Hoàn tiền thẻ tín dụng ảo (VCC)

Cập nhật 2 tháng trước | 5 phút đọc
Lưu

Chúng tôi có quy trình hoàn tiền vào thẻ tín dụng ảo (VCC) từ 60 đến 90 ngày có kèm theo hướng dẫn. Quy trình này được thiết kế để mang lại sự rõ ràng và minh bạch cho dòng tiền của Quý vị và cho phép Quý vị có đủ thời gian để sắp xếp việc hoàn tiền nhằm tránh việc bồi hoàn.


Các nội dung trong bài viết này


Khi nào Quý vị cần hoàn tiền thẻ VCC?

Quý vị cần hoàn tiền thẻ VCC khi đã thu tiền từ thẻ vào một trong hai trường hợp sau:

  1. Quý vị đã đồng ý miễn các phí liên quan khi đặt phòng bị hủy, có chỉnh sửa, hoặc khi khách vắng mặt.
  2. Đặt phòng bị hủy do Sự kiện bất khả kháng. Khi những trường hợp này xảy ra, khách sẽ không phải chịu bất kỳ chi phí nào cho những đặt phòng mà họ không thể lưu trú và chúng tôi sẽ miễn tất cả hoa hồng của các đặt phòng liên quan.

Trong cả hai trường hợp, chúng tôi sẽ hoàn tiền cho khách và Quý vị sẽ cần hoàn tiền vào thẻ tín dụng ảo liên kết với đặt phòng đó.


Hoàn tiền thẻ VCC

Quý vị có thể hoàn tiền thẻ tín dụng ảo giống như cách Quý vị hoàn tiền cho bất kỳ thẻ tín dụng nào khác. Có 2 cách làm trong extranet.

Từ mục Tài chính:

  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Tài chính, sau đó vào Quản lý thẻ ảo
  3. Nhấp vào Thẻ ảo cần hoàn tiền để xem tất cả thẻ ảo Quý vị cần hoàn tiền cùng thông tin về lý do hoàn tiền, hạn chót hoàn tiền và số tiền cần hoàn.
  4. Chọn Xem thông tin thẻ và xử lý hoàn tiền bằng máy POS hoặc máy đọc thẻ tín dụng của Quý vị.

Từ mục Đặt phòng:

  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Đặt phòng, sau đó chọn mã đặt phòng để truy cập thông tin đặt phòng
  3. Chọn Xem thông tin thẻ và nhập thông tin thẻ ảo để xử lý hoàn tiền bằng máy POS hoặc máy đọc thẻ tín dụng của Quý vị

Thẻ tín dụng ảo vẫn có thể được hoàn tiền ngay cả khi thẻ đã hết hạn. Quý vị chỉ cần nhập tháng hiện tại làm thông tin ngày hết hạn thẻ. Chúng tôi sẽ hoàn tiền cho khách của Quý vị.


Những việc cần làm nếu gặp sự cố khi hoàn tiền thẻ VCC

Nếu Quý vị gặp khó khăn trong việc hoàn tiền vào thẻ tín dụng ảo, Quý vị có thể liên hệ với Nhà cung cấp Dịch vụ Thanh toán (Payment Service Provider - PSP) của mình để tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục. Quy trình hoàn tiền có thể sẽ khác nhau tùy vào hệ thống POS/máy đọc thẻ tín dụng của Quý vị. Chúng tôi khuyên Quý vị nên liên hệ với ngân hàng hoặc tổ chức tài chính để được hỗ trợ.

Dưới đây là một số trường hợp hay gặp có thể gây ra sự cố:

  1. Máy POS hoặc máy đọc thẻ tín dụng của Quý vị bị khóa. 
  • Nhà cung cấp của Quý vị không cho phép Quý vị hoàn tiền vào thẻ tín dụng ảo.
  1. Máy POS/máy đọc thẻ tín dụng bị lỗi không xác định được.
  • Nếu việc này xảy ra và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của Quý vị không thể đưa ra thông tin hữu ích, vui lòng thử lại sau hoặc vào ngày tiếp theo.
  1. Quý vị không có đủ tiền vào thời điểm đó.
  • Quý vị có thời gian ân hạn từ 60 đến 90 ngày để hoàn tiền thẻ VCC. Vui lòng đảm bảo Quý vị có đủ tiền trong tài khoản của mình trước ngày đến hạn để tránh bị bồi hoàn.

Nếu Quý vị không thực hiện việc hoàn tiền đúng hạn, chúng tôi sẽ yêu cầu bồi hoàn để thu hồi số tiền còn thiếu.


Khiếu nại về hoàn tiền thẻ VCC

Quý vị cần hoàn tiền thẻ VCC trong trường hợp đặt phòng bị hủy hoặc chỉnh sửa, và khi chúng tôi đã hoàn tiền cho khách. Do đó, số tiền chúng tôi đã trả cho Quý vị qua thẻ VCC cần được hoàn lại để tránh bị bồi hoàn. Nếu không đồng ý với việc hoàn tiền, Quý vị có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ địa phương bất cứ lúc nào để được trợ giúp.


Nếu Quý vị đã hoàn tiền trực tiếp cho khách thì sao?

Lý do Quý vị được yêu cầu hoàn tiền thẻ tín dụng ảo là vì chúng tôi đã hoàn tiền cho khách rồi. Nếu Quý vị đã tự hoàn tiền cho khách, vui lòng yêu cầu khách chuyển lại khoản tiền này cho Quý vị, nếu không khách sẽ nhận được hai khoản hoàn tiền. Quý vị vẫn sẽ cần hoàn tiền thẻ ảo để trả lại tiền cho chúng tôi và tránh bị bồi hoàn.


Điều gì xảy ra nếu Quý vị không hoàn tiền thẻ VCC?

Chúng tôi sẽ gửi lời nhắc cho Quý vị về việc hoàn tiền thẻ tín dụng ảo trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 tháng sau khi chúng tôi hoàn tiền cho khách. Nếu Quý vị không hoàn tiền đúng hạn hoặc không hoàn tiền đầy đủ, chúng tôi sẽ phải yêu cầu bồi hoàn để thu hồi số tiền Quý vị cần phải trả cho chúng tôi.

Quý vị cũng có khả năng bị mất quyền thu tiền từ thẻ VCC trước ngày nhận phòng đối với các đặt phòng trong tương lai.


Bồi hoàn là gì?

Bồi hoàn là khi một khoản tiền được thu bằng thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ bị đảo ngược bởi ngân hàng được ủy quyền. Quy trình này được thực hiện nhằm giải quyết khiếu nại giữa người bán và người tiêu dùng. 

Sau khi ngân hàng chấp thuận yêu cầu bồi hoàn, họ sẽ hoàn lại khoản tiền ban đầu cho chủ thẻ - trong trường hợp này là chúng tôi. Chúng tôi sẽ yêu cầu bồi hoàn khi chúng tôi đã hoàn tiền cho khách nhưng Quý vị lại chưa hoàn tiền thẻ tín dụng ảo liên quan đến đặt phòng đó cho chúng tôi đúng thời hạn. Chúng tôi sẽ gửi 2 email nhắc nhở trước khi yêu cầu bồi hoàn.


Việc bồi hoàn sẽ có các mốc thời gian như thế nào?

Sau khi chúng tôi hoàn tiền cho khách, Quý vị sẽ nhận được email có hướng dẫn cách hoàn tiền thẻ tín dụng ảo liên quan đến đặt phòng. Quý vị có thời gian từ 60 đến 90 ngày để sắp xếp việc hoàn tiền. Chúng tôi cũng sẽ gửi cho Quý vị 2 email nhắc nhở trong khoảng thời gian này.

Sau đây là chi tiết về những thông tin Quý vị sẽ nhận được:

  • Ngày khách được hoàn tiền: Quý vị sẽ nhận được email xác nhận rằng khách đã được hoàn tiền, cùng thông tin về việc hoàn tiền vào thẻ VCC liên quan.
  • Lời nhắc đầu: Vào ngày thứ 3 của tháng tiếp theo, chúng tôi sẽ gửi email gợi nhắc có bao gồm tất cả thông tin Quý vị cần để xử lý các khoản hoàn tiền này. 
  • Lời nhắc thứ hai: Vào ngày 15 của tháng đó, sau khi chúng tôi đã gửi lời nhắc đầu tiên, chúng tôi sẽ gửi cho Quý vị thông tin tổng quan về các khoản hoàn tiền còn tồn đọng kèm theo yêu cầu xử lý để tránh việc bồi hoàn. 
  • Bắt đầu quy trình bồi hoàn: Vào ngày 30 cùng tháng, chúng tôi sẽ gửi thông tin các khoản hoàn tiền còn tồn đọng đến công ty phát hành thẻ tín dụng và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của chúng tôi để bắt đầu quy trình bồi hoàn.

Các khoản phụ phí liên quan đến việc bồi hoàn

Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thường thu một khoản phí để xử lý việc bồi hoàn. Phí này sẽ khác nhau tùy vào cài đặt thanh toán của Quý vị. Để tránh phải trả các phí này, chúng tôi khuyên Quý vị hãy hoàn tiền các thẻ ảo trước thời hạn đã định.


Thêm thông tin về thẻ VCC và Thanh toán

Tất cả thông tin cần biết về thẻ tín dụng ảo (VCC) 

Tiết kiệm chi phí dùng thẻ tín dụng ảo và có ngày kích hoạt thẻ sớm hơn

Xem các câu hỏi thường gặp về Thanh toán

When you need to refund a VCC

You'll need to refund a VCC if you’ve already charged it in either of the two situations:

  1. You agreed to waive the applicable fees when a reservation is cancelled, modified or in cases of no-show.
  2. A reservation is cancelled due to a Force Majeure event. In these cases, guests should not incur any costs or fees for stays they're unable to make, and we'll waive all commission on the associated reservations.

In both cases, we'll repay the guest, and you'll need to refund the same VCC associated with the reservation.


Refunding a VCC

You can refund a VCC the same way you would any other credit card. You can do this either via Finance tab or Reservations tab in the extranet.

 

  1. Log in to the extranet.
  2. Click on Finance then on Virtual cards management.
  3. Click on Virtual cards to refund to see all the VCCs you need to refund along with the refund reason, refund deadline and the refund amount.
  4. Choose View card details and process the refund using your point of sale system (POS) or credit card machine.

 

  1. Log in to the extranet
  2. Click on Reservations, then select a booking number to access the reservation details
  3. Choose View card details and enter the VCC details to process the refund using your POS or credit card machine

VCCs can be refunded even after they've expired – all you need to do is enter the current month as the expiry date instead. We’ll return the money to your guest.


What to do if you’re having trouble refunding a VCC

If you're having trouble with refunding a VCC, you may need to reach out to your Payment Service Provider (PSP) to find out what went wrong and resolve the issue. The refund process may also differ according to your POS system or credit card machine. We recommend contacting your bank or financial institution for assistance.

Here are some common situations that might cause issues:

  • Your POS or credit card machine is blocked. 

    Your provider does not allow you to refund VCCs.

  • You receive an unknown POS/credit card machine error.

    If this happens and your PSP can't provide you with helpful information, please try again later or the next day.

  • You don’t have enough funds at the moment.

    You have a grace period of 60 to 90 days to refund VCCs. Please make sure you have enough funds in your account before the due date to avoid a chargeback.

If you don’t refund a VCC in time, we'll raise a chargeback to recover any lost funds.


Disputing a VCC refund

You need to refund a VCC in cases when a reservation was cancelled or modified, and we've refunded the guest. Therefore, the amount we paid you using a VCC must be returned to avoid a chargeback. If you disagree with a refund, you can always reach out to your local support team for help.


FAQs

  • The reason you're being asked to refund a VCC is that we've already refunded the guest. If you've refunded a guest yourself, please ask them to return the amount to you, or they will receive a double refund. You must still refund the VCC to us to avoid a chargeback.

  • We'll send you reminders to refund a VCC over two to three months after we've refunded a guest. Not doing so in time or in full will result in us raising a chargeback to recover the funds owed to us.

    You may also lose your eligibility to charge VCCs for future bookings before the check-in date.

  • A chargeback is when a credit or debit card charge is reversed by an authorised bank. This process is put in place to resolve disputes between merchants and consumers. 

    When a bank approves a chargeback request, it refunds the original amount to the cardholder – in this case, us. We'll initiate a chargeback if we've refunded a guest, but you've not refunded us the VCC associated with the reservation on time. We'll send you two email reminders before raising a chargeback.

  • Once we've refunded a guest, you'll receive an email with instructions for refunding the VCC associated with the reservation. There’s a 60 to 90-day period for you to administer the refund, during which we’ll send you two reminder emails.

    Here's a breakdown of what you'll receive:

    • Day of guest refund: you'll receive an email confirming the guest has been refunded, together with details on refunding the associated VCC.
    • First reminder: on the third day of the next month, we'll send you a reminder email containing all the details you need to process these refunds. 
    • Second reminder: on the 15th day of the month after we sent the first reminder, we'll send you an overview of outstanding refunds with a request to process them to avoid chargebacks. 
    • Start of chargeback process: on the 30th day of that same month, we'll hand over details of outstanding refunds to our credit card company and the PSP to begin the chargeback process.
  • Payment service providers usually charge a fee for processing a chargeback. The amount varies depending on your payment setup. To avoid incurring this additional charge, we recommend refunding VCCs within the specified due date.

Bài viết này có hữu ích không?