Riktlinjer för åtkomst till rumsnycklar

Vi tar säkerhet på allvar. Därför har vi sammanställt dessa riktlinjer för att hjälpa dig att kunna upprätthålla och följa rutiner för åtkomst till rumsnycklar. På så sätt minskar eventuella risker och du kan se till att dina gäster och anställda är trygga.

Artikelns innehåll

Grundläggande riktlinjer för åtkomst till rumsnycklar

Som boendeägare, fastighetsförvaltare eller anställd är du ansvarig för säkerheten och tryggheten för alla som övernattar eller arbetar på ditt boende. En del av detta ansvar innebär att minska säkerhetsriskerna genom att följa dessa riktlinjer.

• Endast behörig personal och registrerade gäster ska ha åtkomst till rummen eller boendeenheterna.
• Registrera alltid en gästs efternamn och rumsnummer när gästen checkar in.
• Ge aldrig ut en rumsnyckel eller uppge ett rumsnummer till någon utan att personen kan uppvisa en giltig id-handling och bekräfta sin bokning.
• Lämna aldrig ut en ny nyckel eller en extranyckel utan att först få se en giltig id-handling och bekräfta personens rätt till åtkomst med den befintliga gästen.
• Kontrollera informationen som gästen ger dig genom att jämföra den med bokningsuppgifterna som gästen angav vid bokning.
• Om informationen skiljer sig åt bör du be om att få se en giltig id-handling med ett foto, till exempel ett pass eller körkort.
• Om personen inte kan uppvisa en giltig id-handling – eller om det inte krävs, alternativt att du inte får kräva det, enligt lokal lag – kan du be gästen som bor i rummet att möta personen i receptionen för att på så sätt kunna bekräfta dennes identitet.
• Ge aldrig ut en rumsnyckel till någon som påstår sig ha gästens tillåtelse att komma in i rummet, såvida gästen inte personligen har gett dig sitt muntliga eller skriftliga medgivande.

Om du inte kan uppfylla dessa minimikrav kan ditt boende eventuellt stängas av eller tas bort från vår plattform.

Ytterligare rutiner för att minimera riskerna

Utöver de grundläggande riktlinjerna ovan rekommenderar vi också att du upprättar rutiner för åtkomst till rumsnycklar som personalen ska följa. Här är några tips:

• Utse någon ur personalen till säkerhetsansvarig och se till att personen får utbildning i att upprätthålla ovannämnda riktlinjer.
• Använd ett digitalt nyckelskåp med en unik kod eller utse någon ansvarig i receptionen som ger kommande gäster åtkomstkoden eller nyckeln till ett rum eller en enhet.
• Nyckelskåpskoder och åtkomstkoder bör bytas efter varje utcheckning.
• Påminn gästerna om att inte lämna sina nycklar obevakade i allmänna utrymmen.
• Om du har möjlighet kan du investera i digitala lås så att du har kontroll över vem som har tillträde till boendet och kan hjälpa gäster som tappar bort sina nycklar eller blir utelåsta.
• Om du använder en app för ditt digitala lås bör du se till att skapa en ny kod efter varje utcheckning.
• Se till att personalen är medveten om och utbildad i rutinerna kring rumsnycklar.

Mer information om våra säkerhetsstandarder finns i våra riktlinjer och värderingar.