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시간 절약과 매출 극대화를 위해 휴가용 숙소 업무를 자동화하는 방법

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숙소의 각종 업무를 자동화하면 시간이 절약되는 것은 물론, 비즈니스 성장에도 도움이 된다. 이와 관련하여 휴가용 숙소 호스트인 James Coupland가 전하는 팁을 함께 살펴보자.

휴가용 숙소를 처음 운영하면서 제가 마주했던 가장 어려운 과제는 바로 가능한 한 모든 업무를 자동화하는 것이었습니다. 하지만 동시에 그 중요성도 뼈저리게 느낄 수 있었죠. 이러한 노력은 결국 제가 성공적으로 비즈니스를 운영하는 데 핵심적인 요소로 작용했다고 생각해요. 그래서 본 지면을 통해 업무 자동화로 비즈니스 성장을 이룩하는 방법에 대한 몇 가지 팁과 조언을 여러분과 공유하고자 합니다.

업무 자동화의 중요성

제게 있어 숙소 업무를 자동화한다는 것은, 직접 처리하기에는 번거로운 업무가 자동으로 처리되는 시스템을 구축하는 것을 의미합니다. 숙소 운영에 관한 업무라면 그 규모나 중요도에 관계없이 모두 여기에 해당될 수 있죠. 중요한 건 어떤 업무를 자동화해야 시간 절약 및 매출 향상에 도움이 될지를 파악하는 겁니다. 저 같은 경우에는 몇 가지 주요 업무에 대한 자동화 시스템을 구축하여 그만큼의 시간을 절약할 수 있었고, 이렇게 아낀 시간으로 숙소의 개수를 늘리는 데 주력하여 비즈니스를 더욱 성장시킬 수 있었습니다.

채널 매니저 및 캘린더 연동 기능

휴가용 숙소를 운영하기 시작했을 무렵, 저는 채널 매니저나 캘린더 연동 기능에 대해 전혀 모르고 있었습니다. 하지만 여러 채널을 직접 관리하는 데에는 너무 많은 시간이 들어갔기 때문에 이를 도울 만한 시스템의 필요성을 느끼고 있었죠. 그리고 이러한 업무 부담이 이어지자, 중복 예약 등으로 숙소의 서비스 품질에도 하자가 발생하는 심각한 문제로 이어졌어요.

그래서 지금은 Booking.com과 다른 플랫폼들을 모두 매끄럽게 연동해 주는 채널 매니저를 사용하고 있습니다. 하나의 대시보드에서 모든 예약을 관리할 수 있으며, 다양한 API를 통해 제가 필요한 모든 정보가 불러와지기 때문에 여러 플랫폼을 번갈아 가며 확인할 필요가 없죠. 

채널 매니저는 캘린더 연동과 투숙객 관리는 물론이고, 숙소의 청소 인력을 관리하는 데에도 큰 도움이 되었어요. 기존에는 제가 직접 예약 내용이 담긴 스크린샷을 WhatsApp을 통해서 청소 직원에게 공유해야 했다면, 이제는 그들이 직접 대시보드에 접속해서 투숙객의 체크인 및 체크아웃 시간을 확인할 수 있어요. 번거로운 절차가 줄어든 만큼 많은 시간을 절약할 수 있었습니다. 

자동 체크인 시스템

자동화의 장점을 가장 크게 체감할 수 있었던 업무 중 하나는 바로 체크인 관리입니다. 제가 운영하는 휴가용 숙소는 집에서 약 한 시간 정도 거리에 위치해 있어요. 한 달에 평균적으로 10명의 투숙객이 제 숙소를 방문한다고 가정하면, 직접 체크인을 진행하기 위해서 숙소와 집 사이를 운전하는 데에만 총 20시간이 소요됩니다. 한 번 오가는데 총 80마일 정도의 거리인데, 마일당 £0.5를 기준으로 계산하면 매달 약 £360의 이동 비용이 드는 거죠. 이러한 불편함을 해소하기 위해 저는 스마트 도어락을 설치하고, 여기에 Booking.com이 제공하는 자동 메시지 템플릿도 함께 활용하고 있어요. 제 숙소를 방문하는 고객에게는 체크인 날짜가 되면 스마트 도어락 사용법에 관한 안내 메시지와 잠금 해제 코드가 자동으로 전송된답니다. 

자동 체크인 시스템 구축은 모두에게 추천해 드리고 싶어요. 정말 많은 시간과 돈이 절약되고 번거로운 일도 크게 줄일 수 있으니까요. 이러한 자동 시스템은 한번 구축해 두면 전 세계 어디에서도 숙소를 관리할 수 있다는 장점이 있죠. 저는 올해 초에만 해도 태국에서 평온한 마음으로 여행을 즐기며 필요할 때에는 원격으로 숙소 업무를 처리했답니다. 모두 자동화된 시스템의 덕이죠.

The benefits of automating your holiday rental business

 

Booking.com 메시지 템플릿

제 숙소를 방문하는 고객에게는 기본적으로 4개의 메시지가 전송됩니다. 가장 처음에는 예약 확인서를, 체크인 당일에는 스마트 도어 사용법이 안내된 메시지를 받게 되죠. 그리고 투숙 중에는 숙박에 문제가 없는지 확인하는 메시지, 체크아웃을 마친 후에는 감사 인사와 함께 이용후기 작성을 장려하는 내용이 담긴 메시지를 받게 됩니다. 이러한 메시지는 전부 Booking.com의 메시지 템플릿을 통해서 고객에게 자동으로 전송됩니다. 이 기능을 활용하면 개별 고객을 위해 맞춤화된 메시지를 자동 전송하는 것도 가능하답니다.

메시지 템플릿 기능은 숙소를 운영 중인 모든 호스트에게 추천하고 싶어요. 예를 들어, 한 달에 10명의 투숙객이 숙소를 방문하고 이들에게 저처럼 4개의 메시지를 보내는 경우를 생각해 봅시다. 한 개를 작성하는 데 평균적으로 2분이 걸린다고 가정하면 매월 약 80분의 시간을 절약할 수 있는 거죠. 그렇게 많은 시간이 절약되는 것은 아니라는 생각이 들 수도 있지만, 넓은 시각에서 보면 이렇게 아낀 시간으로 할 수 있는 다른 업무가 매우 많죠. 여기에 더해 채널 매니저까지 활용한다면, 플랫폼에 상관없이 고객에게 보내는 모든 메시지를 한곳에서 더욱 빠르고 간편하게 관리할 수 있답니다.

요금 및 할인 관리를 위한 플러그인

제가 숙소 업무 자동화를 위해 추천하는 또 다른 기능은 바로 요금 관리 플러그인입니다. Booking.com에서 제공하는 다양한 요금 상품을 활용하면 원하는 고객층을 대상으로 할인이 자동 제공되게끔 설정할 수 있어요. 예를 들자면 모바일 기기로 예약하는 고객을 유치하기 위해 이들에게 10%의 모바일 할인을 제공할 수 있죠. 

저 같은 경우에는 수익 관리를 위한 외부 소프트웨어도 이용 중인데, 이 프로그램의 경우 Booking.com과도 연동되기 때문에 관련 업무를 더욱 간편하게 처리할 수 있습니다. 일단 성수기 또는 비수기에 맞추어 직접 요금을 변경하는 수고가 줄어들었어요. 채널 매니저 소프트웨어가 관련 데이터를 자동으로 불러와서 Booking.com 등 제가 사용 중인 모든 플랫폼에 이를 반영해 주기 때문이죠. 이처럼 숙소 요금을 자동으로 변동시켜 주는 시스템을 구축해 둔 것은 제게 매우 큰 도움이 되었습니다. 특정 시기에 그에 맞는 요금을 설정해 두지 않아서 매출이 줄어드는 상황을 방지할 수 있기 때문이죠. 

어디에서나 숙소 설정을 변경할 수 있게 해 주는 Pulse 앱

Booking.com의 Pulse 앱을 활용하면 업무 효율성 증가를 비롯하여 다양한 이점을 누릴 수 있습니다. 우선 Pulse 앱을 사용하면 언제 어디서나 휴대폰으로 숙소 설정을 수정할 수 있다는 장점이 있죠. 여기에 더해 숙소 운영과 관련하여 놓치고 있을 수 있는 점들에 대해 알려주는 기회요인 센터도 마련되어 있어요. 그 덕분에, 저도 Booking.com을 꾸준히 이용하는 고객에게 할인을 제공할 수 있는 Genius 로열티 프로그램에 대해 알 수 있었답니다. 고객에게 Genius 레벨 3 혜택을 제공하면 예약 수가 117% 가까이 증가할 수 있다고 하니까 마다할 이유가 없었죠. 이처럼 Pulse 앱을 활용하면 언제 어디서든 간편하게 숙소 사진 변경, 예약 관리, 숙소 설정 수정 등의 업무를 처리할 수 있을 뿐만 아니라, 비즈니스를 성장시킬 수 있는 다양한 기회요인도 손쉽게 확인할 수 있습니다.

업무 자동화는 비즈니스 성장에 중요한 밑거름

마지막으로 제가 다른 호스트들에게 전하고 싶은 한마디는 '가능한 한 모든 업무를 최대한 자동화하기 위해 노력해라'입니다. 그만큼 큰 변화가 느껴지기 때문이죠. 다수의 휴가용 숙소를 운영 중이라면 더욱 크게 체감할 수 있을 겁니다. 업무 자동화는 숙소 운영에 드는 시간을 줄여줄 뿐만 아니라, 다양한 플랫폼에 숙소를 등록하고 관리하는 데에도 큰 도움이 됩니다. 숙소의 수요와 매출을 극대화하기 위해서는 꼭 필요한 부분이죠. 저 같은 경우에는 Booking.com에 휴가용 숙소를 등록한지 3달 만에 전 플랫폼에 걸쳐 £7,467의 총매출을 기록할 수 있었습니다. 다양한 플랫폼에 숙소를 등록해 두는 것이 얼마나 중요한지 체감할 수 있죠. 

 

Person typing on laptop
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핵심 정리
  • 채널 매니저를 활용하면 숙소의 예약 현황 및 캘린더를 여러 플랫폼에 걸쳐 연동시킬 수 있으므로, 업무 처리에 드는 시간을 크게 절약할 수 있다.
  • 자동화된 체크인 시스템을 구축하면 고객에게 더 나은 서비스를 제공하는 것은 물론, 시간과 수고, 비용을 크게 절약할 수 있다.
  • Booking.com에서 제공하는 메시지 템플릿을 활용하여 메시지가 자동으로 전송되도록 설정해 두면 고객 경험이 개선되며 업무 효율성도 증가한다.
  • Booking.com의 Pulse 앱을 활용하면 언제 어디서든 숙소 설정을 손쉽게 수정하고 예약을 관리할 수 있다.