Allt du behöver veta om att minska antalet avbokningar

Hjälpguide 

Vi hanterar avbokningar tillsammans

När man driver ett boende kan avbokningar lätt skapa huvudbry. Många avbokningar är oundvikliga eftersom gästerna helt enkelt får ändrade planer, men det finns åtgärder du kan vidta för att minska antalet avbokningar och undvika sådana som har en negativ inverkan på dina resultat – det vill säga sista minuten-avbokningar och uteblivna ankomster då du inte har möjlighet att täcka upp de förlorade intäkterna. I den här guiden förklarar vi vilka verktyg som finns för att du proaktivt ska kunna undvika dessa situationer och säkra dina intäkter.

Få insikt i ditt boendes avbokningar

Få värdefulla insikter i rapporten “Avbokningstrender”

Om du vill förbättra ditt resultat när det gäller avbokningar, rekommenderar vi att du börjar med att ta en titt på avbokningsmönstret på ditt boende. Om du är osäker på om det till exempel är sista minuten-avbokningar eller avbokningar från gäster som bokar långt i förväg som har störst inverkan på din verksamhet, så har vi ett verktyg som hjälper dig att identifiera din specifika utmaning.

På extranätet under fliken “Analyser” hittar du rapporten "Avbokningstrender". Där kan du se analyser av dina bokningar samt få en översikt över:

  • Din övergripande avbokningsfrekvens och antalet uteblivna ankomster.

  • När avbokningarna sker.

  • Hur ditt boende står sig jämfört med liknande boenden i ditt område.

Så tolkar du rapporten “Avbokningstrender”

För att ta reda på vad du kan förbättra kan du börja med att jämföra diagrammet “Samtliga bokningar” med din jämförelsegrupp och din marknad och se över deras avbokningar och uteblivna ankomster. På så sätt får du en djupare förståelse för avbokningsmönstret i din region. Sedan kan du kontrollera:

  • Bokningsstatus: Finns det särskilda bokningsfönster med fler avbokningar än genomförda vistelser?

  • Avbokningar innan incheckning: Finns det specifika perioder innan incheckning då de flesta avbokningar sker?

Du kan använda denna data för att rikta in dig på specifika avbokningsmönster och fatta välgrundade beslut som kan förbättra ditt boendes resultat överlag.

Tips: Se över rapporten “Avbokningstrender” med jämna mellanrum. Fokusera på sådant som skiljer sig från resten av din marknad, och bestäm hur många sista minuten-avbokningar och uteblivna ankomster som är en acceptabel nivå för ditt boende.

Exempel: I det här fallet har partnern använt rapportens jämförelsefunktion för att utvärdera sitt boendes resultat i förhållande till sin jämförelsegrupp.

Image
cancellations report - reservations

Boendets avbokningsfrekvens är 35,4 % – vilket innebär att drygt 35 av 100 bokningar avbokas, medan den genomsnittliga avbokningsfrekvensen i boendets jämförelsegrupp bara ligger på 25,3 %. Eftersom boendet har en högre avbokningsfrekvens än jämförelsegruppen finns det utrymme för förbättring. Boendet skulle också kunna förbättra sina resultat genom att minska frekvensen för antalet uteblivna ankomster från 2,5 % till så nära 0 % som möjligt.

Var proaktiv och förhindra avbokningar

Med rapporten “Avbokningsfrekvenser” får du djupare insikt i:

  • Din övergripande avbokningsfrekvens och antalet uteblivna ankomster.

  • När avbokningarna sker.

  • Hur ditt boende står sig jämfört med liknande boenden i ditt område.

Så fort du har koll på ditt boendes avbokningsmönster kan du vidta rätt åtgärder för att förhindra avbokningar, minska dess inverkan på ditt resultat och säkra dina intäkter. Du bestämmer alltid över vilka priser, villkor och åtgärder som bäst passar din verksamhet. På så sätt kan du hantera avbokningar utan att vara för restriktiv och således gå miste om bokningar.

Så här kan du minska antalet avbokningar

Hantera dina avbokningsvillkor

Du har flexibiliteten att specificera huruvida du erbjuder gratis avbokning eller inte, inom vilka tidsramar detta gäller och vilka avgifter som ska tillämpas om gästen inte dyker upp.

Tips: När du ser över dina avbokningsvillkor kan du rikta in dig på specifika bokningsfönster eller perioder som har hög avbokningsfrekvens. Du hittar denna information i rapporten “Avbokningstrender”.

 


Överväg att erbjuda priser utan återbetalning

För att locka fler gäster kan du erbjuda både flexibla prisvillkor och priser utan återbetalning. Gäster som bokar alternativ utan återbetalning är generellt sätt mer benägna att genomföra sina vistelser eftersom de måste betala för att avboka, ändra bokningar eller om de inte skulle dyka upp.

Priser utan återbetalning är attraktiva bland bokare och det kan öka din synlighet i sökmotorer. I genomsnitt minskar antalet avbokningar med minst 9 % bland partners som lägger till en prisplan utan återbetalning, och antalet bokningar ökar med minst 5 %.

Priser utan återbetalning är vanligtvis billigare än priser med gratis avbokning, men du kommer troligtvis att tjäna på prisskillnaden då du får fler garanterade bokningar och högre intäkter överlag.

Tips: Om det är bokningarna som bokas långt i förväg som avbokas mest kan du prova att erbjuda ett rabatterat pris utan återbetalning för dessa bokningsfönster. På så sätt kan du säkra bokningar som görs långt i förväg.

För att skydda dig från gäster som bokar ej återbetalningsbara vistelser med ogiltiga kort kan du kombinera dina priser utan återbetalning med villkor som förskottsbetalning och förauktorisering. Du kan också överväga att ge gästerna möjlighet att betala online vid bokningstillfället.

Observera: Om du bara erbjuder priser utan återbetalning kan detta leda till att du får färre bokningar överlag.

 


Erbjud olika betalsätt

Om du har detta som alternativ i extranätet kan du anmäla dig för onlinebetalningar och ge gästerna möjlighet att betala med alternativa betalsätt som till exempel PayPal. På så sätt kan du nå fler bokare, minska antalet avbokningar och spara tid på administrativa arbetsuppgifter.

Tips: När gästerna betalar för sina bokningar med ett alternativt betalsätt är risken för avbokning eller uteblivna ankomster 4 gånger lägre.

Alternativa betalsätt är också användbart om gästernas kortuppgifter är ogiltiga. Erbjud dem att betala på andra sätt så att du får en garanterad bokning – och säkrar intäkten.

 


Bekräfta gästernas betalningar i förväg

Mellan tidpunkten för bokning och ankomst kan du välja att förauktorisera gästernas betalkort (reservera ett mindre belopp på deras kort). På så sätt kan du bekräfta att gästernas kortuppgifter är korrekta samt att kortet inte är borttappat eller stulet – och du slipper avbokningar som du inte kan ta betalt för.

Ett annat sätt att minska antalet uteblivna ankomster på är att ställa in krav på förskottsbetalning och debitera gästerna (hela bokningskostnaden eller en del av den) i förväg. Tänk på att om du bara erbjuder alternativ med förskottsbetalningar kan detta leda till färre bokningar överlag eftersom vissa gäster vill ha mer flexibilitet när det kommer till att betala (till exempel betala kontant vid ankomsten).

Tips: Partners som förauktoriserar kort brukar vanligen reservera ett belopp mellan 0,01 % av den totala bokningskostnaden och kostnaden för den första natten. Om banken anger att kortet är ogiltigt ska du följa proceduren för att markera kortet som ogiltigt så att du kan be gästen uppge nya kortuppgifter.

 


Bekräfta gästernas betalningar: markera kort som ogiltiga

För att spara tid har vi börjat kontrollera en viss procent av bokningarna och markerat ogiltiga betalkort å dina vägnar. Dessa är taggade med “Rapporterat av Booking.com” i extranätet.

Korten för de återstående bokningarna kan du verifiera genom att förauktorisera ett mindre belopp eller debitera en förskottsbetalning. Om kortet är ogiltigt ska du markera kortet som ogiltigt i extranätet. Så fort du har gjort det kommer vi meddela gästen att dennes kort har nekats och be gästen att uppge nya kortuppgifter inom 24 timmar.

Tips: Försök att inte anta det värsta om ett kort är ogiltigt. Det kan finnas en logisk förklaring till detta eller bero på andra omständigheter som till exempel restriktioner kring internationella transaktioner. Ta kontakt med gästen och försök att hitta en lösning.

 


Hantera dina restriktioner

Beroende på ditt boendes avbokningstrender kan du använda restriktioner för att förhindra vissa slags bokningar och för att slippa förlora intäkter.

Du kanske till exempel vill undvika att få bokningar för långt i förväg eftersom det är större risk att dessa gäster ändrar sina planer, vilket leder till avbokningar. Genom att ställa in en restriktion för hur långt i förväg ditt boende kan bokas undviker du detta.

På samma sätt kanske du vill begränsa hur mycket tillgänglighet en enda bokning kan ta upp. Om du ställer in en restriktion för hur lång en vistelse maximalt kan vara, hindrar detta gäster att boka fler dagar än du vill att de ska göra.

Rent generellt rekommenderar vi att erbjuda så mycket tillgänglighet som möjligt, eftersom restriktioner kan påverka din synlighet i potentiella gästers sökresultat.

Tips: Restriktioner kan fungera bra i kombination med varandra. Till exempel: För att undvika att längre vistelser bokas långt i förväg kan du ställa in både en restriktion gällande vistelsens längd och hur långt en bokning maximalt kan bokas i förväg. Alternativt kan du välja att be gästen att delbetala eller ha mindre flexibla avbokningsvillkor (priser utan återbetalning) för dessa bokningar.

Observera: Vi rekommenderar inte dessa restriktioner för säsongsöppna boenden.

 


Erbjud konkurrenskraftiga priser

Gästerna kan avboka om de hittar ett likvärdigt rum till ett bättre pris på ett annat boende, eller samma rum till ett billigare pris på en annan webbplats.

Om du har priser som inte är konkurrenskraftiga kan dina avbokningar öka med upp till 30 % och potentiellt leda till minskad synlighet på vår webbplats.

På extranätet hittar du Priskvalitetsnivån som hjälper dig att hålla koll på hur dina priser visas på olika onlinekanaler. Du kan även få en indikation på hur konkurrenskraftiga dina priser är.

Tips: En strukturerad prisplan kan hjälpa dig att fylla rum i sista minuten och på så sätt optimera dina intäkter. Se över dina prisplaner och läs mer om hur du skapar pristyper som fungerar för dig.

 


Svara gästerna snabbt

Baserat på undersökningar vet vi att gäster är mindre benägna att avboka om de snabbt får svar på sina frågor. Du kan skapa tillit – och minska tiden du lägger på administrativa uppgifter – genom att använda våra smarta meddelandeverktyg som exempelvis våra meddelandemallar, schemalagda meddelanden och automatiska svar.

Tips: När en gäst kontaktar dig har gästen vanligtvis goda avsikter. Du kan ställa in preferenser för meddelanden så att gästen får den information de behöver utan att din arbetsmängd ökar. Du kan också kommunicera med gästerna medan du är på språng genom att ladda ner Pulse – vår app för administrering av boenden.

Verktyg som hjälper dig att minska avbokningarnas inverkan
Image
Cancellations

Upptäck fler lösningar som kan hjälpa din verksamhet

Så fort du har identifierat ditt boendes avbokningsmönster och vidtagit proaktiva åtgärder för att förhindra avbokningar, är du på god väg att förbättra ditt boendes resultat.

Om du vill minska avbokningarnas inverkan på din verksamhet ytterligare, erbjuder vi en rad valfria funktioner som kan passa ditt boende.

Kontrollera extranätet för att se vilka av följande lösningar som finns tillgängliga för dig:

Minska det administrativa arbetet i samband med avbokningar

Visste du att en fjärdedel av alla avbokningar sker inom 24 timmar efter att bokningen gjordes? Genom att ställa in en ångersfrist och avstå från avbokningsavgifter när gäster avbokar 1, 4 eller 24 timmar efter bokningstillfället kan du minska antalet uteblivna ankomster med 20 %. Det här kommer att ge en markant minskning i det manuella arbetet kring att hantera avbokningar och sälja rum på nytt. Det kommer också att hjälpa dig att säkra intäkter så snabbt som möjligt.

 


Förhindra att få bokningar från gäster som troligtvis kommer avboka

 

För att undvika att få bokningar från gäster med befintliga bokningar med samma in- och utcheckningsdatum på andra boenden, kan du välja att visa mindre flexibla avbokningsvillkor för dessa gäster (exklusive grupper).

Tips: Den här funktionen fungerar bäst när du erbjuder ett pris utan återbetalning. 

Observera: Kom ihåg att det här alternativet kan leda till färre bokningar överlag, vilket i synnerhet kan påverka mindre boenden.

 


Be om en ersättningsgäst

Om du får en avbokning slipper du lägga tid på att försöka sälja rummet på nytt – låt oss hitta en ersättningsgäst istället.

Vi håller det avbokade rummet eller den avbokade boendeenheten i max. 24 timmar och marknadsför rummet/boendeenheten bland gäster som söker efter boende under samma datum och/eller överlappande datum.

Gå till Möjlighetscentret för att se om ditt boende kvalificerar sig för detta.

 


Slipp avbokningsrisken för vissa typer av bokningar

För att hjälpa dig med att kunna erbjuda mer flexibla priser utan att öka risken att förlora intäkter, har vi utvecklat programmet för riskfria bokningar.

Tack vare programmet kan du uppgradera dina semi-flexibla eller ej återbetalningsbara villkor till helt flexibla villkor, så att du kan locka fler potentiella gäster och få fler bokningar.

Om du får en avbokning på en bokning med ett uppgraderat villkor försöker vi att sälja rummet/boendeenheten på nytt. Om vi inte kan hitta någon ny gäst så betalar vi hela kostnaden som du hade ställt in för de ursprungliga rumsnätterna.

Hur det än blir så är du garanterad att få betalt – utan att behöva göra något extra jobb.

 


Verktyg som hjälper dig att locka nya gäster efter sista minuten-avbokningar

Om du får avbokningar i sista minuten – ta det lugnt. Det finns alltid andra gäster som vill boka boende närmare ankomstdatumet. Genom att optimera dina priser, tillgänglighet, synlighet och konvertering kan du gradvis öka antalet sista minuten-bokningar.

Här är de verktyg och produkter som du kan använda för att locka fler sista minuten-bokare:

Locka sista minuten-gäster som bokar med mobilen

En majoritet av alla bokningar på vår plattform görs från mobila enheter. Du kan stå ut bland mobilbokare genom att erbjuda ett rabatterat mobilpris och öka antalet bokningar från mobila enheter med upp till 26 %.

Dessutom kan du få bokningsprocessen att gå snabbare om du tillåter personer som bokar i sista minuten via mobilen att boka utan betalkort eller ta bort kravet på adressuppgifter.

Tips: Överväg att erbjuda ett mobilpris med minst 10 % rabatt.

Observera: Tänk på att om du tar bort kravet på att gästerna ska fylla i sina adressuppgifter så gäller detta för alla bokningar. Om du tar bort kravet på kortuppgifter kan detta leda till fler uteblivna ankomster.

 


Se till att du är synlig bland sökresultaten

För att förbättra din synlighet bland sökresultaten för sista minuten-bokare bör du se till att restriktionerna kring “minimilängd på vistelsen” inte är för återhållande. Du kan tillämpa restriktioner på enskilda rum, datum och prisplaner.

Tips: Kombinera dina restriktioner med priser och villkor för att hantera dina risker och för att locka fler sista minuten-bokare.

 


Välkomna Genius-gäster

Du kan öka din sista minuten-konvertering genom att anmäla dig till Genius-programmet. I genomsnitt får Genius-boenden 18 % fler bokningar, 17 % ökade intäkter och färre avbokningar. Om du är behörig för att ansluta till programmet kommer ditt boende få högre rankning i sökresultaten och locka fler betydelsefulla Genius-gäster som spenderar mer per natt och som bokar oftare.

 


Inga betalkort för inrikesgäster

Om det känns som ett stort steg att tillåta alla gäster att boka utan att behöva uppge adress- eller kortuppgifter, kan du börja i mindre skala och endast tillämpa detta på inrikesbokningar. Du kan faktiskt öka antalet genomförda bokningar med upp till 5 % genom att göra det snabbt och enkelt för lokala gäster att boka medan de är inloggade på sina Booking.com-konton.

För att undvika att detta missbrukas så kommer detta inte att visas för lokala gäster om de redan har en kommande bokning med Booking.com under samma in- och utcheckningsdatum.

 


Skapa ett erbjudande eller en kampanj

Om du erbjuder rabatterade priser eller medlemserbjudanden kommer du bli mer synlig bland Booking.coms sökresultat, locka gäster att boka närmare ankomstdatumet och fylla dina tomma rum snabbare.

Image
Cancelamentos
Så hanterar du 3 vanliga avbokningsscenarier

 

Scenario 1: Gästen dök inte upp och du kan inte ta betalt för bokningen

Förslag:

  • Verifiera gästens kortuppgifter så fort du får en bokning. Överväg att förauktorisera kortet genom att reservera ett mindre belopp eller kräv att gästen förskottsbetalar.

  • Se över ditt bokningsfönster för denna typ av avbokningar. Om många av dessa bokningar görs långt i förväg kan du erbjuda dessa gäster ett ej återbetalningsbart pris för att öka din beläggning och säkra intäkterna.

  • Om ditt boende är behörigt för programmet riskfria bokningar kan du aktivera det. På så sätt kan du erbjuda mer flexibla priser och få garanterade intäkter även om gästerna avbokar.

 

Scenario 2: Du får en avbokning i sista minuten

Förslag:

  • Om det finns tid kan du justera din tillgänglighet och försöka sälja rummet/boendeenheten på nytt.

  • Om ditt boende är behörigt kan du registrera dig för programmet riskfria bokningar. På så sätt kan du erbjuda mer flexibla priser och få garanterat betalt även om gästen avbokar.

  • Se över dina restriktioner (och gör dem mindre restriktiva om det behövs) för att se till att du är synlig för så många potentiella gäster som möjligt.

  • Underlätta bokningsprocessen för dem som bokar i sista minuten via mobilen.

 

Scenario 3: Du har en högre avbokningsfrekvens jämfört med liknande boenden i ditt område

Förslag:

  • Försök att erbjuda en blandning av priser och villkor som lockar alla slags gäster. Du kan till exempel ha priser utan återbetalning för gäster som bokar långt i förväg och erbjuda flexibla avbokningsvillkor till dem som bokar inom medellånga till långa bokningsfönster.

  • Se till att tillgänglighet, priser och restriktioner är inställda så att de maximerar din synlighet bland gäster för båda korta och långa bokningsfönster.

  • Erbjud gästerna olika betalsätt för att öka dina chanser att få bokningar och därmed säkra dina intäkter.

  • Verifiera gästernas kortuppgifter när du får bokningar och överväg att förauktorisera ett mindre belopp eller kräva förskottsbetalning.

  • Ta en titt på rapporten “Avbokningstrender” med jämna mellanrum för att hålla koll på effekten av de åtgärder du implementerat för att minska antalet avbokningar.

Friskrivningsklausul: Innehållet i denna guide ges i allmänt informationssyfte och är inte ämnat att fungera som kommersiella råd. Innehållet tar inte hänsyn till dina specifika behov och mål eller din specifika situation. Alla produkter eller lösningar är inte tillgängliga för alla partners och marknader.

Vad tycker du om den här sidan?