Czy do moich obowiązków należy wystawianie gościom faktur?

W skrócie: Partnerzy Booking.com są zobowiązani dostarczyć swoim gościom faktury przy wymeldowaniu, jeśli wymagają tego lokalne przepisy. Co prawda rodzaj faktur różni się w zależności od lokalnych przepisów, należy pamiętać, że rezerwacje są formą umów prawnych pomiędzy partnerami i gośćmi, dlatego też partnerzy zobowiązani są do ich wystawiania na prośbę gości.

Kiedy gość dokonuje rezerwacji w obiekcie, rezerwacja staje się prawną umową między partnerem a gościem, w wyniku czego Booking.com nie może wystawiać faktur za rezerwacje partnerom lub ich gościom. Booking.com wystawia potwierdzenia płatności, ale ze względów prawnych tylko partnerzy zakwaterowania mogą wystawiać faktury dla swoich gości.

Uwaga: w sytuacjach, gdy partnerzy otrzymują płatności od gości za pośrednictwem przelewu bankowego, a wymeldowanie gościa następuje przed wpłynięciem środków, partnerzy mogą wystawić fakturę na podstawie dowodu zapłaty (np. kiedy przelew bankowy jest w toku). Na podstawie lokalnych przepisów, jeśli dowód zapłaty nie stanowi wystarczającej podstawy do wystawienia gościom faktur, partnerzy powinni poinformować gości, że faktury zostaną dostarczone pocztą elektroniczną po zakończeniu płatności przelewem bankowym.

W związku z tym, partnerzy zobowiązani są wystawić gościom fakturę przy wymeldowaniu, w formie papierowej, elektronicznej lub obu, w zależności od wymagań lokalnych przepisów. Ponadto w zależności od obowiązujących przepisów, faktury te mogą mieć formę faktur podatkowych lub rachunków.

Co z fakturami gości za rezerwacje opłacone za pomocą Płatności Online lub Płatności poprzez Booking.com?

Nawet w sytuacjach, gdy Booking.com obsługuje płatności dokonane przez gości, partnerzy są nadal zobowiązani wystawić gościom fakturę przy wymeldowaniu – w formie papierowej, elektronicznej lub obu, jeśli wymagają tego lokalne przepisy. Wynika to z faktu, że umowa dotycząca rezerwacji zawierana jest pomiędzy gościem a partnerem. 

Kilka istotnych informacji na temat faktur:

• Booking.com nie ponosi odpowiedzialności za wystawianie faktur i nie wysyła ​​faktur za rezerwację pokoju do Ciebie ani Twojego gościa. 
• Fakturę dla gościa należy wystawić na jego imię i nazwisko (lub na inne dane ustalone z gościem). 
• W przypadku płatności wirtualną kartą kredytową należnych Tobie imię i nazwisko posiadacza karty to zawsze „Booking.com (Agent)”. 

Co zrobić, jeśli nie jestem zarejestrowany jako płatnik VAT?

Do obowiązków partnera należy sprawdzenie, czy zgodnie z lokalnym prawem musi być zarejestrowany jako płatnik VAT.  Jeśli nie jest to wymagane, może zaistnieć potrzeba wystawienia faktury podatnika zwolnionego z VAT (lub rachunku).

Uwaga: moment, w którym gość jest obciążany, może mieć dla partnerów konsekwencje podatkowe, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jak postępować z podatkami lokalnymi oraz VAT.

Czy mogę wystawić tylko fakturę na kwotę rezerwacji nieuwzględniającą prowizji?

Bez względu na to, w jaki sposób partnerzy otrzymują płatności za rezerwacje (od gościa czy Booking.com), faktura dla gościa powinna zawsze uwzględniać całkowitą kwotę rezerwacji. 

Nawet w przypadku, gdy Booking.com pomniejsza wartość rezerwacji o kwotę prowizji, zanim przekaże płatność partnerowi, partner musi wystawić fakturę na całkowitą kwotę rezerwacji.

Czy mogę wystawić fakturę pod nazwą Booking.com, skoro otrzymuję płatność od Booking.com?

Jak określono w Ogólnych Warunkach Handlowych, Booking.com jedynie obsługuje płatności za zakwaterowanie i w imieniu obiektu. Dostawcą zakwaterowania jest partner. Booking.com nie (od-)sprzedaje pokoju. Dlatego, podobnie jak w przypadku, gdy gość płaci partnerowi bezpośrednio za rezerwację, partner będzie zobowiązany wystawić fakturę podatkową, jeżeli jest to wymagane przez prawo.