Allt du behöver veta om dubbelbokningar

Ibland sker det dubbelbokningar, även kallade överbokningar, men det finns några saker du kan göra för att förhindra att detta händer. I den här artikeln förklarar vi vad som kan orsaka dubbelbokningar, hur du undviker dem och vad du kan göra när du fått en dubbelbokning.

Artikelns innehåll

Vad är en dubbelbokning?

En dubbelbokning innebär att flera bokningar har gjorts för samma rum eller boendeenhet under samma natt. Om två separata gäster bokar samma rum eller boendeenhet kan det uppstå problem för både din verksamhet och de som vill övernatta på ditt boende. 

De flesta problem relaterade till dubbelbokningar uppstår i samband med registreringen av ett boende. Faktum är att 25 % av våra partners får dubbelbokningar under sitt första år på vår plattform. Så även om du inte har stött på det här ännu kan det vara bra att veta hur du ska göra ifall problemet skulle uppstå.

Det här är två av de vanligaste orsakerna till dubbelbokningar:

• Tillgängligheten är inte synkroniserad mellan olika kanaler
  En kund bokar via vår plattform, men boendeenheten visas fortfarande som tillgänglig på andra plattformar, eller vice versa. Det innebär att rummet eller enheten fortfarande kan bokas, trots att det inte finns någon tillgänglighet. Detta kan enkelt undvikas om du exporterar eller importerar en kalender och sedan synkroniserar den med dina kalendrar i andra kanaler.
• Felaktig kalenderinställning
  Risken för dubbelbokningar ökar om din tillgänglighet inte är korrekt och uppdaterad. Vi rekommenderar att du dubbelkollar din tillgänglighet och dina villkor innan du öppnar ditt boende för bokningar.

Så undviker du en dubbelbokning

Det finns flera olika sätt att förhindra dubbelbokningar:

• Se till att din tillgänglighet är korrekt och uppdaterad innan du gör ditt boende öppet och bokningsbart.
• När du får en bokning via en plattform måste du uppdatera din tillgänglighet överallt.
• Synkronisera dina kalendrar automatiskt med hjälp av en channel manager.
• Om du inte använder en channel manager kan du synkronisera dina kalendrar manuellt med jämna mellanrum. 
• Ladda ner vår mobilapp Pulse så kan du hantera dina bokningar när som helst, var som helst.

Tänk på att när en gäst bokar en vistelse via vår plattform så bekräftas bokningen direkt av oss, och du kommer inte att kunna avvisa den. Därför bör du se till att din tillgänglighet alltid är uppdaterad.

Så hanterar du en dubbelbokning

När du upptäcker att du har fått en dubbelbokning är det viktigt att agera snabbt så att din gäst inte lämnas utan någonstans att bo. Det finns flera olika sätt att lösa problemet, beroende på vilka alternativ som är tillgängliga. 

I samtliga fall är det viktigt att du kontaktar kundservice – på så sätt kan vi hålla oss uppdaterade om situationen och hjälpa dig med eventuella problem som kan uppstå.

Du har andra rum eller boendeenheter tillgängliga

Den bästa lösningen är om du kan erbjuda kunden ett annat rum eller en annan boendeenhet som håller samma eller bättre standard, utan att kunden behöver betala något extra. Försök också att förse gästerna med alla faciliteter som de hade i sin ursprungliga bokning, t.ex. balkong eller eget badrum.

Glöm inte att kontakta kundservice så att bokningen kan markeras som en dubbelbokning.

Du har inga andra rum eller enheter tillgängliga

Om du inte har några andra rum eller boendeenheter tillgängliga är det ditt ansvar att hitta ett boende med samma eller bättre standard och täcka alla kostnader. Det är också bra om du kan ordna transport till det nya boendet, annars kan du behöva ersätta transportkostnaden senare. 

Om du behöver omplacera en gäst ska du ringa till vår kundservice och tala om vad som har hänt. Vi kommer att behöva följande uppgifter:

• Gästen fullständiga namn.
• Uppgifter om var gästen har omplacerats.
• Rumstyp på det nya boendet.
• Annan viktig information, till exempel extrakostnader.

Vi rekommenderar följande hålltider när du ska hantera en dubbelbokning:

• Om din gäst anländer inom 24 timmar bör du försöka lösa situationen inom 30 minuter.
• Om din gäst anländer inom en till sju dagar bör du försöka lösa situationen inom två timmar.
• Om din gäst anländer om mer än sju dagar bör du försöka lösa situationen inom 24 timmar.

Vad händer om jag inte kan hitta något boende i närheten?

Ta kontakt med vår kundservice så ska vi göra vårt bästa för att hjälpa dig med att hitta ett alternativ till samma pris. Om vi inte kan hitta något alternativ i samma prisklass kommer ditt boende att faktureras för eventuella extrakostnader, till exempel om det nya rummet är dyrare eller om gästen behöver transport.

Vilka kostnader kan uppstå vid en dubbelbokning?

I följande fall tar vi inte ut någon provision för en dubbelbokning:

• Om ditt boende har funnits på vår plattform i färre än 30 dagar.
• Om du har haft max fyra dubbelbokningar på 12 månader.

I andra fall kommer ditt boende att debiteras provision för bokningen.

Tilläggskostnader

Kostnaderna varierar från fall till fall, men om du inte har ett annat rum eller en annan boendeenhet tillgänglig måste du stå för kostnaderna för det nya boendet. Du kan också behöva betala för att omplacera gästen.

Om du har några frågor kan du kontakta oss via meddelandefunktionen.