Como fazer alterações em quartos ou unidades

Atualizado 4 meses atrás
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Você pode fazer alterações, como adicionar, abrir, fechar e excluir quartos ou unidades exibidos na página da sua propriedade e definir a disponibilidade do quarto na extranet. É importante manter essa informação atualizada para aumentar ao máximo a visibilidade da sua propriedade e evitar overbooking.


O que você encontra neste artigo

Como adicionar um quarto ou uma unidade à sua propriedade

Como abrir ou fechar um quarto ou uma unidade para reservas

Como excluir um quarto ou uma unidade da sua propriedade


Como adicionar um quarto ou uma unidade à sua propriedade

Confira abaixo como adicionar um novo quarto ou unidade à sua propriedade por meio da nossa plataforma:

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Propriedade e em Dados dos quartos ou Configuração da propriedade
  3. Clique em Criar um quarto novo, Criar um apartamento novo ou Crie uma nova propriedade
  4. Insira os dados do novo quarto ou unidade e clique em Continuar
  5. Abaixo do novo quarto ou unidade, clique em Carregar fotos ou no ícone da câmera. Selecione as fotos que deseja adicionar

Vamos adicionar o novo quarto ou unidade na página da sua propriedade na hora. Antes que os viajantes possam reservá-lo, você precisará abri-lo para reservas. Para isso, siga as instruções na próxima seção deste artigo.


Como abrir ou fechar um quarto ou uma unidade para reservas

Dependendo do tipo de visualização de calendário que você usa na extranet, você pode abrir ou fechar um quarto ou uma unidade para reservas em datas específicas. Consulte as imagens abaixo para entender as diferentes visualizações de calendário. Clique no menu suspenso que exibe o nome da visualização atual e, depois, selecione o tipo para o qual gostaria de mudar.

Calendário com visualização em listaCalendário com visualização mensal
new_calendar_list_view_help
new_calendar_monthly_view

 

Calendário com visualização em lista

Confira abaixo como abrir ou fechar um quarto ou unidade para reservas em datas específicas, caso você use o calendário com visualização em lista:

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Tarifas e Disponibilidade e em Calendário
  3. As datas em verde são as que estão abertas e disponíveis para reserva. As datas em vermelho estão fechadas e indisponíveis para reservas. Clique no campo Status do quarto na data e no quarto ou na unidade que você deseja abrir ou fechar.
  4. A cor do campo vai mudar quando o status for atualizado. Se houver algum impedimento para abrir ou fechar o quarto ou unidade, uma janela pop-up vai aparecer com mais detalhes. Siga as instruções que constam na janela pop-up, depois clique em Salvar. A cor do campo vai mudar, confirmando que o status foi atualizado.

Você também pode usar o recurso de edição em massa para abrir ou fechar um quarto rapidamente por períodos mais longos. Veja como funciona:

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Tarifas e Disponibilidade e em Calendário
  3. Clique em Edição em massa, ao lado do quarto ou unidade que você deseja abrir ou fechar
  4. Insira as datas em que você quer abrir ou fechar o quarto ou unidade
  5. Clique em Status do quarto e selecione Abrir quarto ou Fechar quarto
  6. Clique em Salvar alterações e, depois, no X para sair da tela de Edição em massa

Se um quarto ou unidade não estiver disponível para reservas em uma data específica, e você quiser entender o motivo, verifique se algumas dessas indicações aparecem no campo de Status do quarto no calendário:

  • Fechada – você fechou essa unidade ou quarto manualmente
  • Sem inventário – você inseriu ‘0’ no número de quartos disponíveis para venda
  • Esgotada – você vendeu todas as unidades ou quartos que carregou para essa categoria
  • Falta a tarifas – você ainda não carregou tarifas para esse quarto ou unidade
  • Tarifa fechada – todos os seus planos de tarifa estão fechados ou inativos
  • Vários bloqueios – uma combinação desses fatores está impedindo a disponibilidade do quarto ou unidade

Para resolver esses problemas e disponibilizar seu quarto ou unidade novamente, clique no campo de Status do quarto. Uma janela pop-up vai abrir com mais informações.

 

Calendário com visualização mensal

Confira abaixo como abrir um quarto ou unidade para reservas, caso você use o calendário com visualização mensal:

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Tarifas e Disponibilidade e em Calendário
  3. No menu suspenso, selecione o quarto ou unidade que você deseja abrir ou fechar
  4. Selecione as datas em que você quer abrir ou fechar o quarto ou unidade. Você pode fazer isso arrastando as bolinhas azuis no próprio calendário ou inserindo as datas nos campos Data inicial e Data final
  5. Abaixo de Abrir ou fechar para reservas, selecione Aberta ou Fechada
  6. Clique em Salvar As datas selecionadas ficarão verdes no calendário, confirmando que agora estão abertas e disponíveis para reserva, ou vermelhas, se forem fechadas e ficarem indisponíveis para reservas.

Como excluir um quarto ou uma unidade da sua propriedade

Caso você tenha mudado sua propriedade e alguns dos seus quartos ou unidades não estejam mais disponíveis para reservas, é possível excluí-los da nossa plataforma. As medidas a serem tomadas dependem da existência ou não de reservas futuras para o quarto ou unidade.

Confira abaixo como excluir um quarto ou unidade se você não tiver nenhuma reserva futura para ele:

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Propriedade e em Dados dos quartos ou Configuração da propriedade
  3. Abaixo do quarto ou unidade que você deseja excluir, clique em Remover
  4. Uma janela pop-up vai aparecer. Clique em OK

Se houver reservas futuras para o quarto ou a unidade que você deseja remover, a opção Excluir não aparecerá, apenas Editar ou Carregar fotos. Você não poderá excluir permanentemente o quarto ou a unidade até que essas reservas sejam honradas e os hóspedes façam check-out. 

 

Para bloquear reservas (futuras), você deve remover toda a disponibilidade dessa categoria de quarto pelo calendário até poder excluir também a categoria de quarto. Veja o que você precisa fazer para não receber mais reservas para esse quarto ou unidade: 

  1. Faça login na extranet
  2. Clique em Tarifas e Disponibilidade e em Calendário
  3. Caso você não esteja usando o calendário com visualização em lista, clique no menu suspenso com o nome da visualização atual e selecione Visualização em lista
  4. Clique em Edição em massa, ao lado do quarto ou unidade que você deseja fechar
  5. No campo De, insira a data de hoje. No campo Até e incluindo, insira uma data que seja pelo menos alguns dias depois da data do último check-out das reservas futuras para esse quarto ou unidade
  6. Clique em Status do quarto e depois em Fechar quarto
  7. Clique em Salvar alterações e, depois, no X para sair da tela de Edição em massa

Depois que todas as suas próximas reservas para esse quarto ou essa unidade forem concluídas, você poderá seguir as etapas mencionadas acima para excluir permanentemente o quarto ou a unidade.

Se você precisar fechar um quarto ou unidade imediatamente, ainda que existam reservas futuras, essas reservas continuarão ativas. Nesse caso, você precisará acomodar os hóspedes em um quarto ou unidade do mesmo nível. Isso ajudará a garantir uma boa experiência de estadia para os hóspedes. Além disso, geralmente significa avaliações melhores por parte desses clientes.

Você criou um tipo de quarto ou unidade por engano ou ele foi duplicado por engano e, portanto, a reserva não pode ser honrada? Entre em contato com seus hóspedes para informar sobre o erro e propor uma solução alternativa. Uma sugestão seria abordar a situação como se fosse um overbooking

Adding a room or unit to your property

Here’s how to add a new room or unit to your property on our platform:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Click on Create a new room, Create a new apartment or Create a new property
  4. Enter the details of the new room or unit and then click on Continue
  5. Under your new room or unit, click on Upload photos or the camera icon and select photos to add

We’ll add your new room or unit to your property page right away. Before travellers can book it, you’ll need to open it for bookings using the instructions in the next part of this article.


Opening or closing a room or unit for bookings

Depending on the kind of calendar view you use in the extranet, you can open or close a room or unit for travellers to book on specific dates. Reference the images below to understand the different calendar views, click on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on the view you want to switch to.

If you use the list view calendar, here’s how to open or close a room or unit for travellers to book on specific dates:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. Dates that appear in green are currently open and bookable, and dates that appear in red are currently closed and not bookable. Click on the Room status field for the date and room or unit you want to open or close.
  4. The colour of the field will change when the status is updated. If something is stopping you from opening or closing the room or unit, a popup window will appear containing more details. Follow the instructions in this popup window, then click on Save. The colour of the field will change to confirm that the status has been updated.

You can also use bulk editing to quickly open or close a room or unit for longer periods. Here’s how to do it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar
  3. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to open or close
  4. Enter the dates you want to open or close the room or unit for
  5. Click on Room status and click on Open room or Close room
  6. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen

If a room or unit isn’t bookable on a particular date and you want to find out why, check to see which of these labels is displayed in the Room status field on the calendar:

  • Closed – you’ve manually closed this room or unit
  • No inventory – you’ve entered ‘0’ for the number of rooms available to sell
  • Sold out – you’ve sold all of the rooms or units of this type that you loaded
  • Price missing – you haven’t loaded any prices for this room or unit yet
  • Rate closed – all of your Rate Plans are closed or inactive
  • Multiple blockers – a combination of these issues is stopping your room or unit from being bookable

To quickly resolve these issues and make your room or unit open and bookable again, click on the Room status field to open a popup window with more information.

Here’s how to open a room or unit for travellers to book if you use the monthly view calendar:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. In the drop-down box, click on room or unit you want to open or close.
  4. Select the dates you want to open and close this room or unit for, either by dragging the two three-lined icons on the calendar itself or by entering the dates into the Start date and End date fields.
  5. Under Open or close for bookings, click on Open or Closed.
  6. Click on Save

The dates you selected will turn green on the calendar to confirm they are now open and bookable, or red to confirm they are now closed and not bookable.

Deleting a room or unit from your property

If you've made changes to your property and some of your rooms or units are no longer available to book, you can delete them from our platform. What you need to do depends on whether or not you have any upcoming reservations for this room or unit.

Here’s how to delete a room or unit if you don’t have any upcoming reservations for it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Under the room or unit you want to remove, click on Delete
  4. In the popup window, click on OK

If there are upcoming reservations for the room or unit you want to remove, you will not have the Delete option, only Edit or Upload photos. You won’t be able to permanently delete the room or unit until those reservations have been fulfilled and the guests checked out. 

 

In order to block (future) reservations, you must remove all availability for that room type via the Calendar until you can also delete the room type. Here’s what to do to make sure you don’t receive any more bookings for this room or unit: 

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. If you’re not already using the list view calendar, switch to it by clicking on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on List view.
  4. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to close.
  5. In the From field enter today’s date, and in the Up to and including field enter a date that’s at least a few days after the last check-out date for the upcoming reservations for this room or unit.
  6. Click on Room status and click on Close room.
  7. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen.

Once all of your upcoming reservations for this room or unit have been completed, you can permanently delete the room or unit by following steps mentioned above.

If you need to immediately and permanently delete a room or unit even though you have upcoming reservations for it, those reservations will remain active and you’ll need to accommodate those guests in a room or unit of the same standard. This will help you to make sure your guests have a good experience during their stay, and it usually means you’ll receive better reviews from those guests.

Have you created a room/unit type by mistake or it has been duplicated by mistake, hence a reservation cannot be fulfilled? You’ll need to connect with your guests to inform them about the mistake and propose an alternative solution, a suggestion would be to approach this as you would an overbooking

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