ทุกสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับการจองซ้ำซ้อน
การจองซ้ำซ้อน หรือที่เรียกกันอีกอย่างหนึ่งว่า การจองเกินจำนวนจัดสรร (Overbooking) เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ในบางครั้ง แต่ก็มีบางสิ่งบางอย่างที่ท่านสามารถทำได้เพื่อป้องกันปัญหานี้ และเราก็พร้อมแล้วที่จะช่วยให้ท่านเข้าใจถึงสาเหตุของการจองซ้ำซ้อนและวิธีป้องกันหรือแก้ไขปัญหานี้
เนื้อหาในบทความนี้
การจองซ้ำซ้อนคืออะไร?
การจองซ้ำซ้อนเป็นคำที่เราใช้เรียกกรณีที่ห้องพักหรือยูนิตหนึ่ง ๆ มีการจองเข้ามาหลายรายการเพื่อเข้าพักในคืนเดียวกัน หากลูกค้า 2 รายที่ไม่ได้มาด้วยกันจองห้องพักหรือยูนิตเดียวกัน ก็อาจทำให้เกิดปัญหาทั้งต่อธุรกิจของท่านและต่อผู้ที่ต้องการเข้าพักกับท่านได้
ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการจองซ้ำซ้อนนั้นเกิดขึ้นจากการตั้งค่าเริ่มต้นของที่พัก อันที่จริงแล้วที่พักคู่ค้าของเรา 25% ได้รับการจองซ้ำซ้อนในช่วงปีแรกที่เปิดให้จองบนแพลตฟอร์มของเรา ดังนั้นแม้ว่าท่านจะยังไม่พบปัญหานี้ แต่ก็ควรเรียนรู้วิธีการที่จะรับมือกับเรื่องนี้ไว้
สาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดของการจองซ้ำซ้อนมีด้วยกัน 2 ประการดังนี้:
- ไม่ได้ซิงก์ข้อมูลจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองในช่องทางต่าง ๆ ไว้
มีผู้เดินทางทำการจองเข้ามาผ่านแพลตฟอร์มของเรา แต่ห้องพักหรือยูนิตดังกล่าวยังคงมีสถานะเปิดให้จองอยู่บนแพลตฟอร์มอื่น ๆ หรือไม่ก็เป็นในทางตรงกันข้าม ซึ่งเท่ากับว่าห้องพักหรือยูนิตดังกล่าวยังสามารถจองได้แม้ว่าอันที่จริงจะไม่ว่างแล้วก็ตาม ท่านสามารถป้องกันปัญหานี้ได้อย่างง่ายดาย เพียงส่งหรือดึงข้อมูลปฏิทินข้ามไปมาระหว่างแพลตฟอร์มและซิงก์ข้อมูลดังกล่าวในทุกช่องทางที่ท่านเปิดให้จอง - ตั้งค่าปฏิทินผิดพลาด
หากจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่เป็นปัจจุบัน ก็มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะเกิดการจองซ้ำซ้อน เราแนะนำอยู่เสมอให้ท่านตรวจสอบจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองและนโยบายของท่านอีกครั้งก่อนเปิดรับการจองที่ที่พักของท่าน
จะป้องกันไม่ให้เกิดการจองซ้ำซ้อนได้อย่างไร?
การป้องกันไม่ให้เกิดการจองซ้ำซ้อนมีด้วยกันหลายวิธี ดังนี้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองนั้นถูกต้องและเป็นข้อมูลล่าสุดก่อนเปลี่ยนสถานะที่พักเป็น “เปิด/รับจอง”
- เมื่อท่านได้รับการจองจากแพลตฟอร์มใดก็ตาม ให้อัปเดตจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านในทุกช่องทาง
- ซิงก์ปฏิทินต่าง ๆ ของท่านโดยอัตโนมัติด้วย Channel manager
- หากท่านไม่สามารถใช้ Channel manager ได้ ให้ลงมือซิงก์ปฏิทินด้วยตัวเองเป็นประจำ
- ดาวน์โหลดแอป Pulse สำหรับมือถือของเราเพื่อให้สามารถจัดการการจองได้ทุกที่ทุกเวลา
โปรดอย่าลืมว่าเมื่อลูกค้าจองที่พักบนแพลตฟอร์มของเรา เราจะยืนยันการจองทันที และท่านจะไม่สามารถปฏิเสธการจองดังกล่าวได้ ด้วยเหตุนี้ท่านจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ
จะแก้ปัญหาการจองซ้ำซ้อนได้อย่างไร?
เมื่อท่านพบว่าเกิดการจองซ้ำซ้อนขึ้น กุญแจสำคัญคือการรับมืออย่างรวดเร็วเพื่อไม่ปล่อยให้ลูกค้าไม่มีที่พัก การแก้ไขปัญหานี้มีด้วยกันหลายวิธี ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าท่านมีอะไรบ้างในขณะนั้น
ไม่ว่าจะในสถานการณ์ใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือท่านจะต้องติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์ วิธีนี้จะช่วยให้เราทราบถึงสถานการณ์ล่าสุดและสามารถช่วยเหลือท่านเกี่ยวกับปัญหาใดก็ตามที่อาจเกิดขึ้น
ท่านมีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างอยู่
ทางออกที่ดีที่สุดคือการจัดสรรให้ผู้จองได้เข้าพักในห้องหรือยูนิตอื่นที่มีมาตรฐานในระดับเดียวกันหรือดีกว่า โดยไม่มีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม นอกจากนี้ก็พยายามจัดให้ผู้จองมีสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดซึ่งมีในตัวเลือกเดิมที่จองไว้ เช่น ระเบียงหรือห้องน้ำส่วนตัว
และอย่าลืมติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์เพื่อแจ้งว่าการจองมีสถานะเป็นการจองซ้ำซ้อน
ท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างเลย
หากท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างอยู่เลย ท่านก็มีหน้าที่ที่จะต้องจัดหาที่พักใหม่ในมาตรฐานเดียวกันหรือดีกว่าให้ลูกค้าและรับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ และทางที่ดีก็ควรจัดบริการไปส่งยังที่พักแห่งใหม่ด้วย หรืออาจจ่ายชดเชยค่าเดินทางให้ในภายหลัง
หากท่านต้องการจัดหาที่พักอื่นทดแทนให้ลูกค้า โปรดติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์ของเราเพื่อแจ้งสถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดยข้อมูลที่เราต้องการมีดังต่อไปนี้:
- ชื่อและนามสกุลของลูกค้า
- รายละเอียดว่าเปลี่ยนให้ลูกค้าไปพักที่ใด
- ประเภทของห้องพักหรือยูนิตที่ลูกค้าไปพักในที่พักแห่งใหม่
- รายละเอียดเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ เช่น ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
เราขอแนะนำไทม์ไลน์ในการแก้ไขปัญหาการจองซ้ำซ้อนดังนี้:
- หากลูกค้าจะเช็คอินภายใน 24 ชั่วโมง โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 30 นาที
- หากลูกค้าจะเช็คอินภายใน 1-7 วัน โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 2 ชั่วโมง
- หากมีเวลาเหลือมากกว่า 7 วันก่อนที่ลูกค้าจะเช็คอิน โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 24 ชั่วโมง
ต้องทำอย่างไรหากหาที่พักใกล้ ๆ ให้ไม่ได้?
โปรดติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์และเราจะพยายามอย่างสุดความสามารถเพื่อหาที่พักอื่นในราคาเดียวกันให้ หากเราไม่สามารถหาให้ได้ ท่านจะได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใดก็ตามที่เกิดขึ้น เช่น ค่าห้องพักหรือค่าเดินทางที่ลูกค้าต้องจ่ายในราคาที่แพงกว่า
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจองซ้ำซ้อนมีอะไรบ้าง?
หากเกิดการจองซ้ำซ้อนขึ้น เราจะไม่เก็บคอมมิชชั่นจากท่านในกรณีต่อไปนี้:
- ที่พักของท่านเพิ่งเปิดให้จองบนแพลตฟอร์มของเราไม่ถึง 30 วัน
- ท่านมีการจองซ้ำซ้อนไม่เกิน 4 รายการในระยะเวลา 12 เดือน
อย่างไรก็ตาม หากไม่เป็นไปตามเงื่อนไขข้างต้น ก็จะมีการเรียกเก็บคอมมิชชั่นจากท่านสำหรับการจองนั้น ๆ
ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี แต่หากท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่าง ก็จะต้องจ่ายค่าที่พักใหม่ นอกจากนี้ท่านก็อาจต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการย้ายที่พักให้ลูกค้าเช่นกัน
หากมีข้อสงสัยหรือต้องการติดต่อเรา ท่านสามารถติดต่อได้ทางกล่องข้อความของท่าน
-
การจอง
-
- การกำหนดเกณฑ์สำหรับผู้จองที่สามารถทำการจองได้
- จะกำหนด "ระยะเวลาจองล่วงหน้าสูงสุด" และ "ระยะเวลาจองล่วงหน้าขั้นต่ำ" ได้อย่างไร?
- ต้องทำอย่างไรหากไม่ต้องการให้ลูกค้าจองแล้วเข้าพักในวันเดียวกันเลย?
- จะตั้งข้อกำหนดระยะเข้าพักขั้นต่ำหรือสูงสุดได้อย่างไร?
- ควรตั้งข้อกำหนดการจองแบบใดบ้าง?
- จะตั้งระยะเวลาขั้นต่ำและระยะเวลาสูงสุดสำหรับจองล่วงหน้าได้อย่างไร?
- วิธีป้องกันไม่ให้ลูกค้าทำการจองและเข้าพักในวันเดียวกัน
- การตั้งค่าข้อกำหนดด้านระยะเข้าพักและระยะเวลาจองล่วงหน้า
- การตั้งข้อกำหนดด้านการจอง