Giới thiệu Du lịch Bền vững

Một cách mới để ghi nhận những nỗ lực vì du lịch bền vững của Quý vị và quảng bá chúng đến với khách du lịch – vì một tương lai tốt đẹp hơn.

Khám phá thêm

Những điều cần biết về đặt phòng bị trùng

Cập nhật 1 tháng trước | 5 phút đọc
Lưu

Đặt phòng bị trùng, hay còn gọi là quá tải đặt phòng, đôi khi có thể xảy ra, nhưng có một vài thứ Quý vị có thể thực hiện để ngăn chặn điều này. Tại đây, chúng tôi sẽ giúp Quý vị hiểu thêm về nguyên nhân của việc bị trùng và cách để ngăn chặn hoặc giải quyết các đặt phòng này.


Các nội dung trong bài viết này


Đặt phòng bị trùng là gì?

Đặt phòng bị trùng là thuật ngữ chúng tôi sử dụng khi có nhiều đơn đặt được thực hiện trên cùng một phòng/căn cho cùng một đêm. Nếu hai khách khác nhau đặt cùng một phòng hoặc căn, điều này có thể gây ra vấn đề cho chỗ nghỉ cũng như những khách muốn lưu trú ở chỗ nghỉ. 

Hầu hết các vấn đề liên quan đến đặt phòng bị trùng đều phát sinh trong quá trình thiết lập ban đầu của chỗ nghỉ. Trên thực tế, 25% các đối tác của chúng tôi sẽ gặp trường hợp bị trùng trong năm đầu tiên trên nền tảng của chúng tôi. Vì vậy, ngay cả khi chưa gặp phải, Quý vị cũng nên biết cách để xử lý vấn đề này.

Sau đây là hai trong số các nguyên nhân thường gặp nhất gây ra trùng đặt phòng:

  • Tình trạng phòng trống không được đồng bộ trên các kênh Du khách đặt qua nền tảng của chúng tôi, nhưng phòng hoặc căn vẫn hiển thị là còn trống trên các nền tảng khác, hoặc ngược lại. Điều này có nghĩa là khách vẫn có thể đặt phòng hoặc căn đó, ngay cả khi không còn trống. Quý vị có thể dễ dàng tránh vấn đề này nếu Quý vị xuất hoặc nhập lịch rồi đồng bộ hóa lịch đó trên khắp các kênh của mình.
  • Thiết lập lịch không chính xác Nếu tình trạng phòng trống của Quý vị không được cập nhật và không còn chính xác thì khả năng xảy ra đặt phòng bị trùng sẽ cao hơn. Chúng tôi khuyến khích Quý vị nên kiểm tra kỹ lại tình trạng phòng trống và các chính sách trước khi mở chỗ nghỉ và nhận đặt phòng.

Làm sao để tránh đặt phòng bị trùng?

Có nhiều cách để Quý vị có thể ngăn chặn đặt phòng bị trùng:

  • Đảm bảo rằng tình trạng phòng trống chính xác và được cập nhật trước khi mở chỗ nghỉ để nhận đặt phòng
  • Khi Quý vị nhận được đặt phòng trên bất kỳ nền tảng nào, hãy cập nhật tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh
  • Tự động đồng bộ hóa lịch của Quý vị bằng công cụ quản lý kênh
  • Nếu Quý vị không thể sử dụng công cụ quản lý kênh, hãy thường xuyên tự đồng bộ hóa lịch của mình 
  • Tải ứng dụng Pulse trên thiết bị di động để quản lý đặt phòng mọi lúc, mọi nơi

Lưu ý rằng khi khách đặt phòng trên nền tảng của chúng tôi, việc này sẽ được xác nhận ngay tức thì và Quý vị sẽ không thể từ chối đặt phòng. Đó là lý do tại sao Quý vị nên đảm bảo tình trạng phòng trống của mình luôn được cập nhật.


Làm sao để giải quyết đặt phòng bị trùng?

Nếu Quý vị nhận ra rằng mình có đặt phòng bị trùng, điều quan trọng là Quý vị cần hành động thật nhanh để khách không gặp tình trạng không có chỗ nghỉ. Tùy thuộc vào khả năng của chỗ nghỉ, có nhiều cách để giải quyết vấn đề này. 

Điều quan trọng trong mọi tình huống là Quý vị cần liên hệ với Dịch vụ khách hàng – bằng cách đó, chúng tôi mới biết được tình hình và giúp Quý vị giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.

Quý vị còn phòng hoặc căn khác còn trống

Giải pháp tốt nhất là cho khách lưu trú ở một phòng hoặc căn khác có cùng tiêu chuẩn hoặc tốt hơn mà không phát sinh phụ phí. Ngoài ra, Quý vị hãy cố gắng cung cấp cho họ tất cả các tiện nghi mà họ theo lý sẽ nhận được trong đặt phòng ban đầu, ví dụ như ban công hoặc phòng tắm riêng. Đừng quên rằng Quý vị cần liên hệ với Dịch vụ khách hàng để đánh dấu đặt phòng bị trùng.

Quý vị không có phòng hoặc căn khác còn trống

Nếu không còn phòng hay căn nào khác còn trống, Quý vị có nghĩa vụ phải tìm cho họ chỗ nghỉ có cùng tiêu chuẩn hoặc cao hơn – và Quý vị phải chi trả chi phí cho việc này. Quý vị cũng nên sắp xếp việc vận chuyển để đưa khách đến chỗ nghỉ mới, nếu không Quý vị có thể phải hoàn lại khoản này sau đó. 

Nếu Quý vị cần chuyển chỗ nghỉ cho khách, vui lòng gọi cho đội ngũ Dịch vụ khách hàng của chúng tôi để cho họ biết điều gì đã xảy ra. Chúng tôi sẽ cần:

  • Tên đầy đủ của khách
  • Thông tin về nơi khách được chuyển đến
  • Loại phòng hoặc căn ở địa điểm mới
  • Bất kỳ thông tin hữu ích nào khác, ví dụ: chi phí phát sinh

Chúng tôi khuyên Quý vị làm theo các bước dưới đây khi giải quyết tình trạng bị trùng đặt phòng:

  • Nếu khách đến trong vòng 24 giờ, Quý vị nên cố gắng giải quyết trong vòng 30 phút
  • Nếu khách đến trong vòng 1 - 7 ngày tới, Quý vị nên cố gắng giải quyết trong vòng 2 giờ
  • Nếu khách đến sau 7 ngày hoặc lâu hơn trong tương lai, Quý vị nên cố gắng giải quyết trong vòng 24 giờ

Phải làm sao nếu tôi không tìm được nơi nào gần chỗ nghỉ của tôi?

Vui lòng liên hệ với Dịch vụ khách hàng và chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để tìm một giải pháp thay thế có cùng mức giá. Nếu chúng tôi không thể tìm được, chúng tôi sẽ lập và gửi Quý vị hóa đơn cho mọi chi phí phát sinh, chẳng hạn như phòng đắt hơn hoặc phương tiện đi lại cho khách.


Chi phí giải quyết đặt phòng bị trùng gồm những gì?

Chúng tôi sẽ không tính hoa hồng cho đặt phòng bị trùng nếu:

  • Chỗ nghỉ của Quý vị mới đăng trên nền tảng của chúng tôi chưa đầy 30 ngày
  • Quý vị có không quá 4 đặt phòng bị trùng trong 12 tháng

Nếu không thuộc các trường hợp này, Quý vị sẽ phải trả hoa hồng cho đặt phòng.

Chi phí khác

Chi phí sẽ khác nhau tùy từng trường hợp, nhưng nếu không còn phòng hoặc căn khác thay thế, Quý vị sẽ phải thanh toán chi phí cho chỗ nghỉ mới. Quý vị cũng có thể phải trả phí để di chuyển khách.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần liên hệ, Quý vị có thể liên lạc với chúng tôi qua hộp thư.

Bài viết này có hữu ích không?