Alles wat u moet weten over virtuele creditcards

Bijgewerkt 1 maand geleden | Leestijd 5 minuten
Opslaan

Virtuele creditcards (VCC) zijn tijdelijke, digitale Mastercards die we gebruiken om de betalingen van uw gasten te faciliteren op ons platform. Ze werken als gewone creditcards en geven u gegarandeerde uitbetalingen van ons. Ze besparen u ook tijd, omdat u ze niet vooraf hoeft te autoriseren of te valideren.


Waar dit artikel over gaat:


Zo werken virtuele creditcards

Virtuele creditcards (VCC) zijn een van de betalingsmogelijkheden die wij aanbieden om het boekingsproces voor uw gasten te stroomlijnen. Als gasten ervoor kiezen om online te betalen, kunnen ze dit doen met de betaalmethode van hun voorkeur. We laden die betaling vervolgens op een VCC die u kunt belasten als een gewone creditcard. Om te weten of uw accommodatie de mogelijkheid heeft om deel te nemen aan Betalingen via Booking.com met een VCC-uitbetalingsmethode, gaat u naar Extranet > tabblad Finance > Betalingen via Booking.com of Online Betalingen.

Hier volgt een aantal dingen om in gedachten te houden over hoe we u betalingen van VCC’s sturen, hoe u ze kunt belasten en hoe lang ze geldig blijven:

  • U ontvangt betalingen van uw VCC in het extranet. We sturen u een e-mail met de activeringsdatum.
  • Op basis van de activeringsdatum kunt u de VCC-gegevens invoeren in uw verkooppunt (POS) systeem. U kunt de VCC belasten op dezelfde manier als elke andere creditcard om uw betaling te ontvangen.
  • Alle VCC's dienen binnen 12 maanden na de uitcheckdatum te worden belast. Na deze periode verliest u de toegang tot het geld. Er wordt geen nieuwe VCC uitgegeven voor de reservering. We sturen u een herinnering na de uitcheckdatum en u kunt alle kaarten die niet zijn belast zien in het extranet door op Finance te klikken en vervolgens Beheer van virtuele creditcards te kiezen.
  • U kunt alle geactiveerde VCC's zien op de pagina Reserveringen en op de pagina Beheer van virtuele creditcards, waar u ook alle VCC's ziet die nog belast moeten worden of waarvoor terugbetalingen gedaan moeten worden.
  • We sturen u een nieuwe VCC voor elke nieuwe boeking die u ontvangt en die betaald moet worden via Betalingen via Booking.com. Elke virtuele creditcard heeft een kaartnummer, vervaldatum en CVC-code die uniek zijn.
  • Elke nieuwe VCC die u ontvangt, wordt geactiveerd in overeenstemming met het reserveringsvoorwaarden. Voor niet-terugbetaalbare boekingen is dit dezelfde datum als de boekingsdatum. Voor alle andere reserveringen kunt u de VCC belasten wanneer de reservering voor ten minste 90% niet-terugbetaalbaar wordt. Als u een nieuwe accommodatie bent of niet aan deze criteriavoldoet, kunt u VCC één dag na het inchecken belasten (voor de VS bij het inchecken).
  • U kunt een VCC meerdere keren belasten totdat er geen saldo meer over is.

De aanbieder van uw betaaldienst kan u kosten in rekening brengen voor het gebruik van een virtuele creditcard. Lees dit artikel voor meer informatie.


Virtuele creditcards belasten

Volg de volgende stappen om een virtuele creditcard (VCC) te belasten:

  1. Log in op het extranet en klik op Reserveringen
  2. Klik op de gastnaam of het reserveringsnummer
  3. Klik op Creditcardgegevens bekijken
  4. Voer de VCC-gegevens in met uw POS-terminal
  5. Belast de kamer- of unitprijs die de gast heeft betaald

U kunt ook al uw beschikbare VCC's bekijken door op Finance te klikken en vervolgens Beheer van virtuele creditcards te selecteren. Houd er rekening mee dat u ingelogd moet zijn als admin, of met een account met de benodigde toegangsrechten om de kaartgegevens te kunnen zien.

Als u een property management systeem of channel manager gebruikt, dan vindt u uw VCC's onder de betaalgegevens van elke reservering. Als u deze informatie niet ziet, neem dan contact op met uw connectivity provider voor verdere hulp.


Wat te doen als u problemen heeft met het belasten van een virtuele creditcard

Dit zijn de meest voorkomende problemen met het belasten van virtuele creditcards (VCC) en wat u kunt doen om ze op te lossen:

  • Als de kaart nog niet actief is, controleer dan de activeringsdatum op de pagina Reserveringen in het extranet.
  • Als de kaart onvoldoende saldo heeft, controleer dan of het bedrag dat u in rekening brengt niet hoger is dan de prijs van de kamer of unit en probeer het opnieuw. Houd er rekening mee dat bepaalde toeslagen en belastingen van de prijs kunnen worden uitgesloten. Deze toeslagen worden doorgaans per persoon vastgesteld, zoals toeristenbelasting. U dient dit tijdens het verblijf rechtstreeks bij de gast te innen. Op de pagina Reserveringen in het extranet ziet u het bedrag dat beschikbaar is op de VCC en de details van de kosten per boeking.
  • Controleer of de CVC-code en vervaldatum die u heeft ingevoerd correct zijn.
  • Als de merchant code van uw POS-terminal ongeldig is, neem dan voor hulp contact op met uw betaalserviceprovider. U kunt VCC's alleen belasten als u een merchant (handelaar) bent die geregistreerd staat als accommodatieverstrekker, u kunt uw merchant code indien nodig wijzigen.
  • Als er een beveiligingsslot is, heeft u te vaak geprobeerd dezelfde kaart te belasten. Probeer het over 24 tot 48 uur opnieuw.
  • Controleer of u dezelfde valuta gebruikt als het bedrag waar de VCC in wordt verstrekt. Een andere valuta gebruiken betekent niet noodzakelijkerwijs dat u geen VCC kunt belasten, maar het kan tot complicaties leiden omdat u de wisselkoers goed moet krijgen.
  • Zorg ervoor dat u de VCC niet heeft gepreautoriseerd. Als u dat wel heeft gedaan, dan dient u het geautoriseerde bedrag te vereffenen met de verstrekte autorisatiecode, de autorisatie te annuleren en het opnieuw te belasten, of wachten tot de autorisatie na zeven dagen automatisch is gewist om vervolgens opnieuw te belasten.
  • Als u wordt gevraagd om een postcode of ZIP-code in te voeren bij het belasten van de VCC, dan kunt u die van de gast, van uzelf of die van ons gebruiken – 1017 CE is de postcode van het hoofdkantoor van Booking.com in Amsterdam.
  • Als uw POS-terminal het belasten van virtuele kaarten niet ondersteunt, neem dan contact op met de aanbieder van uw betaaldienst voor hulp. Ze kunnen u mogelijk een andere POS-terminal aanbieden die diensten voor online belasten ondersteunt.

Blijft u problemen ondervinden met het belasten van de VCC? Neem dan contact met ons op via uw extranet-inbox. Bekijk deze instructievideo voor een uitgebreide uitleg over het belasten van een VCC.


Hoe virtuele creditcards werken bij annuleringen, no-shows en wijzigingen

Als er geld aan u verschuldigd is omdat een reservering is geannuleerd of gewijzigd, of omdat de gast niet kwam opdagen, kunt u de VCC belasten in overeenstemming met de reserveringsvoorwaarden. De activeringsdatum van de VCC wordt dienovereenkomstig aangepast.

Als u heeft ingestemd met kwijtschelding van de kosten die van toepassing zijn op reserveringen die zijn geannuleerd, gewijzigd of gemarkeerd als no-shows, maar de VCC reeds heeft belast, dan dient u de terugbetaling te doen naar dezelfde VCC. U kunt dit zelfs doen als de kaart is verlopen – u hoeft enkel de huidige maand in te vullen als vervaldatum. Lees dit artikel voor meer informatie over terugbetalingen van VCC’s.


Meer informatie over Betalingen

Is dit artikel nuttig?