Terugbetaling van virtuele creditcards (VCC's)

Bijgewerkt 2 maanden geleden | Leestijd 5 minuten
Opslaan

We bieden een helder uitgelegde procedure van 60 tot 90 dagen voor terugbetalingen van virtuele creditcards (VCC). Het proces is ontworpen om u duidelijkheid en transparantie te geven over uw cashflow en u voldoende tijd te geven om terugbetalingen uit te voeren om terugboekingen te voorkomen.


Waar dit artikel over gaat


Wanneer u een VCC moet terugbetalen

U moet een VCC terugbetalen als u deze al heeft belast in een van deze twee situaties:

  1. U heeft ermee ingestemd om de van toepassing zijnde kosten kwijt te schelden in het geval van een annulering, wijziging of no-show.
  2. Een reservering is geannuleerd vanwege Overmacht/Force Majeure. In deze gevallen zouden gasten geen kosten hoeven te betalen voor verblijven die ze niet konden voltooien. Ook vragen wij geen commissie voor de bijbehorende reserveringen.

In beide gevallen betalen wij de gast terug en moet u de VCC terugbetalen die bij de reservering hoort.


Terugbetaling van een VCC

U kunt de VCC op dezelfde manier terugbetalen als elke andere creditcard. Er zijn twee manieren om dit te doen in het extranet.

Via de tab Finance:

  1. Log in op het extranet
  2. Klik op Finance en vervolgens op Beheer van virtuele kaarten
  3. Klik op Terug te betalen virtuele creditcards om alle VCC's te zien die u moet terugbetalen, samen met de reden van terugbetaling, de deadline en het bedrag
  4. Kies Bekijk creditcardgegevens en verwerk de terugbetaling met behulp van uw point of sale-systeem (POS) of creditcardterminal.

Als u de tab Reserveringen gebruikt:

  1. Log in op het extranet
  2. Klik op Reserveringen en selecteer vervolgens een boekingsnummer om de reserveringsgegevens te bekijken
  3. Kies Bekijk creditcardgegevens en voer de VCC-gegevens in op uw POS- of creditcardterminal om de terugbetaling te verwerken

U kunt VCC’s zelfs terugbetalen na de vervaldatum - u hoeft alleen de huidige maand in te vullen als vervaldatum. Wij geven dan het geld terug aan uw gast.


Wat te doen als u problemen heeft met het terugbetalen van een VCC

Als u problemen ondervindt bij het terugbetalen van een VCC, kunt u contact opnemen met uw betaalserviceprovider (PSP) om erachter te komen wat er mis is gegaan en het probleem op te lossen. Het terugbetalingsproces kan ook verschillen afhankelijk van uw POS-systeem of creditcardterminal. We raden aan contact op te nemen met uw bank of financiële instelling voor hulp.

Hier zijn enkele veelvoorkomende situaties die problemen kunnen veroorzaken:

  1. Uw POS- of creditcardterminal is geblokkeerd. 
  • Uw provider staat u niet toe om VCC’s terug te betalen.
  1. U ontvangt een onbekende fout in de POS-terminal/creditcardterminal.
  • Als dit gebeurt en uw PSP u geen nuttige informatie kan geven, probeer het dan later of de volgende dag opnieuw.
  1. U heeft momenteel niet voldoende saldo.
  • U heeft 60 tot 90 dagen de tijd om VCC's terug te betalen. Zorg dat u vóór de vervaldatum voldoende geld op uw rekening heeft staan om een terugvordering te voorkomen.

Als u een VCC niet tijdig terugbetaalt, vorderen wij het verloren bedrag van u terug.


Een VCC-terugbetaling betwisten

In het geval dat een reservering wordt geannuleerd of gewijzigd, en wij de gast hebben terugbetaald, moet u de VCC terugbetalen. Daarom moet het bedrag dat we u hebben betaald met behulp van een VCC worden geretourneerd om een terugvordering te voorkomen. Als u het niet eens bent met een terugbetaling, kunt u altijd contact opnemen met uw lokale supportteam voor hulp.


Wat als u een gast rechtstreeks heeft terugbetaald?

De reden dat u wordt gevraagd om een VCC terug te betalen, is dat we de gast al hebben terugbetaald. Als u een gast zelf heeft terugbetaald, vraag hen dan om het bedrag weer aan u terug te geven om een dubbele terugbetaling te voorkomen. U moet de VCC nog steeds aan ons terugbetalen om een terugvordering te voorkomen.


Wat gebeurt er als u een VCC niet terugbetaalt?

We sturen u herinneringen om een VCC terug te betalen, in de twee tot drie maanden nadat we een gast hebben terugbetaald. Als u dit niet op tijd of volledig doet, zullen wij het verschuldigde bedrag van u terugvorderen.

Ook komt u mogelijk niet meer in aanmerking om voor toekomstige boekingen VCC's vóór de incheckdatum te belasten.


Wat is een terugvordering?

Een terugvordering is wanneer een debit- of creditcardtransactie wordt teruggedraaid door een geautoriseerde bank. Dit proces is bedoeld om geschillen tussen bedrijven en consumenten op te lossen. 

Als een bank een terugvorderingsverzoek goedkeurt, betaalt deze het oorspronkelijke bedrag terug aan de kaarthouder – in dit geval aan ons. We starten een terugvordering als wij een gast hebben terugbetaald, maar u ons de VCC die aan de reservering is gekoppeld niet op tijd heeft terugbetaald. We sturen u twee herinneringsmails voordat we overgaan tot een terugvordering.


Wat is de tijdlijn voor terugvorderingen?

Zodra wij een gast hebben terugbetaald, ontvangt u een e-mail met instructies voor het terugbetalen van de VCC die bij de reservering hoort. Er is een periode van 60 tot 90 dagen waarop u de terugbetaling kunt uitvoeren. Tijdens deze periode sturen we u twee herinneringsmails.

Hier volgt een overzicht van wat u ontvangt:

  • Dag van terugbetaling van gasten: u ontvangt een e-mail met een bevestiging dat de gast is terugbetaald en details over het terugbetalen van de bijbehorende VCC.
  • Eerste herinnering: op de derde dag van de volgende maand sturen we u een herinneringsmail met alle details die u nodig heeft om deze terugbetalingen te verwerken. 
  • Tweede herinnering: Op de 15e dag van de maand nadat we de eerste herinnering sturen, sturen wij u een overzicht van openstaande terugbetalingen met een verzoek om ze te verwerken, om zo terugvorderingen te voorkomen. 
  • Begin van de terugbetalingen: Op de 30e dag van dezelfde maand, zullen we de gegevens van de openstaande terugbetalingen overhandigen aan onze creditcardmaatschappij en PSP om het terugvorderingsproces te beginnen.

Extra kosten verbonden aan terugvorderingen

Uw betaalserviceprovider (PSP) rekent meestal een toeslag voor het verwerken van terugvorderingen. Het bedrag is afhankelijk van hoe u betalingen heeft ingesteld. Om te voorkomen dat deze extra kosten in rekening worden gebracht, raden we aan om VCC's voor de opgegeven vervaldatum terug te betalen.


Meer informatie over VCC’s en Betalingen

Wat u moet weten over virtuele creditcards 

Kostenbesparingen en eerdere activeringsdata voor virtuele creditcards

Lees onze Veelgestelde vragen over Betalingen

When you need to refund a VCC

You'll need to refund a VCC if you’ve already charged it in either of the two situations:

  1. You agreed to waive the applicable fees when a reservation is cancelled, modified or in cases of no-show.
  2. A reservation is cancelled due to a Force Majeure event. In these cases, guests should not incur any costs or fees for stays they're unable to make, and we'll waive all commission on the associated reservations.

In both cases, we'll repay the guest, and you'll need to refund the same VCC associated with the reservation.


Refunding a VCC

You can refund a VCC the same way you would any other credit card. You can do this either via Finance tab or Reservations tab in the extranet.

 

  1. Log in to the extranet.
  2. Click on Finance then on Virtual cards management.
  3. Click on Virtual cards to refund to see all the VCCs you need to refund along with the refund reason, refund deadline and the refund amount.
  4. Choose View card details and process the refund using your point of sale system (POS) or credit card machine.

 

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Reservations, then select a booking number to access the reservation details
  3. Choose View card details and enter the VCC details to process the refund using your POS or credit card machine

VCCs can be refunded even after they've expired – all you need to do is enter the current month as the expiry date instead. We’ll return the money to your guest.


What to do if you’re having trouble refunding a VCC

If you're having trouble with refunding a VCC, you may need to reach out to your Payment Service Provider (PSP) to find out what went wrong and resolve the issue. The refund process may also differ according to your POS system or credit card machine. We recommend contacting your bank or financial institution for assistance.

Here are some common situations that might cause issues:

  • Your POS or credit card machine is blocked. 

    Your provider does not allow you to refund VCCs.

  • You receive an unknown POS/credit card machine error.

    If this happens and your PSP can't provide you with helpful information, please try again later or the next day.

  • You don’t have enough funds at the moment.

    You have a grace period of 60 to 90 days to refund VCCs. Please make sure you have enough funds in your account before the due date to avoid a chargeback.

If you don’t refund a VCC in time, we'll raise a chargeback to recover any lost funds.


Disputing a VCC refund

You need to refund a VCC in cases when a reservation was cancelled or modified, and we've refunded the guest. Therefore, the amount we paid you using a VCC must be returned to avoid a chargeback. If you disagree with a refund, you can always reach out to your local support team for help.


FAQs

  • The reason you're being asked to refund a VCC is that we've already refunded the guest. If you've refunded a guest yourself, please ask them to return the amount to you, or they will receive a double refund. You must still refund the VCC to us to avoid a chargeback.

  • We'll send you reminders to refund a VCC over two to three months after we've refunded a guest. Not doing so in time or in full will result in us raising a chargeback to recover the funds owed to us.

    You may also lose your eligibility to charge VCCs for future bookings before the check-in date.

  • A chargeback is when a credit or debit card charge is reversed by an authorised bank. This process is put in place to resolve disputes between merchants and consumers. 

    When a bank approves a chargeback request, it refunds the original amount to the cardholder – in this case, us. We'll initiate a chargeback if we've refunded a guest, but you've not refunded us the VCC associated with the reservation on time. We'll send you two email reminders before raising a chargeback.

  • Once we've refunded a guest, you'll receive an email with instructions for refunding the VCC associated with the reservation. There’s a 60 to 90-day period for you to administer the refund, during which we’ll send you two reminder emails.

    Here's a breakdown of what you'll receive:

    • Day of guest refund: you'll receive an email confirming the guest has been refunded, together with details on refunding the associated VCC.
    • First reminder: on the third day of the next month, we'll send you a reminder email containing all the details you need to process these refunds. 
    • Second reminder: on the 15th day of the month after we sent the first reminder, we'll send you an overview of outstanding refunds with a request to process them to avoid chargebacks. 
    • Start of chargeback process: on the 30th day of that same month, we'll hand over details of outstanding refunds to our credit card company and the PSP to begin the chargeback process.
  • Payment service providers usually charge a fee for processing a chargeback. The amount varies depending on your payment setup. To avoid incurring this additional charge, we recommend refunding VCCs within the specified due date.

Is dit artikel nuttig?