4 mẹo giúp liên lạc dễ dàng với khách trước khi họ đến

Hãy tìm hiểu làm thế nào để bắt đầu một cuộc trò chuyện với khách và tạo ấn tượng đầu tốt với email được gửi trước khi khách đến. Chúng tôi đã tổng hợp một vài mẹo hay giúp Quý vị trò chuyện với khách một cách phù hơp và tạo ấn tượng tốt cũng như chia sẻ những thông tin quan trọng và tạo nên trải nghiệm tuyệt vời với phong độ ổn định cho khách.

Kiểm tra cài đặt tin nhắn của Quý vị

1. Cài đặt email chào đón

Không phải lúc nào khách cũng đặt phòng trong giờ làm việc của Quý vị, nhưng Quý vị luôn có thể chào đón họ với tin nhắn chào đón tự động có thể được thiết lập trong extranet.

Quý vị có thể viết tin nhắn đơn giản và cá nhân hóa theo ý mình. Nhiều đối tác thích giúp khách lên kế hoạch cho chuyến đi bằng cách thêm vào tin nhắn thông tin về thời gian nhận phòng, chỉ đường đến chỗ nghỉ và chỗ đậu xe. Thêm nữa, nếu Quý vị thiết lập bản mẫu tin nhắn được hẹn lịch, tin nhắn của Quý vị sẽ được tự động gửi mỗi khi có đặt phòng mới.

2. Phản hồi tin nhắn của khách thật nhanh chóng

Một tin nhắn phản hồi nhanh chóng sẽ mang lại thiện cảm rất tốt cho khách vì điều này khiến họ an tâm hơn và có thể sẽ đánh giá chỗ nghỉ tốt hơn – các đánh giá này mang tính thuyết phục cao với các khách khác và mang về đặt phòng cho Quý vị trong tương lai.

Quý vị có thể tạo nên một trải nghiệm tuyệt vời cho khách và tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách thiết lập các phản hồi tự động để trả lời những thắc mắc thường gặp nhất của khách.

Khi một yêu cầu được xử lý bởi phản hồi tự động, khách sẽ nhận được email (hoặc tin nhắn qua chatbot Trợ lý du lịch Booking) xác nhận rằng yêu cầu của họ đã được duyệt, bị từ chối hay tùy thuộc vào tình trạng sẵn có. Với từng câu trả lời, Quý vị có thể lồng vào bản mẫu tin nhắn để cung cấp thêm thông tin cần thiết.

Nếu Quý vị muốn quản lý chỗ nghỉ mọi lúc mọi nơi, Quý vị có thể tải ứng dụng Pulse app để nhận thông báo đẩy và phản hồi khách bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu.

3. Tiết kiệm thời gian với bản mẫu tin nhắn

Các đối tác thường cho biết rằng phần lớn các trao đổi trước khi khách đến đều xoay quanh những chủ đề thường gặp – phí giữ xe, gửi hành lý, cách đi đến chỗ nghỉ, v.v.

Nếu Quý vị thiết lập bản mẫu tin nhắn cho các câu hỏi thường gặp, Quý vị có thể tiết kiệm thời gian và phản hồi khách chỉ với vài cú click bằng cách gửi các tin nhắn tùy chỉnh thay vì phải viết hoài cùng một tin nhắn.

Quý vị cũng có thể đính kèm các hình ảnh để cung cấp những thông tin bổ sung cho khách. Sau khi Quý vị đã thiết lập các bản mẫu, tất cả những gì Quý vị cần làm làm nhấn "Gửi". Để khiến mọi thứ dễ dàng hơn, Quý vị có thể cá nhân hóa bản mẫu trong extranet bằng cách thêm những phần để điền tên khách, thời gian nhận phòng, tên chỗ nghỉ và hơn thế nữa.

4. Theo dõi Điểm phản hồi của Quý vị

Từ các nghiên cứu, chúng tôi thấy rằng khách rất hài lòng khi nhận được những phản hồi nhanh chóng các yêu cầu và tin nhắn của họ.

Để giúp Quý vị bảo đảm rằng mình phản hồi khách kịp thời, chúng tôi cho hiển thị Điểm phản hồi trong mục "Tin nhắn của khách" trong "Hộp thư" extranet của Quý vị.

Bằng việc trả lời tin nhắn của khách sớm nhất có thể, Quý vị sẽ cải thiện được Điểm phản hồi của mình cũng như trải nghiệm chung của khách. Hơn nữa, chúng tôi thấy rằng những đối tác có điểm cao thường có tỷ lệ hủy phòng thấp hơn và điểm đánh giá cao hơn.