Templates, automatische antwoorden en notificaties van berichten instellen

Bijgewerkt 3 weken geleden | Leestijd 6 minuten
Opslaan

U kunt berichtentemplates, automatische antwoorden instellen en notificaties van berichten inschakelen in het extranet of de Pulse-app om tijd te besparen en belangrijke informatie aan uw gasten te verstrekken.


Waar dit artikel over gaat


Templates instellen en plannen

Met templates kunt u automatisch belangrijke informatie delen met gasten.

U kunt ze instellen voor een van de volgende belangrijke fasen in het reserveringsproces:

  • Wanneer een gast een boeking maakt
  • Drie dagen voor aankomst
  • Eén week voor aankomst
  • Op de dag van aankomst
  • Eén dag voor aankomst
  • Eén dag voor vertrek

U kunt templates personaliseren door placeholders toe te voegen voor de naam van uw gast, de inchecktijd, de accommodatienaam en meer.  U kunt ook gepersonaliseerde antwoorden en afbeeldingen als bijlagen toevoegen om extra informatie te geven. Zo kunt u berichtentemplates instellen:

  1. Log in op het extranet of de Pulse-app
  2. Klik op de tab Accommodatie in het extranet of op Meer in de Pulse-app en selecteer Voorkeuren voor berichten
  3. Selecteer de tab Berichtentemplates en klik vervolgens op de knop Maak nieuwe template
  4. Schrijf uw berichtentemplate – om het u gemakkelijker te maken, hebben we vooraf ingevulde informatieblokken gemaakt die automatisch boekingsgegevens invullen
  5. Bevestig de taal – u kunt een extra taal voor de template kiezen en afbeeldingen bijvoegen
  6. Klik op Doorgaan
  7. Vul de Naam van de template in en kies een onderwerp voor de template
  8. Klik op Bewaar template om te voltooien

U kunt templates bijwerken of verwijderen in de tab Berichtentemplates.

Video: Hoe stel ik berichtentemplates in?

Ga als volgt te werk om een berichtentemplate in te plannen:

  1. Log in op het extranet of de Pulse-app
  2. Klik op de tab Accommodatie en selecteer vervolgens Voorkeuren voor berichten
  3. Ga naar de tab Templateplanner en klik op de knop Plan een template in
  4. Selecteer wanneer u een template wilt versturen en kies vervolgens in het dropdownmenu welke template u wilt versturen. U ziet ook een voorbeeld van het bericht
  5. Klik op Aan planner toevoegen om af te ronden

Video: Hoe stel ik berichtentemplates in die automatisch worden verstuurd?

U kunt altijd bijhouden welke berichtentemplates naar gasten zijn verstuurd, omdat ze automatisch worden weergegeven in uw inbox in zowel het extranet als de Pulse-app.

Let op: Zorg ervoor dat u dezelfde naam gebruikt om templates met verschillende taalopties te groeperen. Dit helpt ons om de taalvoorkeur van de gast af te stemmen in het geautomatiseerde bericht. We gebruiken de standaardtaal als een template niet beschikbaar is in de voorkeurstaal van de gast. We raden u aan Engels als standaardtaal te gebruiken, tenzij een meerderheid van uw gasten een andere taal spreekt.


Automatische antwoorden met templates creëren

Automatische antwoorden zijn standaardantwoorden die u kunt instellen om veelgestelde vragen te beantwoorden over parkeren, in- en uitchecken, bedtypes, etc. Hiermee kunt u tijd besparen en zorgen voor betere ervaringen voor uw gasten

Automatische antwoorden zijn onderverdeeld in antwoorden die binnen of buiten uw voorwaarden vallen. Voor de eerste categorie wordt er een automatisch antwoord gestuurd waarin het verzoek van een gast wordt geaccepteerd wanneer dit binnen uw reserveringsvoorwaarden valt. Voor de andere categorie kunt u automatische antwoorden koppelen aan templateberichten en andere voorwaarden om te reageren op verzoeken van gasten die buiten uw normale voorwaarden vallen.

Ga als volgt te werk om automatische antwoorden in te stellen:

  1. Log in op het extranet of de Pulse-app
  2. Klik op de tab Accommodatie en selecteer vervolgens Voorkeuren voor berichten
  3. Ga naar de tab Automatische antwoorden en selecteer de Instellingen gerelateerd aan het onderwerp
  4. Vink het vakje aan naast het onderwerp waarvoor u een automatisch antwoord wilt inschakelen
  5. Kies uw gewenste reactie
  6. Klik op Selecteer standaardbericht om een templatebericht in uw automatische antwoord op te nemen - u kunt ook een nieuw template maken
  7. Klik op Opslaan om te voltooien

Wanneer er een automatisch antwoord naar gasten wordt verstuurd, ontvangen ze dit als e-mail en een bericht in de chat van de Booking Assistant. U kunt de interacties van gasten met automatische berichten bekijken in uw extranet-inbox of de Pulse-app en ze op elk gewenst moment een ander bericht sturen. U kunt ook geplande templates automatisch naar gasten sturen om informatie te delen op een tijdstip naar keuze.


Notificaties van berichten instellen

U kunt de soorten notificaties die u van ons ontvangt aanpassen om uw reserveringen beter te beheren. We kunnen u bijvoorbeeld een sms sturen voor lastminutereserveringen, u e-mailen over aankomsten en u op de hoogte brengen wanneer u een nieuw bericht in uw inbox heeft.

Ga als volgt te werk om uw notificatie-instellingen te beheren:

  1. Log in op het extranet of de Pulse-app
  2. Klik op Account en selecteer Notificatie-instellingen
  3. Selecteer Ja of Nee voor het type notificaties waarover u waarschuwingen wilt ontvangen. Wanneer u op 'Ja' klikt, verschijnt er een dropdownmenu en kunt u aangeven wanneer en hoe u deze notificatie wilt ontvangen.
  4. Klik op Opslaan om te voltooien

Is dit artikel nuttig?