Smart Flex-reserveringen: Veelgestelde vragen

Smart Flex-reserveringen zijn gebaseerd op data van Booking.com over marktvraag. Wij gebruiken deze data dagelijks om uit te zoeken wanneer het beste flexibele annuleringsvoorwaarden kunnen worden aangeboden en aan wie, zodat u de beste kans heeft om een boeking te genereren die minder snel geannuleerd zal worden. Hierdoor is het mogelijk dat u niet direct na uw aanmelding voor het Programma Smart Flex-reserveringen ontvangt.

Telkens wanneer u een Smart Flex-reservering ontvangt, kunt u deze vinden door te zoeken naar de tag Smart Flex op de pagina Reserveringen in het extranet of op de pagina Boekingen in de Pulse-app. Als u gebruik maakt van een channel manager of property management systeem, kunt u Smart Flex-reserveringen identificeren door het veld met annuleringsvoorwaarden of het gedeelte met opmerkingen te controleren.

Een Smart Flex-reservering werkt hetzelfde als elke andere boeking die u ontvangt. Het enige verschil is dat een Smart Flex-reservering een verlengde annuleringsperiode heeft.

Voor de duidelijkheid hebben we toch wat extra informatie toegevoegd in het extranet, om u te helpen alles te begrijpen over de Smart Flex-reserveringen die u ontvangt. Bekijk deze video om meer te weten te komen - u kunt ook de ondertiteling gebruiken om deze in uw eigen taal te bekijken.

Let op: We zorgen ervoor dat u Smart Flex-reserveringen ontvangt wanneer uit onze gegevens blijkt dat het zeer waarschijnlijk is dat de gast verblijft zoals gepland. Wanneer u Smart Flex-reserveringen ontvangt, bekijk dan de bijgewerkte gegevens op de pagina Reserveringsgegevens in het extranet om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de bijgewerkte annuleringsvoorwaarden.

U kunt de annuleringsvoorwaarden van een Smart Flex-reservering bekijken op de pagina Reserveringen in het extranet. Klik op het boekingsnummer van de Smart Flex-reservering waarin u geïnteresseerd bent en scrol naar beneden naar de sectie Voorwaarden.

Als een gast een Smart Flex-reservering annuleert tijdens de Smart Flex-annuleringsperiode, gaan we meteen op zoek naar een vervangende gast voor u, zolang de kamer nog open en boekbaar is.

Eerst proberen we alle geannuleerde nachten in één keer opnieuw te verkopen. Als een nieuwe gast slechts enkele van deze geannuleerde nachten boekt, en dus niet alle nachten, gaan we door met het verder verkopen van de resterende nachten. Om de kans op het vinden van een vervangende boeking te vergroten, raden we u aan de restricties op te heffen.

Terwijl we op zoek zijn naar een vervangende gast, kunnen we uw ranking verhogen of prijsprikkels gebruiken om uw accommodatie aantrekkelijker te maken en reizigers te stimuleren om bij u te boeken. Als we dit doen, dekken wij alle kosten en hoeft u zelf geen kortingen aan te bieden.

Als we uiteindelijk geen vervangende gast kunnen vinden, vergoeden we u op basis van uw oorspronkelijke annuleringsvoorwaarden.

Zodra we een vervangende gast voor u hebben gevonden, ziet u de boeking van die gast als een nieuwe reservering. U kunt deze net als elke andere boeking behandelen.

De vervangende boeking wordt ook gekoppeld aan de oorspronkelijke Smart Flex-reservering. In het extranet ziet u het bijgewerkte reserveringsnummer op de pagina Reserveringsgegevens van de geannuleerde Smart Flex-reservering. Als u een channel manager of een property management systeem gebruikt, kunt u dezelfde informatie zien in het gedeelte voor opmerkingen.

Als we Force Majeure-gebeurtenissen verwachten, zullen we stoppen met het aanbieden van gratis annuleren aan gasten van het Programma Smart Flex Reserveringen. Zo voorkomen we nieuwe boekingen met een grotere kans op annulering. Als er bijvoorbeeld een nieuwe lockdown wordt aangekondigd vanwege de pandemie, zullen we stoppen met het aanbieden van gratis annuleren aan gasten in het kader van het Programma Smart Flex Reserveringen. We zijn echter niet verantwoordelijk om ​​vervanging te vinden voor een bestaande Smart Flex-reservering die is geannuleerd vanwege Force Majeure, in overeenstemming met de algemene voorwaarden.

Als een gast annuleert binnen de periode waarin uw oorspronkelijke eigen voorwaarden voor gratis annuleren gelden, dan is de extra periode voor gratis annuleren die wordt aangeboden in het kader van het Programma Smart Flex Reserveringen niet van toepassing. De annulering wordt daarom op dezelfde manier behandeld als al uw andere annuleringen, hetzelfde proces is van toepassing als uw normale boekingen en Booking.com is niet verantwoordelijk voor het zoeken naar vervanging.

In de meeste gevallen vindt Smart Flex gasten die hun reservering niet annuleren en in deze gevallen is geen actie vereist. Als een Smart Flex-reservering echter wordt geannuleerd, moet u ervoor zorgen dat de reservering open en boekbaar blijft – zonder restricties, zoals de minimale verblijfsduur. Dit helpt ons om onze kansen te vergroten om een vervangende gast te vinden. Als deze acties niet worden uitgevoerd en we vanwege deze beperkingen geen vervangende gast konden vinden, kunnen we u voor deze reservering niet vergoeden.

Hier vindt u duidelijke instructies voor het beheren van Smart Flex-reserveringen (sectie 2).

Om ons in staat te stellen een vervangende gast voor u te vinden, werken we op basis van losse nachten. Als de kamer nog open en boekbaar is, proberen we eerst alle geannuleerde nachten in één keer opnieuw te verkopen. Als de vervangende gast slechts een gedeelte van deze geannuleerde nachten boekt, gaan we door met het verder verkopen van de resterende nachten. In dit scenario vergroot het verwijderen van eventuele minimale verblijfsrestricties die u heeft ingesteld de mogelijkheid om een vervangende gast te vinden.

Als u betalingen int met virtuele creditcards of via bankoverschrijving, werkt het proces zoals gebruikelijk. U kunt de betalingsinformatie bekijken op de pagina Reserveringsgegevens in het extranet.

Als u betalingen ontvangt door de creditcard van de gast te belasten, moet u de kaart valideren zodra de annuleringsperiode is verstreken. Als deze geldig is en de reserveringsgegevens ongewijzigd zijn, kunt u tijdens het inchecken of uitchecken de creditcard in rekening brengen zoals u normaal zou doen. Als de creditcard ongeldig is, meld dit dan zo snel mogelijk, dan zullen we opnieuw gaan zoeken naar een vervangende gast.

Vergeet niet dat we commissie in rekening brengen voor alle reserveringen waarmee u omzet behaalt, net zoals we dat normaal zouden doen.

U kunt de betalingsinformatie voor Smart Flex-reserveringen bekijken op de pagina Reserveringsgegevens in het extranet. In de sectie Overzicht Smart Flex-kamers kunt u zien bij wie u de reservering in rekening moet brengen en wanneer.

Wanneer een gast de reservering annuleert tijdens de gratis annuleringsperiode van Smart Flex, moet u de reservering open en boekbaar houden zonder restricties. Als u dit heeft gedaan en we nog steeds geen vervangende gast kunnen vinden, vergoeden we u op basis van de oorspronkelijke annuleringsvoorwaarden die u heeft ingesteld. 

Als u normaal gesproken betalingen ontvangt met virtuele creditcards (VCC), activeren we een VCC voor deze betaling na de oorspronkelijke verblijfsdatum van de geannuleerde reservering. U kunt de VCC-details bekijken op de extranetpagina Reserveringsgegevens en in uw channel manager of property management systeem.

Als u normaal gesproken betalingen via bankoverschrijving ontvangt, doen we deze betaling ook via bankoverschrijving. U ontvangt de betaling volgens uw gebruikelijke uitbetalingsschema.

U belast de VCC voor een Smart Flex-reservering op dezelfde manier als voor andere boekingen. Lees dit artikel voor meer informatie over het belasten van een VCC.

U moet de creditcard van elke gast zoals gebruikelijk valideren wanneer de annuleringsperiode verstrijkt. Als deze ongeldig is, meld dit dan zo snel mogelijk. 

Als u de reservering van een gast in rekening moet brengen op hun creditcard, krijgt u toegang tot de creditcardgegevens wanneer de Smart Flex-annuleringstermijn verstrijkt. U moet het meteen valideren. Als de reservering ongeldig is, moet u de reservering annuleren en als ongeldig markeren. Als deze acties niet binnen 48 uur worden uitgevoerd, loopt u mogelijk het risico dat er slechts gedeeltelijke vervanging of helemaal geen vervanging wordt gevonden. Lees dit artikel om meer te weten te komen over het markeren van ongeldige creditcards.

Wanneer u een Smart Flex-reservering ontvangt, kunt u deze identificeren aan de hand van het veld met annuleringsvoorwaarden in uw channel manager of PMS. Als u geen veld heeft voor annuleringsvoorwaarden, zoek dan naar de woorden Smart Flex-reservering in het gedeelte voor opmerkingen.

We nemen informatie over Smart Flex-reserveringen op in de bevestigings-, wijzigings- en annuleringsberichten die we u zoals gebruikelijk sturen. Al deze berichten bevatten de woorden Smart Flex-reservering, zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen.

Om er zeker van te zijn dat u altijd de volledige details van elke boeking ziet, raden wij u ook aan regelmatig de pagina Reserveringen in het extranet te bekijken.

In dit geval sturen we een annuleringsbericht naar uw channel manager of PMS. Als u de details wilt zien, zoekt u naar de woorden Smart Flex Reservering in het veld kamerbeschrijving of het gedeelte voor opmerkingen van uw channel manager of PMS.

We gaan meteen op zoek naar een vervangende gast, zolang de kamer nog open en boekbaar is. We doen dit door eerst te proberen alle geannuleerde nachten in één keer opnieuw te verkopen. Als een nieuwe gast slechts enkele van deze geannuleerde nachten boekt, en dus niet alle nachten, gaan we door met het verder verkopen van de resterende nachten. U moet ervoor zorgen dat eventuele restricties, zoals de minimale verblijfsduur, worden opgeheven om de kans te vergroten om een vervangende gast te vinden. Zodra we een vervangende gast hebben gevonden, ziet u de boeking van de gast als een nieuwe reservering. De boekingsgegevens bevatten de woorden Smart Flex Reservering.

Als we geen vervangende gast kunnen vinden, zelfs als de kamers open en boekbaar zijn zonder restricties, vergoeden we u op basis van het oorspronkelijke annuleringsvoorwaarden die u heeft ingesteld.

Als de gast met een creditcard voor de reservering betaalt, sturen we u na afloop van de Smart Flex-annuleringsperiode een wijzigingsbericht om u te vragen de creditcardgegevens te controleren en te valideren.

Als u betalingen int met virtuele creditcards of via bankoverschrijving, werkt het proces zoals gebruikelijk.

U kunt dit op dezelfde manier doen als bij andere boekingen. Lees voor meer informatie de sectie 'Channel Manager: Creditcard' van deze pagina.

Om u aan te melden voor het programma, logt u in op het extranet, klikt u op Opportunities en vervolgens op Programma Smart Flex Reserveringen.

Als uw accommodatie zich niet bevindt op het vasteland van Frankrijk, in Frans-Guyana, Mayotte, Martinique, Guadeloupe, Saint Pierre en Miquelon of Réunion - dan wordt u automatisch ingeschreven voor het Programma Smart Flex Reserveringen.

We begrijpen dat dit programma op dit moment wellicht niet goed bij uw accommodatie past. Als u zich wilt afmelden, heeft u twee opties:

Als u tijdelijk wilt stoppen met het gebruik van Smart Flex Reserveringen, kunt u zich afmelden voor maximaal drie maanden. Nadat uw tijdelijke afmeldingsperiode is verstreken, zullen we u automatisch opnieuw inschrijven voor het programma.

Als u langer dan drie maanden wilt stoppen met het gebruik van Smart Flex Reserveringen, kunt u zich voor onbepaalde tijd afmelden.

Om u tijdelijk of definitief af te melden voor het programma, logt u in op het extranet, klikt u op Opportunities en vervolgens op Programma Smart Flex Reserveringen. Klik onderaan de pagina op dit programma verlaten, selecteer voor onbepaalde tijd of het aantal maanden dat u wilt verlaten en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: als u zich afmeldt voor Betalingen via Booking.com, verwijderen we u ook uit het Programma Smart Flex Reserveringen. Als u zich later weer inschrijft voor Betalingen via Booking.com, zullen we u automatisch opnieuw inschrijven voor het Programma Smart Flex Reserveringen.