Sử dụng hướng dẫn dựa trên dữ liệu của chúng tôi để nắm bắt nhu cầu cuối mùa.

Ghi chú tín dụng (hóa đơn điều chỉnh giảm) hoạt động ra sao?

Cập nhật 1 tháng trước | 5 phút đọc
Lưu

Chúng tôi thường phát hành ghi chú tín dụng (hóa đơn điều chỉnh giảm) để chỉnh sửa số tiền trên hóa đơn đã xuất. Hóa đơn sai có thể do xử lý trạng thái đặt phòng không chính xác hoặc tính phí hoa hồng không đúng. Quý vị có thể dùng các ghi chú tín dụng này cho các hóa đơn hoa hồng trong tương lai. Ví dụ, Quý vị có thể yêu cầu ghi chú tín dụng nếu đặt phòng không được đánh dấu là đã hủy hoặc vắng mặt trong khi đáng lẽ phải được đánh dấu. Một trường hợp khác là khi Quý vị đồng ý miễn phí hủy cho khách, nhưng chúng tôi vẫn tính phí hoa hồng cho đặt phòng đó.

Chúng tôi chỉ phát hành ghi chú tín dụng trong những trường hợp đặc biệt. Vì lý do này, việc đảm bảo trạng thái đặt phòng trong mục Đặt phòng trên extranet luôn chính xác là điều rất quan trọng.


Các nội dung trong bài viết này:


Tránh tình trạng hóa đơn sai

Việc yêu cầu và chờ nhận các ghi chú tín dụng thường mất nhiều thời gian. Để tránh nhận phải hóa đơn không chính xác, Quý vị nên lưu ý một số điều cơ bản xung quanh việc xử lý đặt phòng:

  • Đánh dấu các thay đổi kịp thời
    Nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với đặt phòng, Quý vị cần đánh dấu trên extranet trong vòng 48 giờ sau khi trả phòng, để thay đổi đó được phản ánh chính xác khi chúng tôi lập hóa đơn hoa hồng. Việc này cũng bao gồm đánh dấu vắng mặt và hủy đặt phòng. Hãy lưu ý, nếu Quý vị không đánh dấu vắng mặt, khách vẫn có thể để lại đánh giá và điều này sẽ được xem là bằng chứng cho việc lưu trú đã hoàn tất. Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về cách đánh dấu vắng mặt và hủy đặt phòng.

    Việc đánh dấu những thay đổi này hoàn toàn thuộc trách nhiệm của các đối tác như Quý vị. Điều này phù hợp với Điều khoản chung của chúng tôi. Nếu các thay đổi không được đánh dấu trong vòng 48 giờ sau khi trả phòng, Quý vị sẽ bị tính phí hoa hồng đầy đủ cho đặt phòng ban đầu. Nếu Quý vị không thể đánh dấu những thay đổi này trong extranet, vui lòng liên hệ với bộ phận Dịch vụ Đối tác.
     
  • Đánh dấu thẻ tín dụng không hợp lệ
    Trong trường hợp các đặt phòng không hoàn tiền hoặc không hoàn tiền một phần chưa được tính vào thẻ tín dụng của khách, Quý vị sẽ cần đánh dấu thẻ của họ là không hợp lệ. Nếu không làm như vậy, chúng tôi sẽ tính phí hoa hồng cho đặt phòng đó.

    Hãy làm theo các bước sau để đánh dấu thẻ tín dụng không hợp lệ:
  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Đặt phòng
  3. Nhấp vào tên khách hoặc mã đặt phòng, sau đó chọn Đánh dấu thẻ tín dụng không hợp lệ

Khiếu nại hóa đơn hoa hồng và yêu cầu ghi chú tín dụng

Quý vị có thể khiếu nại hoa hồng và tự yêu cầu ghi chú tín dụng trên extranet cho các đặt phòng không quá 3 tháng. Để làm điều đó, Quý vị cần làm theo các bước sau:

  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Tài chính, sau đó chọn Sao kê đặt phòng
  3. Chọn khoảng thời gian lập hóa đơn
  4. Tìm đặt phòng Quý vị muốn khiếu nại hoa hồng và bấm chọn
  5. Tích chọn ô bên dưới mục ghi Khiếu nại số tiền hoa hồng
  6. Nhấp vào nút màu xanh dương ghi Khiếu nại đặt phòng (nằm ở trên đầu cột Ghi chú)
  7. Chọn lý do khiếu nại
  8. Ghi rõ thông tin chi tiết về khiếu nại
  9. Nhập số tiền khách đã thanh toán
  10.  Nhấp vào Tiếp theo
  11. Xem lại yêu cầu của Quý vị và sau đó nhấp vào Gửi khiếu nại

Khi khiếu nại được duyệt và chúng tôi đã xác nhận rằng chúng tôi cần sửa hóa đơn cho Quý vị, thì chúng tôi sẽ phát hành một ghi chú tín dụng. Điều này không có nghĩa là chúng tôi sẽ gửi cho Quý vị hóa đơn mới – hóa đơn ban đầu sẽ vẫn hợp lệ, nhưng chúng tôi sẽ sửa số tiền bằng ghi chú tín dụng. Ghi chú này sẽ hiển thị số tiền cần được khấu trừ từ hóa đơn ban đầu và Quý vị sẽ không phải thanh toán số tiền này. Xin lưu ý, Quý vị chỉ có thể khiếu nại phí hoa hồng cho đặt phòng có hóa đơn.

Nếu khiếu nại bị từ chối, Quý vị sẽ nhận được thông báo trong hộp thư extranet.

Có thể mất đến 14 ngày làm việc để chúng tôi xử lý yêu cầu của Quý vị. Quý vị sẽ nhận được thông báo trong hộp thư đến trên extranet sau khi chúng tôi xử lý xong. Trong thời gian chờ đợi, Quý vị không cần liên hệ với chúng tôi để hỏi về trường hợp của mình.


Khiếu nại hoa hồng đối với các khoản phí được miễn

Nếu khách hủy và phải chịu phí, Quý vị có thể chọn miễn cho khách phí hủy và không phải trả hoa hồng. Nếu thanh toán được thực hiện bằng thẻ tín dụng ảo (VCC) hoặc Thanh toán bởi Booking.com, Quý vị sẽ cần chờ chúng tôi xuất hóa đơn đặt phòng. Sau đó, Quý vị có thể nhắn tin cho chúng tôi trên extranet để khiếu nại hóa đơn. Cách làm như sau:

  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Hộp thư rồi chọn Tin nhắn từ Booking.com
  3. Nhấp vào Xem các lựa chọn liên hệ
  4. Nhấp vào Tài chính (hóa đơn và thanh toán) rồi chọn Khiếu nại hóa đơn làm chủ đề
  5. Nhấp vào Xem tất cả các tùy chọn liên lạc rồi chọn Nhắn tin
  6. Viết mã đặt phòng mà Quý vị muốn khiếu nại vào ô văn bản
  7. Đính kèm bằng chứng về khoản hoàn tiền/bồi hoàn từ ngân hàng của Quý vị, dưới dạng PDF hoặc ảnh chụp màn hình
  8. Nhấp vào Gửi tin nhắn

Quý vị cần làm gì khi nhận được ghi chú tín dụng

Sau khi nhận ghi chú tín dụng, việc Quý vị cần làm sẽ tùy thuộc vào số tiền trên ghi chú so với số tiền trên hóa đơn ban đầu của Quý vị.

  • Nếu số tiền này bằng với hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động sử dụng khoản đó để tất toán hóa đơn ban đầu – Quý vị không cần phải làm gì cả
  • Nếu số tiền này thấp hơn hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động áp dụng khoản tiền đó vào hóa đơn ban đầu – Quý vị sẽ phải thanh toán số tiền còn lại của hóa đơn đó
  • Nếu số tiền này cao hơn hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động sử dụng khoản tiền đó để tất toán hóa đơn ban đầu và áp dụng số tiền còn lại cho hóa đơn tiếp theo – Quý vị không cần phải làm gì cả

Ghi chú tín dụng không có ngày hết hạn. Quý vị có thể sử dụng chứng từ này xuyên suốt thời gian hợp tác với chúng tôi.

Nếu Quý vị còn bất kỳ thắc mắc nào khác, hãy xem bài viết này về việc thanh toán hóa đơn.

Bài viết này có hữu ích không?