Avbokningsvillkor och inställningar för deposition och förbetalning

Avbokningsvillkor och inställningar för deposition och förbetalning

Tydligt för gästerna. Intäkter för dig.

Avbokningar är en naturlig del av servicebranschen. Även om gästerna planerar sin resa in i minsta detalj så kan vad som helst hända. Då är det viktigt att känna till vilka regler som gäller, så det inte uppstår några oväntade överraskningar med betalningen – varken för dig eller för dina gäster.

Vi rekommenderar att du väljer vilka regler och villkor som ska gälla för avbokningar, depositioner och förskottsbetalningar så att gästerna vet hur mycket de ska betala, och när pengarna dras. På så sätt vet gästerna vad som gäller, samtidigt som du kan vara säker på att få betalt.

Det är enkelt att ställa in vilka regler och villkor som ska gälla för avbokningar och gästbetalningar. Du gör dessa inställningar på extranätet genom att svara på några korta frågor.

Vilka typer av villkor kan jag välja?

  • Avbokningsvillkor

Det är avbokningsvillkoren som avgör vad som gäller ifall en gäst vill avboka. Vi brukar rekommendera att gästerna får avboka gratis fram till en eller två dagar före incheckning. Du kan även välja att bokningarna inte ska vara återbetalningsbara, vilket innebär att gästen inte får pengarna tillbaka om de avbokar.

 

  • Deposition och förskottsbetalning

Reglerna för deposition och förskottsbetalning gäller kostnader som gästen har före ankomst, så att gästen i så fall vet hur mycket som kommer att debiteras – och när.

Deposition och förskottsbetalning

Förutom avbokningsvillkoren kan du alltså välja inställningar för följande:

 

benefits

Deposition

Innebär att gästen betalar en summa i förväg, oftast via banköverföring. Vid avbokning får de tillbaka hela beloppet (om det är en bokning med gratis avbokning, eller för bokningar som är delvis återbetalningsbara) så länge detta görs innan perioden för gratis avbokning har gått ut. Om gästen avbokar efter att perioden för gratis avbokning har gått ut kommer depositionen inte att återbetalas, så du kan vara säker på att ändå få betalt.

eee

Förskottsbetalning

Innebär att gästen betalar en delsumma för bokningen redan under bokningsprocessen. Förskottsbetalning krävs oftast vid ej återbetalningsbara, eller endast delvis återbetalningsbara, bokningar. Om gästen avbokar får de inte tillbaka detta belopp.

ffff

Förauktorisering

Innebär att du reserverar ett belopp på gästens betalkort för att kontrollera att kortet är giltigt. Kortet debiteras sedan vid ett senare tillfälle. Du kan hålla beloppet reserverat som en garanti ifall gästen aldrig dyker upp, eller släppa tillbaka summan direkt, så fort kortet är verifierat.

Vilka fördelar finns det med att ha tydliga regler för avbokningar, depositioner och förskottsbetalningar?

Säkra intäkter

Se till att du får betalt även om gästen avbokar.

Få färre avbokningar

Om gästerna vet i förväg hur de kommer debiteras är de mindre benägna att avboka.

Ge gästerna rätt förväntningar

Med tydliga avbokningsvillkor och regler för depositioner och förskottsbetalningar slipper gästerna oväntade debiteringar.

Så här kollar du dina inställningar

Du kan hantera dina inställningar på sidan “Villkor” under fliken “Boende” på extranätet.

Under “Avbokningsvillkor” kan du välja om bokningarna ska vara helt återbetalningsbara eller om du vill ställa in särskilda villkor för återbetalning. Du kan även välja att olika villkor ska gälla för olika typer av rum.

- Med flexibla villkor betalar gästerna under vistelsen och kan avboka gratis innan perioden för gratis avbokning har gått ut, inom ramen för dina villkor.

- Med särskilda villkor kan du själv välja hur nära inpå vistelsen gästerna kan avboka gratis och hur mycket de ska debiteras om de avbokar efter att denna period löpt ut. Du kan även välja att kräva förskottsbetalning före incheckning. Du väljer själv när och hur beloppet ska betalas. Dessutom kan du välja olika villkor för olika rum.

- I inställningarna för förauktorisering kan du välja om du vill kräva förauktorisering och i så fall hur stort beloppet ska vara, så att gästerna vet vad som gäller. Det går även att kräva förauktorisering i kombination med andra betalningsvillkor.

- Med en deposition kan du säkerställa att du får betalt även om gästen avbokar. Om gästen genomför sin vistelse betalar du tillbaka depositionen efter utcheckning. Du kan även dra av det förbetalda beloppet från totalpriset för bokningen. En deposition betalas vanligtvis via banköverföring, så det är extra smidigt för boenden som inte tar emot kortbetalning.