4 tips om vóór aankomst feilloos met uw gasten te communiceren

Leer hoe u gesprekken met uw gasten kunt beginnen en een goede eerste indruk kunt maken met een e-mail vóór aankomst. We hebben wat tips verzameld om de juiste verwachtingen te wekken, belangrijke info te delen en voor een consistente gastervaring te zorgen.

Bekijk uw berichteninstellingen

1. Stel een welkomstmail in

Gasten boeken niet altijd tijdens kantooruren, maar u kunt ze alsnog hartelijk welkom heten door een geautomatiseerd, persoonlijk welkomstbericht in te stellen in het extranet.

U kunt uw berichten zoveel personaliseren als u wilt. Veel partners helpen gasten hun bezoek te plannen door vooraf info te delen over de inchecktijden, parkeergelegenheid en een routebeschrijving. Bovendien kan uw bericht bij elke nieuwe reservering automatisch worden verstuurd als u een geplande template instelt.

2. Beantwoord uw berichten tijdig

Een vlug antwoord maakt een behulpzame indruk. Door snel te reageren stelt u uw gasten gerust en kunt u een hogere beoordeling krijgen, waardoor in de toekomst nog meer mensen bij u zullen boeken.

Creëer een geweldige gastervaring en houd tijd over voor andere dingen door automatische antwoorden in te stellen voor hun meest gestelde vragen.

Als een verzoek wordt afgehandeld m.b.v. een automatisch antwoord, ontvangt uw gast een e-mail (of een bericht van de Booking Assistant chatbot), waarin staat of hun verzoek goedgekeurd, geweigerd of afhankelijk van beschikbaarheid is. Bij elk van deze antwoorden kunt u berichtentemplates voor andere relevante info toevoegen.

Download onze Pulse-app om uw accommodatie te beheren, push-notificaties te ontvangen en uw gasten antwoord te geven waar en wanneer u maar wilt.

3. Bespaar tijd met templates

Onze partners geven aan dat de meeste communicatie met hun gasten vóór aankomst vaak over dezelfde onderwerpen gaat, bijv. parkeerkosten, bagageopslag, routebeschrijving, etc.

U kunt berichtentemplates instellen voor veelgestelde vragen om tijd te besparen. Zo kunt u in een paar klikken persoonlijke antwoorden sturen in plaats van steeds opnieuw dezelfde antwoorden te typen.

U kunt ook afbeeldingen toevoegen om meer info met uw gasten te delen. Na het instellen van uw templates, kiest u de gewenste template en drukt u op Verstuur. Om het nog makkelijker te maken, kunt u in het extranet uw templates personaliseren, door placeholders toe te voegen voor de namen van uw gasten, de inchecktijden, accommodatienaam en meer.

4. Houd uw Reactiescore in de gaten

Onderzoek wijst uit dat gasten snelle antwoorden op vragen en verzoeken erg waarderen.

Om u te helpen zo snel mogelijk te reageren, tonen we onder de Gastberichten in uw Inbox op het extranet een Reactiescore.

Door gasten zo snel mogelijk antwoord te geven, verbetert u zowel uw Reactiescore als de ervaring van uw gasten. Bovendien hebben partners met een hoge Reactiescore gemiddeld minder annuleringen en hogere beoordelingen.