4 เคล็ดลับสำหรับติดต่อกับลูกค้าตั้งแต่ก่อนเข้าพักได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เรียนรู้วิธีเริ่มบทสนทนากับลูกค้าของโรงแรมและสร้างความประทับใจแรกด้วยอีเมลที่ส่งให้ก่อนเช็คอิน โดยเราได้รวบรวมเคล็ดลับดี ๆ เกี่ยวกับวิธีพูดคุยกับลูกค้าเพื่อให้สิ่งที่ลูกค้าเข้าใจนั้นตรงกับความเป็นจริง ตลอดจนแจ้งข้อมูลสำคัญ และมอบประสบการณ์ที่ดีเยี่ยมให้ลูกค้าอยู่เสมอ

เช็คการตั้งค่ารับส่งข้อความของท่าน

1. ตั้งค่าอีเมลต้อนรับ

ลูกค้าไม่ได้จองในช่วงเวลาทำการของท่านเสมอไป แต่ท่านก็ยังสามารถต้อนรับลูกค้าได้อย่างอบอุ่นด้วยการตั้งค่าการส่งข้อความต้อนรับโดยอัตโนมัติที่เอกซ์ทราเน็ตของท่าน

ท่านสามารถกำหนดข้อความให้เรียบง่ายหรือปรับแต่งได้ตามต้องการ ที่พักคู่ค้าหลายแห่งชอบช่วยเหลือลูกค้าวางแผนการเข้าพัก จึงได้ระบุข้อมูลเกี่ยวกับเวลาเช็คอิน วิธีการเดินทางไปที่พัก และที่จอดรถ นอกจากนี้หากท่านตั้งเวลาการส่งต้นแบบข้อความ ก็สามารถส่งข้อความได้โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการจองใหม่เข้ามา

2. ตอบข้อความลูกค้าอย่างรวดเร็ว

การตอบกลับอย่างรวดเร็วนั้นเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าอย่างมาก เพราะเมื่อตอบเร็วก็ทำให้ลูกค้าสบายใจ และอาจทำให้ลูกค้าตัดสินใจให้คะแนนรีวิวสูงขึ้น ซึ่งส่งผลให้ผู้เดินทางรายอื่น ๆ ตัดสินใจจองที่พักของท่านหลังจากนี้

ท่านสามารถสร้างประสบการณ์ดีเยี่ยมสำหรับลูกค้า และประหยัดเวลาของท่านเองด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อตอบคำถามที่พบบ่อย

เมื่อมีการตอบกลับคำขอโดยอัตโนมัติ ลูกค้าจะได้รับอีเมล (หรือข้อความทางระบบแชทอัตโนมัติ Booking Assistant) เพื่อยืนยันสถานะคำขอว่าผ่านการอนุมัติหรือไม่ หรือขึ้นอยู่กับความพร้อมในการให้บริการ นอกจากสถานะดังกล่าวแล้ว ท่านยังสามารถเพิ่มต้นแบบข้อความเพื่อแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจจำเป็นได้อีกด้วย

หากท่านต้องการจัดการที่พักได้ทุกที่ ก็สามารถดาวน์โหลดแอป Pulseเพื่อรับการแจ้งเตือนแบบพุชและตอบกลับลูกค้าได้ทุกที่ทุกเวลาตามต้องการ

3. ประหยัดเวลาด้วยต้นแบบข้อความ

ที่พักคู่ค้าของเรามักกล่าวว่าการติดต่อสื่อสารก่อนเข้าพักที่ได้รับส่วนใหญ่เป็นเรื่องเดิม ๆ เช่น ค่าที่จอดรถ บริการรับฝากสัมภาระ วิธีเดินทางไปที่พัก ฯลฯ

หากท่านสร้างต้นแบบข้อความเกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อย ท่านสามารถประหยัดเวลาและตอบกลับลูกค้าได้ในไม่กี่คลิกโดยการส่งข้อความที่ปรับแต่งได้ แทนที่จะต้องมาพิมพ์ตอบเรื่องเดิม ๆ ครั้งแล้วครั้งเล่า

นอกจากนี้ท่านยังสามารถแนบไฟล์ภาพเพื่อแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมให้ลูกค้า และเมื่อสร้างต้นแบบข้อความเสร็จแล้วก็เพียงเลือกต้นแบบข้อความที่ต้องการและกด "ส่ง" เท่านี้ก็เรียบร้อย และถ้าจะให้ง่ายไปกว่านั้น ท่านยังสามารถปรับแต่งต้นแบบข้อความในเอกซ์ทราเน็ตได้เช่นกันด้วยการเพิ่มบล็อกข้อความไว้สำหรับใส่ชื่อลูกค้า เวลาเช็คอิน ชื่อที่พัก และอื่น ๆ

4. ติดตามคะแนนการตอบกลับของท่าน

จากการสำรวจพบว่าลูกค้าชอบอย่ายิ่งเวลาที่ที่พักตอบกลับข้อความหรือคำขออย่างรวดเร็ว

เพื่อช่วยให้ท่านมั่นใจว่าได้ตอบกลับลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมแล้ว เราได้แสดงคะแนนการตอบกลับไว้ที่หัวข้อ "ข้อความที่ติดต่อกับผู้เข้าพัก" ที่แท็บ "กล่องข้อความ" ในเอกซ์ทราเน็ตของท่าน

การตอบกลับลูกค้าโดยเร็วที่สุดสามารถช่วยเพิ่มคะแนนการตอบกลับของท่าน รวมถึงประสบการณ์โดยรวมในการใช้บริการของลูกค้าได้ ยิ่งไปกว่านั้น เราพบว่าที่พักคู่ค้าที่ได้คะแนนการตอบกลับสูงมีแนวโน้มที่จะมีอัตราการยกเลิกต่ำกว่าและได้คะแนนรีวิวมากกว่าอีกด้วย