Podwójne rezerwacje (overbooking) – poradnik

Oto co należy zrobić w przypadku otrzymania podwójnej rezerwacji:

Obraz
overbookings flow chart

 

Zadzwoń do nas, pomożemy Ci rozwiązać problem.

Podwójne rezerwacje (tzw. overbooking) niekiedy się zdarzają. Co należy zrobić w takiej sytuacji i jak zapobiegać im w przyszłości? Co je powoduje i jaki wpływ maja na Twój biznes i Twoich gości?

Gdy wydarzy się podwójna rezerwacja, poprosimy Cię o jak najszybsze rozwiązanie tego problemu dla gościa. Zalecamy następujący terminarz dla rozwiązania problemu podwójnej rezerwacji:

  • Jeśli pobyt gościa zaczyna się w ciągu następnych 24 godzin, spróbuj rozwiązać problem w ciągu 30 minut.
  • Jeśli pobyt gościa zaczyna się w ciągu 1–7 dni, spróbuj rozwiązać problem w ciągu 2 godzin.
  • Jeśli pobyt gościa zaczyna się za ponad 7 dni, spróbuj rozwiązać problem w ciągu 24 godzin.

Odpowiadasz też za wszelkie koszty poniesione przez gościa w wyniku podwójnej rezerwacji. Aby dowiedzieć się więcej, poczytaj na temat kosztów podwójnej rezerwacji.Czym jest podwójna rezerwacja?

Jest to sytuacja, w której na ten sam pokój i termin w tym samym obiekcie dokonano wielu rezerwacji. Nasze badania pokazują, że 25% partnerów otrzymuje podwójne rezerwacje w ciągu roku od zarejestrowania się na naszej platformie. Nawet jeśli więc nie spotkałeś się jeszcze z tym problemem, warto poczytać na przyszłość.

Natychmiastowa rezerwacja

Próbując uniknąć podwójnych rezerwacji, ważne jest, by pamiętać, że rezerwacja gościa w obiekcie jest potwierdzana natychmiastowo. Nie ma możliwości zaakceptowania lub odrzucenia rezerwacji. Dla gości oznacza to szybsze i łatwiejsze rezerwowanie. Nawet 30% naszych partnerów otrzymuje swoją pierwszą rezerwację już pierwszego dnia sprzedaży swojego obiektu na Booking.com.

Przeczytaj również: Czy mogę odwołać rezerwację?

Co powoduje podwójne rezerwacje?

Należy zwracać pilna uwagę na ustawienie obiektu na samym początku – błędy prowadzą do overbookingu. Oto dwie najczęstsze przyczyny:

  • Brak synchronizacji kanałów Podwójna rezerwacja może się wydarzyć, jeśli gość zarezerwuje pokój na Booking.com, ale pokój ten wciąż jest dostępny do sprzedaży na innych platformach. Jeśli zarezerwuje go tam inny gość, wtedy masz podwójną rezerwację. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj jak eksportować lub importować kalendarz.
  • Niewłaściwe ustawienie kalendarza Inną przyczyną podwójnej rezerwacji jest niewłaściwe ustawienie kalendarza na stronie. Na przykład jeśli wskażesz, że masz do sprzedania dwa pokoje, a w rzeczywistości jest tylko jeden – to będziesz mieć problem, gdy otrzymasz dwie rezerwacje. Dlatego warto zawsze sprawdzać dostępność i warunki przed otwarciem obiektu do rezerwacji. Ustawienia znajdziesz tutaj.

Powiązane artykuły:

Jak łatwo mogę skonfigurować ustawienia swojego obiektu?

Jak mogę uniknąć otrzymywania rezerwacji na ten sam dzień?

Co mam zrobić, jeśli mam problemy z synchronizacją z channel managerem?

Jak uniknąć podwójnej rezerwacji?

Jest na to kilka sposobów:

  • Monitoruj rezerwacje na komputerze lub pobierz aplikację Pulse na swoje urządzenie mobilne. Tym sposobem będziesz mógł zarządzać dostępnością z dowolnego miejsca.
  • Jeśli jesteś nowym partnerem, upewnij się, że masz zaktualizowany kalendarz przed udostępnieniem obiektu do rezerwacji. Po udostępnieniu obiektu rezerwacje mogą zostać dokonane od razu.
  • Upewnij się, że zaktualizowałeś dostępność na wszystkich swoich platformach po otrzymaniu rezerwacji.
  • Jeśli korzystasz z iCal, Twoje rezerwacje nie będą synchronizowane w czasie rzeczywistym – ważne, by synchronizować kalendarze ręcznie. Kalendarze muszą być aktualne i zsynchronizowane, zanim udostępnisz obiekt do rezerwacji.
  • Jeśli korzystasz z channel managera, Twoja dostępność powinna się synchronizować w czasie rzeczywistym, co ogranicza ryzyko podwójnych rezerwacji. Problemy techniczne mogą jednak czasami utrudnić synchronizację, więc warto ją weryfikować. Dowiedz się więcej o różnicach między iCal a channel managerem.

Jak postępować w sytuacji podwójnej rezerwacji?

Jeśli zdasz sobie sprawę, że masz podwójną rezerwację, należy działać szybko, aby gość nie został bez miejsca na pobyt.

Czy masz inne pokoje o takim samym lub lepszym standardzie?

Tak: Aby upewnić się, że pobyt gościa w Twoim obiekcie przebiegnie pozytywnie, najlepiej ulokować go w pokoju o takim samym standardzie bez dodatkowych kosztów.

Musisz skontaktować się z obsługą klienta, aby oznaczyć rezerwację jako overbooking. Numer znajdziesz w zakładce „Poczta” w Extranecie.

Nie:Aby upewnić się, że pobyt gościa w Twoim obiekcie przebiegnie pozytywnie, najlepiej ulokować go w pokoju o takim samym standardzie bez dodatkowych kosztów. Sugerujemy też zorganizowanie transportu do nowego obiektu. Inaczej mogą spaść na Ciebie koszty przejazdu. Należy też poinformować obsługę klienta o fakcie relokacji. Prosimy podać wtedy następujące informacje:

  • Imię i nazwisko gościa.
  • Dane miejsca docelowego relokacji.
  • Rodzaj pokoju w nowej lokalizacji.
  • Dodatkowe szczegóły (np. ewentualne koszty dodatkowe dla gościa).

Co w sytuacji, gdy nie mogę znaleźć zakwaterowania w pobliżu?

Zadzwoń do naszej obsługi klienta, a z chęcią Ci pomogą. Staramy się znaleźć nocleg po tej samej cenie. Jeśli nam się nie uda, zostaniesz obciążony dodatkowymi kosztami poniesionymi przez gościa (np. różnicą w cenie).

Koszty podwójnej rezerwacji

Czy zapłacę prowizję?

Jeśli Twój obiekt jest dostępny do rezerwacji od niecałych 30 dni – lub jeśli przydarzyły Ci się mniej niż 4 podwójne rezerwacje w ciągu 12 miesięcy – nie zapłacisz prowizji. W przeciwnym razie zapłacisz prowizję od rezerwacji.

Czy są inne koszty do pokrycia?

Zależy, co możesz zaoferować gościowi. Jeśli masz inny pokój lub apartament o tym samym standardzie (z identycznymi lub lepszymi udogodnieniami), to nie musisz pokrywać żadnych kosztów. Jeśli nie innej alternatywy, to trzeba relokować gościa.

Oto niektóre koszty, jakie będziesz musiał ponieść (w zależności od przypadku):

  • Dodatkowy koszt nowego zakwaterowania
  • Koszty relokacji (np. koszty poniesione przy transporcie gości do nowej lokalizacji)

Jeśli zaszły okoliczności, o których chcesz nam opowiedzieć, możesz w każdej chwili skontaktować się z nami za pomocą Extranetu lub telefonicznie z obsługą klienta.