Chính sách hủy, đặt cọc và thanh toán trước
Thông tin rõ ràng cho khách, đảm bảo doanh thu cho Quý vị
Việc hủy phòng là một phần không thể tránh khỏi trong ngành du lịch khách sạn. Dù khách có lên kế hoạch cho chuyến đi kỹ lưỡng đến đâu, thì các sự cố bất ngờ vẫn có thể khiến họ thay đổi đơn đặt. Trong trường hợp này, bên cạnh việc Quý vị không bị mất doanh thu, đảm bảo khách biết rõ điều gì sẽ xảy ra cũng là một yếu tố quan trọng.
Để đảm bảo rằng khách biết thời điểm Quý vị thu thanh toán và số tiền là bao nhiêu, Quý vị nên thiết lập chính sách hủy, đặt cọc và thanh toán trước phù hợp với chỗ nghỉ. Hành động này vừa tránh các tình huống bất ngờ cho khách, vừa giúp Quý vị bảo vệ được doanh thu.
Giờ đây, việc thiết lập các chính sách trên extranet đã trở nên cực kỳ dễ dàng. Mọi tình huống hủy và thanh toán quan trọng nhất đều được đề cập, vì vậy tất cả những gì Quý vị cần làm là trả lời một số câu hỏi chính để thiết lập chính sách mong muốn.
Hiện có những chính sách nào?
Hiện tại có những chính sách nào?
-
Chính sách hủy
Cho khách biết liệu họ có thể hủy miễn phí hay không và thời hạn cho việc này là khi nào. Nhìn chung, Quý vị nên cho phép khách hủy miễn phí cho đến một hoặc hai ngày trước khi nhận phòng. Ngoài ra, Quý vị có thể chọn các chính sách không hoàn tiền, theo đó khách sẽ không được hoàn trả nếu hủy đặt phòng.
-
Chính sách đặt cọc và thanh toán trước
Cho khách biết liệu họ có phải trả bất kỳ phí gì trước khi họ đến hay không, và nếu có thì đó là các khoản phí nào cũng như thời điểm thu phí.
Chính sách đặt cọc và thanh toán trước
Bên cạnh chính sách hủy, Quý vị có thể thiết lập:
Tiền đặt cọc
Khách thanh toán trước một khoản nhất định, thường qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, và họ sẽ nhận lại số tiền này nếu hủy trong thời gian hủy (linh hoạt) miễn phí. Tuy nhiên, nếu hủy sau thời điểm đó, họ sẽ không được hoàn lại tiền cọc. Nhờ đó mà Quý vị sẽ không bị tổn thất khi khách hủy đơn.
Thanh toán trước
Trong quá trình đặt, khách sử dụng thẻ của họ để thanh toán một phần giá trị đặt phòng, thường là đêm đầu tiên. Khoản thanh toán trước thường là cho các đặt phòng hoàn tiền một phần và không hoàn tiền. Vì vậy, nếu khách hủy, họ sẽ không được hoàn lại số tiền đó.
Ủy quyền trước
Quý vị sẽ giữ một khoản tiền cụ thể để xác thực thẻ của khách, với dự định sẽ thu toàn bộ số tiền vào một ngày nào đó. Quý vị có thể giữ số tiền này để phòng ngừa trường hợp khách vắng mặt, hoặc hoàn lại cho khách ngay lập tức sau khi ủy quyền.
Doanh nghiệp được lợi gì từ chính sách hủy và thanh toán trước?
Đảm bảo doanh thu
Giảm tỷ lệ hủy
Quản lý kỳ vọng của khách
Bảo vệ Quý vị khỏi tổn thất khi khách hủy.
Khi khách biết rõ điều gì sẽ xảy ra, khả năng họ hủy sẽ thấp hơn.
Chính sách rõ ràng sẽ giảm bớt các tình huống bất ngờ có khả năng tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách.
Đảm bảo doanh thu
Giảm tỷ lệ hủy
Bảo vệ Quý vị khỏi tổn thất khi khách hủy.
Khi khách biết rõ điều gì sẽ xảy ra, khả năng họ hủy sẽ thấp hơn.
Quản lý kỳ vọng của khách
Chính sách rõ ràng sẽ giảm bớt các tình huống bất ngờ có khả năng tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách.
Đảm bảo doanh thu
Bảo vệ Quý vị khỏi tổn thất khi khách hủy.
Giảm tỷ lệ hủy
Khi khách biết rõ điều gì sẽ xảy ra, khả năng họ hủy sẽ thấp hơn.
Quản lý kỳ vọng của khách
Chính sách rõ ràng sẽ giảm bớt các tình huống bất ngờ có khả năng tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách.
Tổng quan: Cách thức hoạt động
Để kiểm tra chính sách của Quý vị trên extranet, vui lòng nhấp vào thanh "Chỗ nghỉ" và chọn "Chính sách".
- Trong phần "Chính sách hủy", Quý vị có thể chọn giữa chính sách hoàn toàn linh động hoặc chính sách tùy chỉnh – hoặc áp dụng các chính sách khác nhau cho các loại phòng khác nhau.
- Với chính sách hoàn toàn linh động, khách sẽ chỉ thanh toán khi họ lưu trú tại chỗ nghỉ của Quý vị, đồng thời họ có thể hủy miễn phí trong khoảng thời gian mà Quý vị đã cài trước khi nhận phòng.
- Với chính sách tùy chỉnh, Quý vị có thể quyết định khách có thể hủy miễn phí bao xa trước khi nhận phòng và phí sẽ là bao nhiêu nếu hủy sau thời gian đó. Quý vị cũng có thể thiết lập thanh toán trước trước khi khách nhận phòng, hình thức chi trả và thời điểm mà Quý vị muốn nhận thanh toán. Ngoài ra, Quý vị có thể áp dụng các chính sách khác nhau cho các loại phòng khác nhau.
- Với tùy chọn ủy quyền trước, Quý vị có thể cho khách biết liệu Quý vị có ủy quyền trước thẻ của họ hay không, cũng như thời điểm và số tiền sẽ ủy quyền. Ủy quyền trước cũng có thể áp dụng cho các loại chính sách cụ thể.
- Với tiền đặt cọc, Quý vị có thể đảm bảo chỗ nghỉ không bị tổn thất về mặt tài chính khi khách hủy. Nếu khách thực sự đến lưu trú, Quý vị có thể hoàn tiền sau đó, hoặc trừ vào tổng giá đặt phòng. Tiền đặt cọc thường được thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, vì vậy điều này đặc biệt hữu ích nếu Quý vị không thể thu tiền từ thẻ tín dụng.