การแบ่งปันข้อมูลการเช็คอินกับลูกค้า

เราเข้าใจถึงความสำคัญของการสามารถสื่อสารกับลูกค้าได้ก่อนมาเข้าพัก ไม่ว่าจะเป็นเพราะท่านไม่สามารถมาพบกับลูกค้าได้โดยตรง หรือท่านจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลบางอย่างล่วงหน้า หรือเพราะเหตุผลอื่นใดก็ตามอีกมากมาย ท่านจึงจำเป็นต้องมีตัวเลือกในการสื่อสารกับลูกค้าล่วงหน้าก่อนลูกค้ามาเข้าพัก

หากท่านต้องการติดต่อลูกค้าเกี่ยวกับเรื่องรับกุญแจโดยเฉพาะ ก็สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับการตั้งค่าฟีเจอร์การรับกุญแจ แต่หากไม่ใช่เรื่องดังกล่าวท่านก็จะมี 2 ตัวเลือกสำหรับสื่อสารกับลูกค้าล่วงหน้า จะเป็นการดีที่สุดหากติดต่อไปโดยเร็วที่สุด เพราะลูกค้าอาจกำลังเดินทางหรือมีข้อจำกัดในการเช็คอีเมลเมื่อเข้าใกล้วันเช็คอินมากขึ้นเรื่อย ๆ

เนื้อหาในบทความนี้

การติดต่อลูกค้าผ่านหน้าข้อมูลการจอง

การติดต่อลูกค้าโดยใช้ต้นแบบข้อความ

การติดต่อลูกค้าผ่านหน้าข้อมูลการจอง

1. เข้าสู่ระบบเอกซ์ทราเน็ตและคลิกการจอง
2. คลิกชื่อลูกค้าหรือหมายเลขการจอง
3. ที่หน้าข้อมูลการจอง เลื่อนลงไปที่สนทนากับลูกค้า
4. พิมพ์ข้อความลงในช่องข้อความ คลิกต้นแบบข้อความเพื่อเลือกต้นแบบข้อความมา 1 รายการ จากนั้นคลิกส่ง
5. หากต้องการโทรหาลูกค้ามากกว่า ก็สามารถดูหมายเลขติดต่อได้โดยคลิกที่แสดงหมายเลขโทรศัพท์

การติดต่อลูกค้าโดยใช้ต้นแบบข้อความ

ต้นแบบข้อความเป็นการตอบกลับที่เตรียมไว้ก่อนแล้วซึ่งท่านสามารถส่งหาลูกค้าได้อย่างรวดเร็วเพื่อลดความยุ่งยากในการพิมพ์ข้อความแบบเดิมซ้ำ ๆ ให้ลูกค้าแต่ละราย หากต้องการสร้างต้นแบบขึ้นใหม่หรืออัปเดตต้นแบบที่มีอยู่แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เข้าสู่ระบบเอกซ์ทราเน็ตและคลิกที่พัก
2. คลิกการตั้งค่าการรับส่งข้อความ จากนั้นคลิกต้นแบบข้อความ
3. หากต้องการสร้างต้นแบบขึ้นใหม่ คลิกสร้างต้นแบบข้อความใหม่และเขียนข้อความลงในช่องข้อความที่ปรากฏขึ้น นอกจากนี้ ท่านยังสามารถใส่บล็อกข้อมูลสำหรับรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อและวันที่เช็คอิน ซึ่งบล็อกจะใส่ข้อมูลที่ถูกต้องให้โดยอัตโนมัติ
4. เลือกภาษาของข้อความที่ท่านเขียน แนบภาพที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิกดำเนินการต่อ
5. ตั้งชื่อต้นแบบและเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิกบันทึกต้นแบบข้อความ
6. หากต้องการอัปเดตต้นแบบที่มีอยู่ ให้เลือกต้นแบบจากรายการ แก้ไขข้อความและคลิกบันทึกต้นแบบข้อความ

เมื่อตั้งค่าต้นแบบเรียบร้อยแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อส่งต้นแบบข้อความหาลูกค้า:

1. เข้าสู่ระบบเอกซ์ทราเน็ต
2. คลิกกล่องข้อความ จากนั้นคลิกข้อความที่ติดต่อกับผู้เข้าพัก
3. เลือกข้อความที่ต้องการตอบกลับ
4. คลิกต้นแบบข้อความและเลือกต้นแบบที่ต้องการใช้
5. แก้ข้อความในต้นแบบให้เหมาะสม จากนั้นคลิกส่ง