Så återbetalar du virtuella betalkort

Vi erbjuder en guidad 60- till 90-dagarsprocess för återbetalningar av virtuella betalkort. Processen är utformad för skapa klarhet och tydlighet kring ditt kassaflöde och ge dig tillräckligt med tid för att hantera återbetalningar och undvika chargebacks.

Artikelns innehåll

När behöver du återbetala virtuella betalkort?

Om du redan har debiterat ett virtuellt betalkort måste du återbetala det i följande två situationer:

1. Du har gått med på att avstå från tillämpliga avgifter när en bokning avbokas eller ändras eller vid utebliven ankomst.
2. En bokning avbokas på grund av force majeure. I dessa fall ska gäster inte behöva betala för kostnader eller avgifter för vistelser som de inte kunde genomföra. Vi kommer att avstå från all provision i samband med dessa bokningar.

I båda fallen kommer vi att betala tillbaka pengarna till gästen, och du kommer att behöva återbetala det virtuella betalkort som är kopplat till bokningen.

Så återbetalar du virtuella betalkort

Du kan återbetala virtuella betalkort på samma sätt som vanliga betalkort. Du kan göra detta på två sätt i extranätet.

Via fliken Ekonomi:

1. Logga in på extranätet.
2. Klicka på Ekonomi och sedan på Hantering av virtuella betalkort.
3. Klicka på Virtuella betalkort som ska återbetalas för att se alla virtuella betalkort du ska återbetala samt orsaken till återbetalningen, en tidsfrist och beloppet som ska återbetalas.
4. Välj Se kortuppgifter och genomför återbetalningen med hjälp av din kortterminal.

Via fliken Bokningar:

1. Logga in på extranätet.
2. Klicka på Bokningar och välj sedan ett bokningsnummer för att komma till sidan med bokningsuppgifterna.
3. Klicka på Se kortuppgifter och ange uppgifterna för det virtuella betalkortet för att genomföra återbetalningen med hjälp av din kortterminal.

Du kan återbetala det virtuella betalkortet även om kortets utgångsdatum har passerat – det enda du behöver göra är att ange aktuell månad som utgångsdatum istället. Vi återbetalar sedan pengarna till gästen.

Det här kan du göra om det uppstår problem vid återbetalning av virtuella betalkort

Om du har problem med att återbetala ett virtuellt betalkort kan du behöva kontakta din betaltjänstleverantör för att ta reda på vad som är fel och lösa problemet. Återbetalningsprocessen kan också se annorlunda ut beroende på ditt POS-system eller din kortterminal. Vi rekommenderar att du kontaktar din bank eller ditt finansiella institut om du behöver hjälp.

Här är några vanliga situationer som kan orsaka problem:

1. Din kortterminal är blockerad. Blockeringen beror oftast på något av följande:

• Du har redan debiterat det virtuella betalkortet tidigare. Varje virtuellt betalkort kan bara användas en gång. Efter det är transaktionsinformationen inte längre tillgänglig via din kortterminal.
• Beloppet du försöker återbetala är högre än det tillgängliga saldot på det virtuella betalkortet.
• Det är inte möjligt att återbetala virtuella betalkort via din leverantör.

1. Du får ett okänt felmeddelande i kortterminalen.

• Om detta händer, och din betaltjänstleverantör inte kan hjälpa dig, kan du försöka igen senare eller dagen efter.

1. Täckning saknas på ditt konto.

• Du har 60–90 dagar på dig att återbetala virtuella betalkort. Se till att det finns tillräckligt med pengar på ditt konto före förfallodatumet för att undvika en chargeback.

Om du inte återbetalar ett virtuellt betalkort i tid kommer vi att initiera en chargebackprocess för att få in beloppet som saknas.

Så bestrider du en återbetalning av ett virtuellt betalkort

Du måste återbetala ett virtuellt betalkort i de fall då en bokning avbokats eller ändrats, och vi har återbetalat gästen. Beloppet vi betalade ut till dig via ett virtuellt betalkort måste då betalas tillbaka för att undvika en chargeback. Om du inte håller med om en återbetalning kan du kontakta ditt lokala supportteam för att få hjälp.

Vad händer om du har gjort en återbetalning direkt till gästen?

Anledningen till att du blir ombedd att återbetala ett virtuellt betalkort är att vi redan har återbetalat gästen. Om du själv har återbetalat en gäst ska du be personen att betala tillbaka beloppet till dig. Annars kommer gästen att få en dubbel återbetalning. Du måste fortfarande återbetala det virtuella betalkortet för att undvika en chargeback.

Vad händer om du inte återbetalar ett virtuellt betalkort?

Vi skickar dig påminnelser om att återbetala det virtuella betalkortet i två–tre månader efter att vi har återbetalat gästen. Om du inte gör återbetalningen i tid eller inte återbetalar hela beloppet kommer vi att initiera en chargebackprocess för att få in det utestående beloppet.

Du kan också förlora din behörighet att debitera virtuella betalkort före incheckningsdatumet vid framtida bokningar.

Vad är en chargeback?

En chargeback innebär att en debitering av ett kredit- eller debetkort återkallas av en auktoriserad bank. Den här processen används för att lösa tvister mellan handlare och konsumenter. 

När en bank har godkänt en chargeback kommer banken att återbetala det ursprungliga beloppet till kortinnehavaren – det vill säga oss, i det här fallet. Vi kommer att initiera en chargebackprocess om vi har återbetalat en gäst, men du inte har återbetalat det virtuella betalkort som är kopplat till bokningen i tid. Vi kommer att skicka två påminnelser via mejl innan vi inleder en chargebackprocess.

Hur ser tidslinjen ut för en chargeback?

När vi har återbetalat en gäst kommer du att få ett mejl med instruktioner om hur du återbetalar det virtuella betalkort som är kopplat till bokningen. Du har 60–90 dagar på dig att genomföra återbetalningen. Under denna period kommer vi att skicka två påminnelser via mejl.

Här är en sammanfattning av de utskick du kommer att få:

• Dagen som gästen återbetalas: Du får ett mejl med en bekräftelse på att gästen har återbetalats och information om hur du återbetalar det relaterade virtuella betalkortet.
• Första påminnelsen: Den tredje dagen i den efterföljande månaden skickar vi ett påminnelsemejl med all information du behöver för att genomföra återbetalningen. 
• Andra påminnelsen: Den 15 i månaden efter att vi skickade den första påminnelsen kommer vi att skicka en översikt över utestående återbetalningar med en begäran om att du genomför dem för att undvika chargebacks. 
• Chargebackprocessen inleds: Den 30 samma månad kommer vi att skicka uppgifterna om de utestående återbetalningarna till vår betalkortsutgivare och betaltjänstleverantören och påbörja chargebackprocessen.

Extraavgifter i samband med chargebacks

Betaltjänstleverantörer tar vanligtvis ut en avgift för att behandla en chargeback. Avgiften varierar beroende på dina betalningsinställningar. För att undvika denna extra avgift rekommenderar vi att du återbetalar virtuella betalkort innan det angivna förfallodatumet.

Mer information om virtuella betalkort och betalningar

Allt du behöver veta om virtuella betalkort 

Kostnadsbesparingar och tidigare aktiveringsdatum för virtuella betalkort

Så fungerar onlinebetalningar 

Läs våra vanliga frågor om betalningar