Hoe en wanneer betaal ik een virtuele creditcard (VCC) terug?

Bijgewerkt 2 maanden geleden

We bieden u een begeleid proces van 60 tot 90 dagen voor terugbetalingen naar virtuele creditcards. Zo heeft u voldoende tijd om de terugbetalingen te regelen op een manier die het beste bij u past. Dit proces is niet alleen opgezet om u duidelijkheid en transparantie te bieden, maar vooral om u voldoende tijd te geven om te voldoen aan uw terugbetalingsverplichting en zo een terugvordering te voorkomen.

Wanneer moet ik een virtuele creditcard (VCC) terugbetalen?

U moet een virtuele creditcard terugbetalen als u deze al heeft belast in een van deze twee situaties:

  1. U heeft ermee ingestemd om de van toepassing zijnde kosten kwijt te schelden in het geval van een annulering, wijziging of no-show.
  2. Een reservering is geannuleerd vanwege Overmacht/Force Majeure. In deze gevallen zouden gasten geen kosten hoeven te betalen voor verblijven die ze niet konden voltooien. Booking.com vraagt ook geen commissie voor de bijbehorende reserveringen.

In beide gevallen geeft Booking.com het geld terug aan de gast en moet u de virtuele creditcard terugbetalen die bij de reservering hoort.

Hoe betaal ik een virtuele creditcard (VCC) terug?

U kunt virtuele creditcards op dezelfde manier terugbetalen als elke andere creditcard.

Er zijn twee delen van het extranet waar u toegang heeft tot virtuele creditcardgegevens om een terugbetaling te doen:

  • Klik onder de tab Finance op Beheer van virtuele creditcards om een lijst te zien van terug te betalen virtuele creditcards. Voor elke virtuele creditcard ziet u een reden voor terugbetaling, een terugbetalingstermijn en een terugbetalingsbedrag. Kies Bekijk creditcardgegevens en verwerk de terugbetaling met behulp van uw POS- (Payment Operating Service) of creditcardterminal.  
  • Klik vanuit de tab Reserveringen op een boekingsnummer om toegang te krijgen tot de reserveringsgegevens en de terugbetaling te verwerken met behulp van uw POS- of creditcardterminal.  

Let op: Ook wanneer virtuele creditcards verlopen zijn, kunnen ze worden terugbetaald. Als de vervaldatum in het verleden ligt, kunt u de huidige maand invullen als vervaldatum van de creditcard.

Het verwerken van virtuele creditcards kan verschillen per POS- of creditcardterminal. Als u problemen heeft met een terugbetaling naar een virtuele creditcard, neem dan contact op met uw bank of financiële instelling.

Wat moet ik doen als ik problemen heb met het terugbetalen van een virtuele creditcard (VCC)?

Als u problemen ondervindt bij het terugbetalen van een virtuele creditcard, kunt u contact opnemen met uw Payment Service Provider (PSP) om erachter te komen wat er mis is gegaan en het probleem op te lossen.

Let op: als u de virtuele creditcard niet op tijd terugbetaalt, moeten we een terugvordering doen om eventueel verloren geld terug te vorderen.

Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's die problemen kunnen veroorzaken met het terugbetalen van virtuele kaarten:  

  1. Uw POS- of creditcardterminal is geblokkeerd

    De meest voorkomende redenen voor een blokkering zijn:

    • U heeft in het verleden de virtuele creditcard belast en de transactie-informatie is niet langer toegankelijk via uw POS-terminal
    • U heeft de saldolimiet bereikt om de virtuele creditcard terug te betalen
    • Uw provider staat u niet toe om virtuele creditcards terug te betalen
  2. U ontvangt een onbekende fout in de POS-terminal of in het creditcardapparaat

    Als u problemen ondervindt met het terugbetalen van de virtuele creditcard en uw PSP kan u geen nuttige informatie geven, probeer het dan later of de volgende dag nog eens.

  3. U heeft momenteel niet voldoende saldo

    U heeft een bedenkperiode om de virtuele kaart terug te betalen. Zorg ervoor dat er vóór deze datum geld op uw rekening staat om de virtuele creditcard terug te betalen en een terugvordering te voorkomen. 

Wat gebeurt er als ik de virtuele creditcard (VCC) niet terugbetaal?

U moet de virtuele creditcard terugbetalen omdat de reservering is geannuleerd of gewijzigd en Booking.com heeft de gast terugbetaald. Daarom moet het geld van de virtuele creditcard worden teruggestort naar Booking.com om een terugvordering te voorkomen. Als u het niet eens bent met de annulering of wijziging, kunt u altijd contact opnemen met uw lokale supportteam.

Wat als ik de gast rechtstreeks heb terugbetaald?

De reden dat u wordt gevraagd om de virtuele creditcard terug te betalen, is dat Booking.com de gast al heeft terugbetaald. U moet de virtuele kaart nog steeds terugbetalen om een terugvordering te voorkomen. Als u de gast al zelf heeft terugbetaald, dient u dit geld bij de gast terug te vragen, anders ontvangt deze een dubbele terugbetaling. 

Wat gebeurt er als ik de virtuele creditcard (VCC) niet terugbetaal?

Wij sturen u herinneringen als u een virtuele creditcard moet terugbetalen. U ontvangt deze over een periode van twee tot drie maanden nadat we de gast hebben terugbetaald. 

Wij vragen u virtuele creditcards binnen de genoemde termijn terug te betalen. Anders moeten we overgaan op een terugvordering om het geld terug te krijgen.

Wat is een terugvordering?

Een terugvordering is het terughalen van geld – met autorisatie van een bank – dat eerder van een creditcard is afgeschreven. Dit proces is ingevoerd door banken om geschillen tussen bedrijven en consumenten op te lossen. 

Zodra een bank een terugvorderingsverzoek goedkeurt, betaalt de bank het oorspronkelijke bedrag terug aan de kaarthouder – in dit geval aan Booking.com. 

We kunnen een terugvordering bij een bank initiëren als wij het geld van een gast al namens u hebben teruggegeven, maar u de virtuele creditcard die bij de reservering hoort nog niet heeft terugbetaald. We sturen u twee herinneringsmails voordat we eventuele terugvorderingen in gang zetten. 

Wat is de tijdlijn voor terugvorderingen?

Zodra Booking.com een gast heeft terugbetaald, ontvangt u een e-mail met instructies voor het terugbetalen van de virtuele creditcard die bij de reservering hoort. Over een periode van twee tot drie maanden ontvangt u aanvullende herinneringsmails.

Dit kunt u verwachten als een gast wordt terugbetaald: 

  • Dag dat de gast wordt terugbetaald: Op de dag dat de gast wordt terugbetaald, ontvangt u een e-mail waarin wordt bevestigd dat de gast is terugbetaald. Wij verwachten dat u de virtuele creditcard terugbetaalt die bij de reservering hoort.
  • Eerste herinnering: Als u niet in staat bent geweest om virtuele creditcards terug te betalen voor de 3e dag van de volgende maand, dan sturen we u een herinneringsmail met alle gegevens die u nodig heeft om deze terugbetalingen te verwerken. 
  • Tweede herinnering: Op de 15e dag van de volgende maand sturen wij u een definitief overzicht van openstaande terugbetalingen met een verzoek om ze zo snel mogelijk te verwerken om terugvorderingen te voorkomen. 
  • Begin van het terugvorderingsproces: Op de 30e dag van dezelfde maand, zullen we de gegevens van de openstaande terugbetalingen overhandigen aan onze creditcardmaatschappij en -provider om het terugvorderingsproces te beginnen.

Wij hopen dat u met dit transparante en begeleide proces van 60 tot 90 dagen voldoende tijd heeft om terugbetalingen te regelen op een manier die het beste bij u past. 

Zijn er extra kosten verbonden aan terugvorderingen?

Wanneer een gast die online heeft betaald, is terugbetaald, moet u de bijbehorende virtuele creditcard binnen een bepaalde tijd terugbetalen. Als dit niet op tijd gebeurt, dan moet Booking.com een terugvordering initiëren om het geld terug te halen, omdat wij de gast al namens u hebben terugbetaald.

Om de kosten van het verwerken van een terugvordering te dekken, rekenen payment service providers meestal een toeslag. Deze toeslag is afhankelijk van hoe u betalingen heeft ingesteld. Om deze toeslag te vermijden, raden wij u aan om virtuele creditcards binnen de genoemde termijn terug te betalen. We sturen u herinneringen waarin de uiterste terugbetalingstermijn staat. 

Wilt u meer weten over onze virtuele creditcards of Online Betalingen?

Ontdek hoe Online Betalingen werkt, lees onze Veelgestelde Vragen voor Betalingen, of lees meer over het belasten van virtuele creditcards  

 

Wat vindt u van deze pagina?

Profiteer van de lokale marktvraag met last-minute mobiele boekingen

De lokale vraag is weer aan het groeien op onze site, en 74% boekt mobiel. Voeg een mobiele prijs toe aan uw accommodatie en verhoog daarmee uw zichtbaarheid voor deze klanten, die vaak last-minute boeken.

Voeg een mobiele prijs toe