Alles wat u moet weten over overboekingen

Wat te doen bij een overboeking? Hieronder een kort overzicht:

Afbeelding
overbookings flow chart

 

Gelijk naar:


Een overboeking kan iedereen wel eens overkomen. In dit artikel leggen we uit wat u moet doen als dit gebeurt en hoe u dit in de toekomst kunt voorkomen. Ook bespreken we mogelijk oorzaken en welke impact dit kan hebben op uw bedrijf en gasten.

Bij een overboeking vragen we u om de situatie voor uw gast zo snel mogelijk op te lossen. We raden aan om overboekingen binnen het volgende tijdsbestek op te lossen:

  • Als uw gast binnen 24 uur arriveert, probeer de overboeking dan binnen 30 minuten op te lossen.

  • Als uw gast over 1 tot 7 dagen arriveert, probeer de overboeking dan binnen 2 uur op te lossen.

  • Als uw gast over meer dan 7 dagen arriveert, probeer de overboeking dan binnen 24 uur op te lossen.

U bent zelf verantwoordelijk voor extra kosten die gasten maken als gevolg van een overboeking. Lees hier meer over de kosten van een overboeking.


Wat is een overboeking?

Een overboeking is een situatie waarbij meerdere reserveringen voor dezelfde kamer en dezelfde nacht voor uw accommodatie worden gemaakt. Uit ons onderzoek blijkt dat 25% van onze partners in hun eerste jaar op onze site een dubbele boeking ontvangt. Dus zelfs als u nog nooit een overboeking heeft ontvangen, loont het de moeite om ons advies door te lezen. Zo weet u precies wat u moet doen als u hier in de toekomst eens mee te maken krijgt.


Meteen bevestigd

Als u overboekingen wilt voorkomen, is het belangrijk om te onthouden dat wanneer een gast een verblijf bij u boekt via Booking.com, de reservering gelijk is bevestigd. U wordt niet gevraagd om de reservering te accepteren of te weigeren. Dit maakt het reserveren makkelijker voor uw gasten waardoor ze eerder bij u zullen boeken. Ongeveer 30% van onze partners ontvangt hun eerste reservering op de eerste dag dat ze live gaan op Booking.com.

Gerelateerd artikel: Kan ik een reservering annuleren?


Wat is de oorzaak van een overboeking?

Let goed op tijdens het instellen van uw accommodatie, want een foutje bij het instellen is zo gemaakt, wat kan leiden tot een overboeking. De twee meest voorkomende oorzaken:

  • De beschikbaarheid op verschillende kanalen wordt niet gesynchroniseerd

    U kunt een overboeking krijgen als een gast een kamer via Booking.com boekt en de kamer nog steeds beschikbaar is voor dezelfde nacht op andere platforms. Als een andere gast die kamer boekt via een van deze platforms, heeft een u overboeking. Lees meer over het exporteren of importeren van een kalender.
  • Verkeerde kalenderinstellingen

    Een andere mogelijke oorzaak van een overboeking is doordat u uw beschikbaarheid onjuist heeft ingesteld op onze site. U zet bijvoorbeeld twee kamers beschikbaar, terwijl u er slechts één heeft. Vervolgens worden beide kamers geboekt. Voorkom dit door eerst uw beschikbaarheid en voorwaarden te controleren voordat u uw accommodatie boekbaar maakt. U kunt hier naar uw instellingen gaan.

Gerelateerde artikelen:


Hoe voorkom ik een overboeking?

U kunt overboekingen op verschillende manieren voorkomen.

  • Download onze Pulse-app op uw mobiele telefoon. Zo kunt u ook uw boekingen bijhouden als u niet achter uw pc zit. U kunt zo uw boekingen beheren en uw beschikbaarheid altijd en overal wijzigen.
  • Als u een nieuwe partner bent, zorg er dan voor dat uw kalender up-to-date is voordat u live gaat op onze website. Als u eenmaal live bent, is uw accommodatie meteen boekbaar.
  • Werk uw beschikbaarheid op andere platforms bij zodra u een boeking ontvangt, zodat u niet twee keer wordt geboekt.
  • Als u iCal gebruikt, worden uw boekingen niet in realtime gesynchroniseerd. Het is dus belangrijk om uw kalenders handmatig te synchroniseren. Als u iCal gebruikt, moet u een tweerichtingsverbinding instellen en uw kalenders bijwerken voordat ze open en boekbaar zijn.
  • Als u een channel manager heeft, moet uw beschikbaarheid in realtime worden gesynchroniseerd. Zo vermindert u het risico op overboekingen aanzienlijk. Door technische problemen kan de synchronisatie mogelijk vertragingen oplopen. Een extra controle voor de zekerheid kan dus geen kwaad. Lees meer over de verschillen tussen iCal en channel managers in dit artikel.

Hoe los ik een overboeking op?

Het belangrijkst is dat u snel handelt bij een overboeking, zodat uw gast niet zonder accommodatie komt te zitten.

Heeft u andere kamers van dezelfde of een betere standaard beschikbaar?

Ja: om te zorgen dat uw gast nog steeds een geweldige ervaring heeft bij uw accommodatie, is het het beste om de gast in een van deze kamers onder te brengen zonder extra kosten voor de gast. We vragen u ook om hen dezelfde faciliteiten aan te bieden van de oorspronkelijke boeking. Als ze bijvoorbeeld een kamer met balkon hebben geboekt, zorg dan dat ze in de nieuwe kamer ook een balkon hebben.

Om een reservering te markeren als overboeking, moet u contact opnemen met de klantenservice. Het telefoonnummer vindt u in de inbox van uw extranet.

Nee: om er zeker van te zijn dat de gast toch een positieve ervaring heeft, is het uw verantwoordelijkheid om accommodatie van dezelfde of een betere standaard te vinden en de extra kosten te dekken. We raden u ook aan het transport naar de nieuwe accommodatie te regelen, anders wordt u mogelijk gefactureerd voor extra kosten die de gast maakt. Als u een gast ergens anders moet onderbrengen, bel dan altijd onze klantenservice om ze op de hoogte te brengen van de situatie. Zo kunnen wij contact voor u opnemen met de gast. We hebben de volgende informatie nodig:

  • De volledige naam van de gast.
  • Details van de nieuwe accommodatie.
  • Het kamertype bij de nieuwe locatie.
  • Andere nuttige details (bijv. eventuele extra kosten die de gast mogelijk moet betalen bij aankomst).

Wat als ik geen accommodatie in de buurt kan vinden?

Bel onze klantenservice voor verdere hulp. We zullen ons uiterste best doen om een andere accommodatie voor dezelfde prijs te vinden. Als dat niet lukt, wordt u gefactureerd voor eventuele extra kosten die de gast heeft gemaakt (bijvoorbeeld het prijsverschil).


Kosten van een overboeking

Wordt er commissie in rekening gebracht?

Als uw accommodatie minder dan 30 dagen online staat op Booking.com, of als u minder dan vier overboekingen in 12 maanden heeft gehad, wordt er geen commissie in rekening gebracht. Als dit niet het geval is, zal er voor de reservering commissie in rekening worden gebracht.

Zijn er andere kosten die ik moet dekken?

Het hangt af van wat u de gast kunt aanbieden. Als u een andere kamer of een ander appartement in dezelfde klasse heeft (met dezelfde of betere voorzieningen), hoeft u geen extra kosten te dekken. Als u geen beter alternatief kunt aanbieden, zult u ze ergens anders moeten onderbrengen.

Dit zijn enkele kosten die u mogelijk moet dekken (varieert per geval):

  • De kosten van de nieuwe accommodatie.
  • Herplaatsingskosten (bijv. kosten die gasten maken om bij de nieuwe accommodatie te komen).

Zijn er omstandigheden waarvan u ons op de hoogte wilt brengen, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via uw inbox of door te bellen naar het lokale klantenservicenummer.