4 dicas úteis para comunicar eficazmente com os hóspedes antes da estadia

Saiba como iniciar uma conversa com um hóspede e criar uma boa primeira impressão ao enviar um e-mail antes da estadia. Reunimos algumas dicas sobre como conversar com os hóspedes de forma a definir expectativas adequadas, partilhar informações importantes e oferecer sempre uma ótima experiência ao hóspede.

Confira as configurações das suas mensagens

1. Crie um e-mail de boas-vindas

Os hóspedes nem sempre fazem uma reserva durante o seu horário de trabalho, no entanto ainda pode dar as boas-vindas aos seus clientes se configurar uma mensagem automática na sua extranet.

Pode escrever uma mensagem simples ou personalizada. Muitos parceiros gostam de ajudar os hóspedes a planear a visita ao incluir informações sobre o horário de check-in, trajetos até à propriedade e estacionamento. Além disso, se definir uma agenda de modelos, a sua mensagem pode ser enviada automaticamente sempre que uma nova reserva for efetuada.

2. Responda rapidamente às mensagens dos hóspedes

Uma resposta rápida é algo bastante valorizado pelos clientes – faz com que se sintam seguros e podem, até mesmo, deixar comentários com uma pontuação mais elevada, influenciando futuras reservas de outros viajantes.

Pode criar uma ótima experiência para os hóspedes – e economizar tempo – se definir respostas automáticas para as perguntas mais comuns.

Quando um pedido é processado com a utilização de respostas automáticas, o seu hóspede recebe um e-mail (ou uma mensagem pelo chatbot do Booking Assistant) confirmando se o pedido foi aprovado, rejeitado ou sujeito está a disponibilidade. Com cada uma dessas respostas, pode incluir – se necessário – modelos de mensagens para fornecer informações adicionais.

Caso queira gerir a sua propriedade independentemente do local em que se encontra, descarregue a nossa app Pulse para receber notificações push e responder aos hóspedes quando e onde quiser.

3. Economize tempo com modelos

Os nossos parceiros dizem-nos que, geralmente, a maior parte da comunicação com os hóspedes antes da estadia é relativa aos mesmos assuntos: custos com estacionamento, armazenamento de bagagem, como chegar até ao alojamento, etc.

Se configurar modelos de mensagens para as questões mais frequentes, é possível economizar tempo e responder aos hóspedes, em apenas alguns cliques, ao enviar respostas personalizadas, em vez de escrever a mesma informação diversas vezes.

Pode incluir imagens como anexos para oferecer informações adicionais aos hóspedes. Depois de configurar os modelos, tudo o que precisa fazer é selecionar o que quiser e clicar em "Enviar". Para simplificar ainda mais as coisas, também pode personalizar os modelos na extranet ao adicionar variáveis para o nome do hóspede, horário de check-in, nome da propriedade e muito mais.

4. Acompanhe a sua Percentagem de Respostas

Sabemos que os hóspedes querem realmente receber respostas rápidas para os seus pedidos e mensagens.

Para ajudar a garantir que está a responder rapidamente aos hóspedes, exibimos uma Percentagem de Respostas na secção "Mensagens dos clientes" na "Caixa de entrada" da sua extranet.

Ao responder aos hóspedes assim que possível, irá melhorar a sua Percentagem de Respostas, assim como a experiência geral dos hóspedes. Para além disso, vimos que os parceiros que têm pontuações elevadas também tendem a ter menores taxas de cancelamento e comentários com avaliações superiores.