4 sfaturi pentru o comunicare eficientă cu oaspeții înainte de sejur

Aflați cum să începeți o conversație cu oaspeții și să le lăsați o impresie bună printr-un e-mail înainte de sosire. Am adunat câteva sfaturi despre cum să discutăm cu oaspeții pentru a stabili așteptările corecte, pentru a împărtăși informații importante și pentru a oferi o experiență excelentă.

Verificați-vă setările mesajelor

1. Configurați un e-mail de întâmpinare

Oaspeții nu vor face întotdeauna o rezervare în timpul programului dumneavoastră, dar le puteți oferi o primire călduroasă dacă setați un mesaj automat de întâmpinare în extranet.

Puteți face mesajul oricât de simplu și de personalizat doriți. Multor parteneri le place să ajute oaspeții să-și planifice vizita, incluzând informații despre ora de check-in, indicații de orientare la proprietate și parcare. În plus, dacă setați un mesaj-șablon programat, acesta poate fi trimis automat de fiecare dată când este efectuată o rezervare.

2. Răspundeți prompt la mesajele oaspeților

Un răspuns rapid are un impact excelent asupra oaspeților. Trimiterea unui răspuns prompt îi va liniști și poate duce chiar la scoruri mai mari în evaluări – influențând și alți călători să rezerve.

Puteți crea o experiență extraordinară pentru oaspeți – și puteți economisi timp – dacă setați răspunsuri automate la cele mai frecvente întrebări.

Când o cerere este procesată utilizând răspunsuri automate, oaspetele primește un e-mail (sau un mesaj prin chatbot-ul Asistentul Booking), prin care i se va confirma dacă cererea i s-a aprobat, i-a fost respinsă sau este în funcție de disponibilitate. Cu fiecare dintre aceste răspunsuri, puteți include mesaje-șablon pentru a furniza orice informații suplimentare care pot fi necesare.

Dacă doriți să vă administrați proprietatea din mers, puteți să descărcați aplicația noastră Pulse pentru a primi notificări push și a le răspunde oaspeților oricând doriți și oriunde ați fi.

3. Economisiți timp cu mesajele-șablon

Partenerii noștri ne spun adesea că majoritatea comunicărilor dinaintea sejurului se referă la aceleași subiecte – costul parcării, depozitarea bagajelor, cum se ajunge la proprietate etc.

Dacă setați mesaje-șablon pentru cele mai frecvente întrebări, puteți economisi timp și răspunde oaspeților prin doar câteva clicuri, trimițând răspunsuri personalizate, în loc să scrieți aceleași lucruri iar și iar.

Puteți include și imagini, pentru a le oferi oaspeților informații suplimentare. După ce ați configurat mesajele-șablon, mai trebuie doar să-l selectați pe cel dorit și să apăsați pe „Trimitere”. Pentru a face lucrurile mai ușoare, puteți, de asemenea, să vă personalizați mesajele-șablon în extranet, adăugând înlocuitori pentru numele oaspetelui, ora de check-in, numele proprietății și multe altele.

4. Monitorizați-vă Scorul răspunsurilor

Știm din cercetări că oaspeții apreciază foarte mult răspunsurile rapide la cererile și mesajele lor.

Pentru a vă ajuta să vă asigurați că răspundeți în timp util oaspeților, vom afișa Scorul răspunsurilor în secțiunea „Conversații cu oaspeții” în tab-ul „Inbox” din extranet.

Răspunzându-le oaspeților cât mai prompt posibil, vă veți îmbunătăți Scorul răspunsurilor, precum și experiența generală a oaspeților. În plus, am văzut că partenerii cu scoruri ridicate tind să aibă rate de anulare mai mici și scoruri mai mari din evaluări.