Så delar du incheckningsinformation med gästerna

Vi förstår vikten av att kunna kommunicera med gästerna före ankomst. Oavsett om det beror på att du inte kan ta emot dem personligen eller att behöver dela viss information med dem i förväg – eller någon annan anledning – måste du ha möjlighet att kommunicera med gästerna innan ankomst.

Om du vill kontakta en gäst specifikt om nyckelupphämtning kan du läsa den här artikeln om hur du ställer in funktionen för nyckelupphämtning. Annars har du två alternativ för att kommunicera med dina gäster i förväg. Det är bäst att kontakta dem så snart som möjligt eftersom dina gäster kanske reser eller har begränsad tillgång till sina mejl närmare incheckningsdatumet.

Artikelns innehåll

Kontakta gäster via bokningssidan

Kontakta gäster med hjälp av meddelandemallar

Kontakta gäster via bokningssidan

1. Logga in på extranätet och klicka på fliken Bokningar.
2. Klicka på gästens namn eller bokningsnumret.
3. På sidan Bokningsuppgifter skrollar du ner till Kommunikation med gäst.
4. Skriv ditt meddelande i textfältet, klicka på Mallar för att välja en av dina meddelandemallar och klicka sedan på Skicka.
5. Om du föredrar att ringa kan du se gästens telefonnummer genom att klicka på Visa telefonnummer.

Kontakta gäster med hjälp av meddelandemallar

Meddelandemallar är förberedda svar som du snabbt kan skicka så att du slipper skriva samma meddelande till olika gäster om och om igen. Så här skapar du en ny mall eller uppdaterar en befintlig mall:

1. Logga in på extranätet och klicka på fliken Boende.
2. Gå till Inställningar för meddelanden och välj Mallar för meddelanden.
3. För att skapa en ny mall klickar du påSkapa ny mall och skriver ditt meddelande i textfältet som visas. Du kan också lägga till komponenter med gästinformation, som till exempel namn och incheckningsdatum, som automatiskt fylls i med rätt uppgifter.
4. Välj det språk du har skrivit meddelandet på, bifoga relevanta bilder och klicka sedan på Fortsätt.
5. Namnge din mall, välj det ämne som den relaterar till och klicka sedan på Spara mall.
6. För att uppdatera en befintlig mall väljer du den i listan med mallar, redigerar meddelandet och klickar sedan på Spara mall.

När du har konfigurerat din mall följer du dessa steg för att skicka ett mallmeddelande till en gäst:

1. Logga in på extranätet.
2. Klicka på Inkorgen och sedan på Gästmeddelanden.
3. Välj meddelandet du vill svara på.
4. Klicka på Mallar och välj den mall du vill använda.
5. Gör eventuella ändringar i mallmeddelandet och klicka sedan på Skicka.