ทุกสิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับการจองซ้ำซ้อน

การจองซ้ำซ้อน หรือที่เรียกกันอีกอย่างหนึ่งว่า การจองเกินจำนวนจัดสรร (Overbooking) เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ในบางครั้ง แต่ก็มีบางสิ่งบางอย่างที่ท่านสามารถทำได้เพื่อป้องกันปัญหานี้ และเราก็พร้อมแล้วที่จะช่วยให้ท่านเข้าใจถึงสาเหตุของการจองซ้ำซ้อนและวิธีป้องกันหรือแก้ไขปัญหานี้

เนื้อหาในบทความนี้

การจองซ้ำซ้อนคืออะไร?

การจองซ้ำซ้อนเป็นคำที่เราใช้เรียกกรณีที่ห้องพักหรือยูนิตหนึ่ง ๆ มีการจองเข้ามาหลายรายการเพื่อเข้าพักในคืนเดียวกัน หากลูกค้า 2 รายที่ไม่ได้มาด้วยกันจองห้องพักหรือยูนิตเดียวกัน ก็อาจทำให้เกิดปัญหาทั้งต่อธุรกิจของท่านและต่อผู้ที่ต้องการเข้าพักกับท่านได้ 

ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการจองซ้ำซ้อนนั้นเกิดขึ้นจากการตั้งค่าเริ่มต้นของที่พัก อันที่จริงแล้วที่พักคู่ค้าของเรา 25% ได้รับการจองซ้ำซ้อนในช่วงปีแรกที่เปิดให้จองบนแพลตฟอร์มของเรา ดังนั้นแม้ว่าท่านจะยังไม่พบปัญหานี้ แต่ก็ควรเรียนรู้วิธีการที่จะรับมือกับเรื่องนี้ไว้

สาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดของการจองซ้ำซ้อนมีด้วยกัน 2 ประการดังนี้:

• ไม่ได้ซิงก์ข้อมูลจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองในช่องทางต่าง ๆ ไว้ มีผู้เดินทางทำการจองเข้ามาผ่านแพลตฟอร์มของเรา แต่ห้องพักหรือยูนิตดังกล่าวยังคงมีสถานะเปิดให้จองอยู่บนแพลตฟอร์มอื่น ๆ หรือไม่ก็เป็นในทางตรงกันข้าม ซึ่งเท่ากับว่าห้องพักหรือยูนิตดังกล่าวยังสามารถจองได้แม้ว่าอันที่จริงจะไม่ว่างแล้วก็ตาม ท่านสามารถป้องกันปัญหานี้ได้อย่างง่ายดาย เพียงส่งหรือดึงข้อมูลปฏิทินข้ามไปมาระหว่างแพลตฟอร์มและซิงก์ข้อมูลดังกล่าวในทุกช่องทางที่ท่านเปิดให้จอง
• ตั้งค่าปฏิทินผิดพลาด หากจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่เป็นปัจจุบัน ก็มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะเกิดการจองซ้ำซ้อน เราแนะนำอยู่เสมอให้ท่านตรวจสอบจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองและนโยบายของท่านอีกครั้งก่อนเปิดรับการจองที่ที่พักของท่าน

จะป้องกันไม่ให้เกิดการจองซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

การป้องกันไม่ให้เกิดการจองซ้ำซ้อนมีด้วยกันหลายวิธี ดังนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองนั้นถูกต้องและเป็นข้อมูลล่าสุดก่อนเปลี่ยนสถานะที่พักเป็น “เปิด/รับจอง”
• เมื่อท่านได้รับการจองจากแพลตฟอร์มใดก็ตาม ให้อัปเดตจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านในทุกช่องทาง
• ซิงก์ปฏิทินต่าง ๆ ของท่านโดยอัตโนมัติด้วย Channel manager
• หากท่านไม่สามารถใช้ Channel manager ได้ ให้ลงมือซิงก์ปฏิทินด้วยตัวเองเป็นประจำ 
• ดาวน์โหลดแอป Pulse สำหรับมือถือของเราเพื่อให้สามารถจัดการการจองได้ทุกที่ทุกเวลา

โปรดอย่าลืมว่าเมื่อลูกค้าจองที่พักบนแพลตฟอร์มของเรา เราจะยืนยันการจองทันที และท่านจะไม่สามารถปฏิเสธการจองดังกล่าวได้ ด้วยเหตุนี้ท่านจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนห้องว่างที่เปิดให้จองของท่านเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

จะแก้ปัญหาการจองซ้ำซ้อนได้อย่างไร?

เมื่อท่านพบว่าเกิดการจองซ้ำซ้อนขึ้น กุญแจสำคัญคือการรับมืออย่างรวดเร็วเพื่อไม่ปล่อยให้ลูกค้าไม่มีที่พัก การแก้ไขปัญหานี้มีด้วยกันหลายวิธี ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าท่านมีอะไรบ้างในขณะนั้น 

ไม่ว่าจะในสถานการณ์ใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือท่านจะต้องติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์ วิธีนี้จะช่วยให้เราทราบถึงสถานการณ์ล่าสุดและสามารถช่วยเหลือท่านเกี่ยวกับปัญหาใดก็ตามที่อาจเกิดขึ้น

ท่านมีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างอยู่

ทางออกที่ดีที่สุดคือการจัดสรรให้ผู้จองได้เข้าพักในห้องหรือยูนิตอื่นที่มีมาตรฐานในระดับเดียวกันหรือดีกว่า โดยไม่มีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม นอกจากนี้ก็พยายามจัดให้ผู้จองมีสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดซึ่งมีในตัวเลือกเดิมที่จองไว้ เช่น ระเบียงหรือห้องน้ำส่วนตัว และอย่าลืมติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์เพื่อแจ้งว่าการจองมีสถานะเป็นการจองซ้ำซ้อน

ท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างเลย

หากท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่างอยู่เลย ท่านก็มีหน้าที่ที่จะต้องจัดหาที่พักใหม่ในมาตรฐานเดียวกันหรือดีกว่าให้ลูกค้าและรับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ และทางที่ดีก็ควรจัดบริการไปส่งยังที่พักแห่งใหม่ด้วย หรืออาจจ่ายชดเชยค่าเดินทางให้ในภายหลัง 

หากท่านต้องการจัดหาที่พักอื่นทดแทนให้ลูกค้า โปรดติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์ของเราเพื่อแจ้งสถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดยข้อมูลที่เราต้องการมีดังต่อไปนี้:

• ชื่อและนามสกุลของลูกค้า
• รายละเอียดว่าเปลี่ยนให้ลูกค้าไปพักที่ใด
• ประเภทของห้องพักหรือยูนิตที่ลูกค้าไปพักในที่พักแห่งใหม่
• รายละเอียดเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ เช่น ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เราขอแนะนำไทม์ไลน์ในการแก้ไขปัญหาการจองซ้ำซ้อนดังนี้:

• หากลูกค้าจะเช็คอินภายใน 24 ชั่วโมง โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 30 นาที
• หากลูกค้าจะเช็คอินภายใน 1-7 วัน โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 2 ชั่วโมง
• หากมีเวลาเหลือมากกว่า 7 วันก่อนที่ลูกค้าจะเช็คอิน โปรดหาทางแก้ไขปัญหานี้ภายใน 24 ชั่วโมง

ต้องทำอย่างไรหากหาที่พักใกล้ ๆ ให้ไม่ได้?

โปรดติดต่อบริการลูกค้าสัมพันธ์และเราจะพยายามอย่างสุดความสามารถเพื่อหาที่พักอื่นในราคาเดียวกันให้ หากเราไม่สามารถหาให้ได้ ท่านจะได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใดก็ตามที่เกิดขึ้น เช่น ค่าห้องพักหรือค่าเดินทางที่ลูกค้าต้องจ่ายในราคาที่แพงกว่า

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจองซ้ำซ้อนมีอะไรบ้าง?

หากเกิดการจองซ้ำซ้อนขึ้น เราจะไม่เก็บคอมมิชชั่นจากท่านในกรณีต่อไปนี้:

• ที่พักของท่านเพิ่งเปิดให้จองบนแพลตฟอร์มของเราไม่ถึง 30 วัน
• ท่านมีการจองซ้ำซ้อนไม่เกิน 4 รายการในระยะเวลา 12 เดือน

อย่างไรก็ตาม หากไม่เป็นไปตามเงื่อนไขข้างต้น ก็จะมีการเรียกเก็บคอมมิชชั่นจากท่านสำหรับการจองนั้น ๆ

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี แต่หากท่านไม่มีห้องพักหรือยูนิตอื่นว่าง ก็จะต้องจ่ายค่าที่พักใหม่ นอกจากนี้ท่านก็อาจต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการย้ายที่พักให้ลูกค้าเช่นกัน

หากมีข้อสงสัยหรือต้องการติดต่อเรา ท่านสามารถติดต่อได้ทางกล่องข้อความของท่าน