Thiết lập bản mẫu, trả lời tự động và thông báo tin nhắn

Quý vị có thể thiết lập bản mẫu tin nhắn, trả lời tự động và bật thông báo tin nhắn trong extranet hoặc ứng dụng Pulse để tiết kiệm thời gian và cung cấp thông tin quan trọng cho khách.

Các nội dung trong bài viết này

Thiết lập và lên lịch cho bản mẫu

Bản mẫu cho phép Quý vị tự động chia sẻ thông tin quan trọng với khách.

Quý vị có thể thiết lập chúng cho bất kỳ giai đoạn chính nào sau đây trong quá trình đặt phòng:

• Khi khách thực hiện đặt phòng
• Ba ngày trước khi nhận phòng
• Một tuần trước khi nhận phòng
• Vào ngày nhận phòng
• Một ngày trước khi nhận phòng
• Một ngày trước khi trả phòng

Quý vị có thể cá nhân hóa bản mẫu bằng cách thêm chỗ trống để điền vào tên khách, thời gian nhận phòng, tên chỗ nghỉ và hơn thế nữa.  Quý vị cũng có thể thêm các câu trả lời tùy chỉnh và đính kèm hình ảnh để cung cấp cho khách thêm thông tin. Sau đây là cách thiết lập bản mẫu tin nhắn:

1. Đăng nhập vào extranet hoặc ứng dụng Pulse
2. Nhấp vào mục Chỗ nghỉ trên extranet hoặc Khác trên ứng dụng Pulse và chọn Tùy chọn tính năng nhắn tin
3. Chọn mục Bản mẫu tin nhắn rồi nhấp vào nút Tạo bản mẫu mới
4. Soạn bản mẫu tin nhắn của Quý vị – để dễ dàng hơn cho Quý vị, chúng tôi đã tạo các khối thông tin được điền sẵn để tự động điền chi tiết đặt phòng
5. Xác nhận ngôn ngữ – Quý vị có thể chọn thêm một ngôn ngữ cho bản mẫu và đính kèm hình ảnh
6. Nhấp vào Tiếp tục
7. Điền vào Tên bản mẫu và chọn một Chủ đề bản mẫu
8. Nhấp vào Lưu bản mẫu để hoàn tất

Quý vị có thể cập nhật hoặc xóa các bản mẫu ở mục Bản mẫu tin nhắn.

Video: Làm thế nào để thiết lập bản mẫu tin nhắn?

Để lên lịch cho một bản mẫu tin nhắn, hãy làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào extranet hoặc ứng dụng Pulse
2. Nhấp vào mục Chỗ nghỉ và chọn Tùy chọn tính năng nhắn tin
3. Chuyển đến mục Công cụ hẹn lịch cho bản mẫu và nhấp vào nút Lên lịch cho một bản mẫu
4. Chọn thời điểm Quý vị muốn gửi bản mẫu, sau đó chọn bản mẫu muốn gửi từ danh mục thả xuống. Quý vị cũng sẽ thấy bản xem trước của tin nhắn
5. Nhấp Thêm vào lịch để hoàn tất

Video: Làm thế nào để thiết lập bản mẫu tin nhắn được gửi tự động?

Quý vị luôn có thể theo dõi những bản mẫu tin nhắn nào đã được gửi đến khách vì chúng sẽ tự động hiển thị trong hộp thư của Quý vị cả trên extranet và ứng dụng Pulse.

Lưu ý: Hãy đảm bảo sử dụng cùng tên để nhóm các bản mẫu có tùy chọn ngôn ngữ khác nhau. Điều này giúp chúng tôi lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với mong muốn của khách trong tin nhắn tự động. Chúng tôi sử dụng ngôn ngữ mặc định khi bản mẫu không có sẵn ngôn ngữ mong muốn của khách. Chúng tôi khuyến nghị sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ mặc định trừ khi đa số khách của Quý vị nói một ngôn ngữ khác.

Tạo các câu trả lời tự động với bản mẫu

Trả lời tự động là các câu trả lời tiêu chuẩn mà Quý vị có thể thiết lập để trả lời các câu hỏi thường gặp về vấn đề đậu xe, nhận phòng, trả phòng, loại giường, v.v. Chúng có thể giúp Quý vị tiết kiệm thời gian và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách.

Trả lời tự động được chia thành các câu trả lời nằm trong hoặc ngoài phạm vi chính sách của Quý vị. Đối với trường hợp đầu tiên, một phản hồi tự động chấp nhận yêu cầu của khách sẽ được gửi đến họ nếu yêu cầu đó nằm trong chính sách đặt phòng của Quý vị. Đối với trường hợp thứ hai, Quý vị có thể kết hợp câu trả lời tự động với tin nhắn mẫu và các điều kiện khác để trả lời các yêu cầu của khách không thuộc chính sách thông thường của Quý vị.

Để thiết lập trả lời tự động, hãy làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào extranet hoặc ứng dụng Pulse
2. Nhấp vào mục Chỗ nghỉ và chọn Tùy chọn tính năng nhắn tin
3. Chuyển đến mục Trả lời tự động và chọn phần Cài đặt liên quan đến chủ đề
4. Nhấn chọn ô bên cạnh chủ đề mà Quý vị muốn bật trả lời tự động
5. Chọn phản hồi mà Quý vị mong muốn
6. Nhấp vào Chọn bản mẫu để thêm bản mẫu tin nhắn trong phần trả lời tự động của Quý vị – Quý vị cũng có thể tạo bản mẫu mới
7. Nhấp vào Lưu để hoàn tất

Khi câu trả lời tự động được gửi đến khách, họ sẽ nhận được dưới dạng email và tin nhắn trong phần chat với Trợ lý du lịch Booking. Quý vị có thể kiểm tra tương tác của khách với các tin nhắn tự động trong hộp thư extranet hoặc ứng dụng Pulse và gửi tin nhắn khác cho họ bất cứ lúc nào. Quý vị cũng có thể lên lịch tự động gửi bản mẫu cho khách để chia sẻ thông tin tại thời điểm mà Quý vị chọn.

Thiết lập thông báo tin nhắn

Quý vị có thể tùy chỉnh các loại thông báo mà Quý vị nhận được từ chúng tôi để quản lý đặt phòng tốt hơn. Ví dụ: chúng tôi có thể gửi tin nhắn về các đặt phòng phút chót, gửi email về việc khách đến và thông báo khi Quý vị có tin nhắn mới trong hộp thư.

Để kiểm soát cài đặt thông báo của Quý vị, hãy làm theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào extranet hoặc ứng dụng Pulse
2. Nhấp vào Tài khoản và chọn Cài đặt thông báo
3. Chọn Có hoặc Không cho loại thông báo Quý vị muốn nhận hoặc không. Khi chọn có, một danh mục thả xuống sẽ xuất hiện và Quý vị có thể chọn thời điểm và cách Quý vị muốn nhận thông báo này
4. Nhấp vào Lưu để hoàn tất