Как вносить изменения в номера или номерные единицы

Обновлено 3 мес. назад
Сохранить

В Экстранете вы можете добавлять, удалять, открывать или закрывать для бронирования номера или номерные единицы, отображаемые на странице вашего объекта размещения, а также устанавливать наличие мест. Чтобы максимально увеличить заметность вашего объекта и избежать накладок с бронированиями, важно своевременно обновлять эту информацию.


Содержание статьи

Как добавить номер (номерную единицу)

Как открыть или закрыть номер (номерную единицу) для бронирования

Как удалить номер (номерную единицу)


Как добавить номер (номерную единицу)

Чтобы добавить новый номер или номерную единицу на нашей платформе, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Откройте вкладку «Объект размещения» и нажмите «О номерах» или «Планировка варианта размещения».
  3. Нажмите «Создать новый тип номера», «Создать новый тип апартаментов» или «Создать новый объект размещения».
  4. Заполните информацию о новом номере (номерной единице) и нажмите «Продолжить».
  5. Под добавленным номером (номерной единицей) нажмите на «Загрузить фотографии» или на значок камеры и выберите снимки.

Новый номер (номерная единица) сразу же появится на странице вашего объекта. Чтобы путешественники смогли его забронировать, вам нужно будет открыть номер для бронирования — посмотрите инструкции в следующей части этой статьи.


Как открыть или закрыть номер (номерную единицу) для бронирования

В зависимости от вида календаря, который вы используете в Экстранете, вы можете открыть или закрыть номер (номерную единицу) для бронирования на определенные даты. Изображения, представленные ниже, помогут понять разницу между календарями. Чтобы изменить вид календаря, нажмите на выпадающее меню с названием текущего типа календаря и выберите желаемый.

Календарь в виде спискаКалендарь с обзором за месяц
new_calendar_list_view_help
new_calendar_monthly_view

 

Как использовать календарь в виде списка

Если вы используете календарь в виде списка, чтобы открыть или закрыть номера (номерные единицы) для бронирования на определенные даты, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Нажмите «Тарифы и номера», а затем нажмите «Календарь».
  3. Даты, отмеченные зеленым цветом, открыты для бронирования, красным — закрыты. Нажмите поле «Статус номера» для даты и номера (номерной единицы), который хотите открыть или закрыть для бронирования.
  4. Цвет поля изменится, когда вы обновите статус. Если по каким-то причинам номер (номерную единицу) нельзя открыть или закрыть, вы увидите всплывающее окно с информацией об этом. Выполните инструкции, приведенные в этом окне, а затем нажмите «Сохранить». Цвет поля изменится, когда статус номера обновится.

Чтобы быстро открывать и закрывать номера и номерные единицы на длительные периоды, воспользуйтесь функцией редактирования списком. Для этого выполните следующие действия:

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Нажмите «Тарифы и номера», а затем нажмите «Календарь».
  3. Нажмите на кнопку «Редактирование списком» рядом с номером (номерной единицей), который хотите открыть или закрыть.
  4. Укажите даты.
  5. Нажмите на «Статус номера», а затем выберите «Открыть номер» или «Закрыть номер».
  6. Нажмите «Сохранить изменения» и затем на Х, чтобы закрыть панель «Редактирование списком».

Если номер (номерная единица) закрыт для бронирования на конкретную дату и вы хотите узнать почему, посмотрите, какое из этих предупреждений отображается в поле «Статус номера» в календаре:

  • Закрыто — вы сами вручную закрыли этот номер (номерную единицу).
  • Нет мест — вы указали «0» в качестве количества доступных номеров.
  • Распродано — все загруженные номера этого типа распроданы.
  • Не указана цена — вы не загрузили цены для этого номера (номерной единицы).
  • Тариф закрыт — все тарифы закрыты или неактивны.
  • Есть блокировки — сразу несколько приведенных выше причин делают ваш номер (номерную единицу) недоступным для бронирования.

Чтобы быстро устранить эти проблемы и открыть номер (номерную единицу) для бронирования, нажмите поле «Статус номера» и посмотрите подробную информацию в появившемся окне.

 

Как использовать календарь с обзором за месяц

Если вы используете календарь с обзором за месяц, чтобы открыть или закрыть номера (номерные единицы) для бронирования, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Нажмите «Тарифы и номера», а затем нажмите «Календарь».
  3. В выпадающем списке выберите номер (номерную единицу), который хотите открыть или закрыть.
  4. Выберите даты, на которые хотите открыть или закрыть его: для этого переместите значки с тремя вертикальными черточками в календаре или укажите диапазон дат в полях «С» и «По».
  5. Под заголовком «Открыть/закрыть для бронирования» выберите «Открыто» или «Закрыто».
  6. Нажмите «Сохранить». Цвет выбранных дат в календаре изменится на зеленый, если вы их открыли, и на красный, если закрыли.

Как удалить номер (номерную единицу)

Если в силу каких-то изменений номер (номерную единицу) больше нельзя забронировать, вы можете удалить его с нашей платформы. Действия зависят от того, есть ли у вас предстоящие бронирования для этого номера (номерной единицы).

Чтобы удалить номер (номерную единицу), для которого у вас нет предстоящих бронирований, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Откройте вкладку «Объект размещения» и нажмите «О номерах» или «Планировка варианта размещения».
  3. Нажмите «Удалить» под соответствующим номером (номерной единицей).
  4. Во всплывающем окне нажмите «ОК».

Если для номера (номерной единицы), который вы хотите удалить, есть предстоящие бронирования, вы не увидите варианта«Удалить». Вам будут доступны только варианты «Редактировать» и «Загрузить фотографии». Вы не сможете окончательно удалить номер или номерную единицу до тех пор, пока эти бронирования не будут завершены, а гости не выполнят регистрацию отъезда. 

 

Чтобы заблокировать (будущие) бронирования, вам необходимо удалить все сведения о наличии мест для этого типа номера в Календаре, чтобы появилась возможность удалить требуемый тип номера. Чтобы вы больше не получали бронирования для номера или номерной единицы, выполните следующие действия: 

  1. Войдите в Экстранет.
  2. Нажмите «Тарифы и номера», а затем нажмите «Календарь».
  3. Переключитесь на календарь в виде списка, если еще его не используете: нажмите на выпадающее меню с названием текущего типа календаря и выберите «Список».
  4. Нажмите на кнопку «Редактирование списком» рядом с номером (номерной единицей), который хотите закрыть.
  5. В поле «С» укажите сегодняшнее число, а в поле «До (включительно)» дату по крайней мере через пару дней после отъезда по последнему предстоящему бронированию для этого номера (номерной единицы).
  6. Нажмите на «Статус номера», а затем выберите «Закрыть номер».
  7. Нажмите «Сохранить изменения» и затем на Х, чтобы закрыть панель «Редактирование списком».

После того как все предстоящие бронирования этого номера (номерной единицы) будут завершены, вы сможете окончательно удалить его, выполнив действия, приведенные выше.

Если вам нужно срочно удалить номер (номерную единицу), несмотря на наличие бронирований, бронирования останутся активными, и вам нужно будет разместить по ним гостей в номерах (номерных единицах) той же категории. Так вы оставите у постояльцев отличные впечатления, которые часто находят отражение в хороших отзывах.

Вы создали тип номера (номерную единицу) по ошибке или он был ошибочно продублирован, и поэтому бронирование не может быть выполнено? В этом случае вам необходимо связаться со своими гостями, чтобы сообщить им об ошибке и предложить альтернативное решение. Рекомендуем вам разрешить эту ситуацию таким образом, как если бы вы столкнулись с овербукингом

Adding a room or unit to your property

Here’s how to add a new room or unit to your property on our platform:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Click on Create a new room, Create a new apartment or Create a new property
  4. Enter the details of the new room or unit and then click on Continue
  5. Under your new room or unit, click on Upload photos or the camera icon and select photos to add

We’ll add your new room or unit to your property page right away. Before travellers can book it, you’ll need to open it for bookings using the instructions in the next part of this article.


Opening or closing a room or unit for bookings

Depending on the kind of calendar view you use in the extranet, you can open or close a room or unit for travellers to book on specific dates. Reference the images below to understand the different calendar views, click on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on the view you want to switch to.

If you use the list view calendar, here’s how to open or close a room or unit for travellers to book on specific dates:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. Dates that appear in green are currently open and bookable, and dates that appear in red are currently closed and not bookable. Click on the Room status field for the date and room or unit you want to open or close.
  4. The colour of the field will change when the status is updated. If something is stopping you from opening or closing the room or unit, a popup window will appear containing more details. Follow the instructions in this popup window, then click on Save. The colour of the field will change to confirm that the status has been updated.

You can also use bulk editing to quickly open or close a room or unit for longer periods. Here’s how to do it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar
  3. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to open or close
  4. Enter the dates you want to open or close the room or unit for
  5. Click on Room status and click on Open room or Close room
  6. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen

If a room or unit isn’t bookable on a particular date and you want to find out why, check to see which of these labels is displayed in the Room status field on the calendar:

  • Closed – you’ve manually closed this room or unit
  • No inventory – you’ve entered ‘0’ for the number of rooms available to sell
  • Sold out – you’ve sold all of the rooms or units of this type that you loaded
  • Price missing – you haven’t loaded any prices for this room or unit yet
  • Rate closed – all of your Rate Plans are closed or inactive
  • Multiple blockers – a combination of these issues is stopping your room or unit from being bookable

To quickly resolve these issues and make your room or unit open and bookable again, click on the Room status field to open a popup window with more information.

Here’s how to open a room or unit for travellers to book if you use the monthly view calendar:

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. In the drop-down box, click on room or unit you want to open or close.
  4. Select the dates you want to open and close this room or unit for, either by dragging the two three-lined icons on the calendar itself or by entering the dates into the Start date and End date fields.
  5. Under Open or close for bookings, click on Open or Closed.
  6. Click on Save

The dates you selected will turn green on the calendar to confirm they are now open and bookable, or red to confirm they are now closed and not bookable.

Deleting a room or unit from your property

If you've made changes to your property and some of your rooms or units are no longer available to book, you can delete them from our platform. What you need to do depends on whether or not you have any upcoming reservations for this room or unit.

Here’s how to delete a room or unit if you don’t have any upcoming reservations for it:

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Property and then click on Room details or Property layout
  3. Under the room or unit you want to remove, click on Delete
  4. In the popup window, click on OK

If there are upcoming reservations for the room or unit you want to remove, you will not have the Delete option, only Edit or Upload photos. You won’t be able to permanently delete the room or unit until those reservations have been fulfilled and the guests checked out. 

 

In order to block (future) reservations, you must remove all availability for that room type via the Calendar until you can also delete the room type. Here’s what to do to make sure you don’t receive any more bookings for this room or unit: 

  1. Log in to the extranet.
  2. Click Rates & Availability or Calendar & Pricing and then on Calendar.
  3. If you’re not already using the list view calendar, switch to it by clicking on the drop-down box that displays the name of the view you’re currently using and then click on List view.
  4. Click on Bulk edit next to the room or unit you want to close.
  5. In the From field enter today’s date, and in the Up to and including field enter a date that’s at least a few days after the last check-out date for the upcoming reservations for this room or unit.
  6. Click on Room status and click on Close room.
  7. Click on Save changes and then click on X to leave the Bulk edit screen.

Once all of your upcoming reservations for this room or unit have been completed, you can permanently delete the room or unit by following steps mentioned above.

If you need to immediately and permanently delete a room or unit even though you have upcoming reservations for it, those reservations will remain active and you’ll need to accommodate those guests in a room or unit of the same standard. This will help you to make sure your guests have a good experience during their stay, and it usually means you’ll receive better reviews from those guests.

Have you created a room/unit type by mistake or it has been duplicated by mistake, hence a reservation cannot be fulfilled? You’ll need to connect with your guests to inform them about the mistake and propose an alternative solution, a suggestion would be to approach this as you would an overbooking

Эта статья полезна?