Konfigurowanie szablonów, automatycznych odpowiedzi i powiadomień o wiadomościach

Możesz skonfigurować szablony wiadomości, automatyczne odpowiedzi i włączyć powiadomienia o wiadomościach w Extranecie lub aplikacji Pulse, aby zaoszczędzić czas i dostarczyć ważne informacje swoim gościom.

Co zawiera ten artykuł

Konfigurowanie i planowanie szablonów

Szablony umożliwiają automatyczne udostępnianie gościom ważnych informacji.

Możesz je skonfigurować na każdym z tych kluczowych etapów procesu rezerwacji:

• kiedy gość dokonuje rezerwacji;
• 3 dni przed przyjazdem;
• tydzień przed przyjazdem;
• w dniu przyjazdu;
• 1 dzień przed przyjazdem;
• 1 dzień przed wyjazdem.

Możesz spersonalizować szablony, dodając zmienne dla nazwiska gościa, godziny zameldowania, nazwy obiektu i nie tylko.  Możesz także dodać niestandardowe odpowiedzi i załączniki w postaci obrazów, aby zapewnić im dodatkowe informacje. Oto jak skonfigurować szablony wiadomości:

1. Zaloguj się do Extranetu lub aplikacji Pulse.
2. Kliknij zakładkę Obiekt w Extranecie lub Więcej w aplikacji Pulse, a następnie wybierz Preferencje dotyczące wiadomości.
3. Wybierz zakładkę Szablony wiadomości, a następnie kliknij przycisk Utwórz nowy szablon.
4. Stwórz swój szablon wiadomości – aby Ci to ułatwić, stworzyliśmy wstępnie wypełnione bloki informacyjne, które automatycznie uzupełniają szczegóły rezerwacji.
5. Potwierdź język – możesz wybrać dodatkowy język szablonu i załączyć obrazy.
6. Kliknij Kontynuuj.
7. Wpisz Nazwę szablonu i wybierz Temat szablonu.
8. Kliknij Zapisz szablon, aby sfinalizować.

Możesz zaktualizować lub usunąć szablony w zakładce Szablony wiadomości.

Film: Jak skonfigurować szablony wiadomości?

Aby ustawić czas wysyłania szablonu wiadomości, wykonaj następujące kroki:

1. Zaloguj się do Extranetu lub aplikacji Pulse.
2. Kliknij w zakładkę Obiekt i wybierz Preferencje dotyczące wiadomości.
3. Przejdź do zakładki Planer wysyłania szablonów i kliknij przycisk Ustaw czas wysyłania szablonu.
4. Wybierz, kiedy chcesz wysłać szablon, a następnie z rozwijanego menu wybierz szablon, który chcesz wysłać. Zobaczysz również podgląd wiadomości.
5. Kliknij Dodaj do grafiku, aby sfinalizować.

Film: Jak skonfigurować automatyczne wysyłanie szablonów wiadomości?

Zawsze możesz śledzić, które szablony wiadomości zostały wysłane do gości, ponieważ będą one automatycznie wyświetlane w Twojej skrzynce odbiorczej zarówno w Extranecie, jak i w aplikacji Pulse.

Uwaga: Upewnij się, że używasz tej samej nazwy do grupowania szablonów z różnymi opcjami językowymi. Pomaga nam to dopasować preferencje językowe gościa w automatycznej wiadomości. Używamy domyślnego języka, gdy szablon nie jest dostępny w preferowanym języku gościa. Zalecamy używanie angielskiego jako języka domyślnego, chyba że większość Twoich gości mówi w innym języku.

Tworzenie automatycznych odpowiedzi za pomocą szablonów

Odpowiedzi automatyczne to standardowe odpowiedzi, które można skonfigurować tak, aby odpowiadały na często zadawane pytania dotyczące parkowania, zameldowania i wymeldowania, rodzajów łóżek itp. Mogą zaoszczędzić czas i stworzyć lepsze wrażenia dla gości.

Odpowiedzi automatyczne są podzielone na odpowiedzi, które są zgodne z Twoimi zasadami lub te, które poza nie wykraczają. W przypadku tych pierwszych, automatyczna odpowiedź akceptująca prośbę gościa jest wysyłana do niego, gdy jest to zgodne z Twoimi zasadami rezerwacji. W tym drugim przypadku możesz sparować automatyczne odpowiedzi z szablonami wiadomości i innymi warunkami, aby odpowiadać na prośby gości, które wykraczają poza Twoje zwykłe zasady.

Aby skonfigurować automatyczne odpowiedzi, wykonaj następujące kroki:

1. Zaloguj się do Extranetu lub aplikacji Pulse.
2. Kliknij zakładkę Obiekt i wybierz Preferencje dotyczące wiadomości.
3. Przejdź do zakładki Automatyczne odpowiedzi i wybierz Ustawienia związane z danym tematem.
4. Zaznacz pole obok tematu, dla którego chcesz włączyć automatyczną odpowiedź.
5. Wybierz swoją preferowaną odpowiedź.
6. Kliknij Wybierz szablon, aby dołączyć szablon wiadomości do automatycznej odpowiedzi – możesz również stworzyć nowy szablon.
7. Kliknij Zapisz, aby sfinalizować.

Gdy do gości zostanie wysłana automatyczna odpowiedź, otrzymają ją jako e-mail i wiadomość na czacie Asystenta Bookingu. Możesz sprawdzić komunikację z gośćmi z wykorzystaniem automatycznych wiadomości w Poczcie w Extranecie lub aplikacji Pulse, jak również wysyłać im kolejną wiadomość w dowolnym momencie. Możesz również automatycznie wysyłać zaplanowane szablony do gości, aby udostępniać informacje w wybranym przez siebie czasie.

Konfigurowanie powiadomień o wiadomościach

Możesz spersonalizować rodzaje otrzymywanych od nas powiadomień, aby lepiej zarządzać swoimi rezerwacjami. Na przykład możemy wysłać Ci wiadomość tekstową dotyczącą rezerwacji last-minute lub e-mail dotyczący przyjazdu. Możemy także powiadomić Cię, gdy otrzymasz nową wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej.

Aby kontrolować ustawienia dotyczące powiadomień, wykonaj następujące kroki:

1. Zaloguj się do Extranetu lub aplikacji Pulse.
2. Kliknij Konto i wybierz Ustawienia dotyczące powiadomień.
3. Wybierz Tak lub Nie dla typu powiadomień, o których chcesz otrzymywać alerty. Gdy klikniesz Tak, pojawi się menu rozwijane, w którym możesz określić, kiedy i jak chcesz otrzymać to powiadomienie.
4. Kliknij Zapisz, aby sfinalizować.