에 대비할 수 있습니다. 숙박이 예정대로 진행된 경우, 고객에게 보증금을 반환하거나 예약 총 요금에서 보증금 금액만큼 공제하시면 됩니다. 보증금은 보통 계좌이체를 통해 결제가 이루어지므로, 숙소에서 신용카드 결제가 불가한 경우 특히 유용하게 사용하실 수 있는 옵션입니다.

 

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