Zo werken creditnota’s

Bijgewerkt 10 maanden geleden | Leestijd 5 minuten
Opslaan

We geven creditnota's uit om de waarde van een door ons verstrekte factuur te corrigeren. Onjuiste facturen kunnen te wijten zijn aan het niet correct verwerken van de reserveringsstatus of het niet correct berekenen van de commissie. U kunt deze creditnota's toepassen op uw toekomstige commissiefacturen. U kunt bijvoorbeeld een creditnota aanvragen als een reservering niet geannuleerd of gemarkeerd is als een no-show, terwijl dit wel had moeten gebeuren. Een ander voorbeeld is als u de annuleringskosten van een gast heeft kwijtgescholden, maar wij u hier alsnog commissie voor in rekening hebben gebracht.

Creditnota's verstrekken wij alleen in uitzonderlijke omstandigheden. Daarom is het belangrijk dat u zorgt dat de status van uw reserveringen altijd correct is in het gedeelte Reserveringen van het extranet.


Waar dit artikel over gaat


Foutieve facturen voorkomen

Het is tijdrovend om creditnota's op te vragen en erop te moeten wachten. Om te voorkomen dat u onjuiste facturen ontvangt, is het goed om enkele basisprincipes in gedachten te houden als het gaat om het afhandelen van reserveringen:

  • Markeer wijzigingen op tijd
    Elke wijziging van een reservering moet binnen 48 uur na het uitchecken in het extranet worden gemarkeerd, zodat ze correct worden weergegeven op onze commissiefactuur. Dit is inclusief het markeren van no-shows en annuleringen. Houd er rekening mee dat gasten nog steeds een beoordeling kunnen achterlaten als u een no-show niet als zodanig markeert. De beoordeling is dan het bewijs van een voltooide boeking. Lees dit artikel voor meer informatie over het markeren van no-shows en annuleringen.

    De verantwoordelijkheid voor het markeren van deze wijzigingen ligt uitsluitend bij u, onze partner. Dit is in overeenstemming met onze Algemene Leveringsvoorwaarden (ALV). Als de wijzigingen niet binnen 48 uur na het uitchecken zijn gemarkeerd, wordt de volledige commissie voor de oorspronkelijke boeking in rekening gebracht. Als u deze wijzigingen niet kunt markeren in het extranet, neem dan contact op met Partner Services.
     
  • Een creditcard als ongeldig markeren
    In gevallen waarin niet-terugbetaalbare of gedeeltelijk niet-terugbetaalbare reserveringen niet van de creditcard van de gast zijn afgeschreven, moet u de kaart als ongeldig markeren. Als u dit niet doet, zullen wij u commissie over de reservering in rekening brengen.

    Volg deze stappen om een creditcard als ongeldig te markeren:
  1. Log in op het extranet
  2. Klik op Reserveringen
  3. Klik op de naam van de gast of het boekingsnummer en selecteer vervolgens Creditcard als ongeldig markeren

Een commissiefactuur betwisten en een creditnota aanvragen

Voor reserveringen die niet ouder zijn dan drie maanden kunt u in het extranet zelf een commissie betwisten en een creditnota aanvragen. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Log in op het extranet
  2. Klik op Finance en selecteer vervolgens Reserveringsoverzichten
  3. Kies de factuurperiode
  4. Zoek de reservering waarvoor u een commissiegeschil wilt openen en selecteer deze
  5. Vink het vakje aan onder het veld met de tekst Bedrag commissie betwisten
  6. Klik op de blauwe knop met de tekst Reservering betwisten (bovenaan de kolom Opmerkingen)
  7. Kies de reden voor het geschil
  8. Specificeer de details van het geschil
  9. Voer het door de gast betaalde bedrag in
  10.  Klik op Volgende
  11. Controleer uw claim en klik vervolgens op Verstuur geschil

Wanneer een geschil is goedgekeurd en we bevestigd hebben dat we een factuur voor u moeten corrigeren, zullen we een creditnota verstrekken. Dit betekent niet dat we u een nieuwe factuur sturen - uw originele factuur blijft geldig, maar we corrigeren het bedrag met de creditnota. Hierop staat het bedrag dat van de originele factuur moet worden afgetrokken en hoeft u niet te betalen. Houd er rekening mee dat u alleen commissiereserveringen met facturen kunt betwisten.

Als uw geschilverzoek wordt afgewezen, ontvangt u een melding in uw extranet-inbox.

Het kan tot 14 werkdagen duren voordat wij uw verzoek hebben verwerkt. U ontvangt een melding in uw extranet-inbox zodra we dit hebben gedaan. Tot die tijd hoeft u geen contact met ons op te nemen voor een update.


Commissie betwisten over kwijtgescholden kosten

Als een gast annuleert en een boete krijgt, kunt u ervoor kiezen om hiervan af te zien om geen commissie te hoeven betalen. Als de betaling is gedaan met een virtuele creditcard (VCC) of Betalingen via Booking.com, moet u wachten tot de reserveringsfactuur is verstrekt. U kunt ons dan via het extranet een bericht sturen om de factuur te betwisten. Zo werkt het:

  1. Log in op het extranet
  2. Klik op Inbox en vervolgens op Berichten van Booking.com
  3. Klik op Bekijk contactopties
  4. Klik op Finance (facturen en betalingen) en selecteer vervolgens Facturen betwisten als onderwerp
  5. Klik op Bekijk alle contactopties en klik daarna op Stuur bericht
  6. Vul het reserveringsnummer in dat u betwist in het tekstveld
  7. Voeg een bewijs toe van de terugbetaling/terugvordering van uw bank, als pdf of screenshot
  8. Klik op Bericht versturen

Wat te doen als u een creditnota heeft ontvangen

Wat u met de creditnota doet nadat u deze heeft ontvangen, hangt af van de waarde ervan ten opzichte van uw originele factuur.

  • Als het hetzelfde bedrag is als uw originele factuur, dan gebruiken we het automatisch om uw originele factuur te vereffenen - u hoeft dan niets te doen
  • Als het een lager bedrag is dan uw originele factuur, dan passen we het automatisch toe op uw originele factuur - u moet dan het resterende bedrag van die factuur betalen
  • Als het een hoger bedrag is dan uw originele factuur, dan gebruiken we het automatisch om uw originele factuur te vereffenen en het resterende bedrag toe te passen op uw volgende factuur - u hoeft dan niets te doen

Creditnota's hebben geen vervaldatum; u kunt ze gebruiken zolang u met ons samenwerkt.

Als u nog andere vragen heeft, bekijk dan dit artikel over het betalen van uw facturen.

Is dit artikel nuttig?