Ghi chú tín dụng hoạt động ra sao?

Cập nhật 3 tháng trước | 5 phút đọc
Lưu

Chúng tôi thường phát hành ghi chú tín dụng để chỉnh sửa số tiền trên hóa đơn đã xuất. Điều này thường liên quan đến các sai sót từ phía đối tác khi xử lý trạng thái đặt phòng – hoặc cách chúng tôi tính phí hoa hồng. Quý vị cũng có thể dùng các ghi chú tín dụng này cho các hóa đơn hoa hồng trong tương lai. Ví dụ, Quý vị có thể yêu cầu ghi chú tín dụng nếu đặt phòng không được đánh dấu là đã hủy hoặc vắng mặt trong khi đáng lẽ phải được đánh dấu. Một trường hợp khác là khi Quý vị đồng ý miễn phí hủy cho khách, nhưng chúng tôi vẫn tính phí hoa hồng cho các đặt phòng đó.

Chúng tôi chỉ phát hành ghi chú tín dụng trong những trường hợp đặc biệt. Vì lý do này, việc đảm bảo trạng thái đặt phòng trong mục Đặt phòng trên extranet luôn chính xác là điều rất quan trọng.


Các nội dung trong bài viết này:


Khiếu nại hoa hồng và yêu cầu ghi chú tín dụng

Quý vị có thể khiếu nại hoa hồng và tự yêu cầu ghi chú tín dụng trên extranet cho các đặt phòng không quá 3 tháng. Để làm điều đó, Quý vị cần làm theo các bước sau:

  1. Đăng nhập vào extranet
  2. Nhấp vào Tài chính, sau đó chọn Sao kê đặt phòng
  3. Chọn khoảng thời gian lập hóa đơn
  4. Tìm đặt phòng Quý vị muốn khiếu nại hoa hồng và bấm chọn
  5. Tích chọn ô bên dưới mục ghi Khiếu nại số tiền hoa hồng
  6. Nhấp vào nút màu xanh dương ghi Khiếu nại đặt phòng (nằm ở trên đầu cột Ghi chú)
  7. Chọn lý do khiếu nại
  8. Ghi rõ thông tin chi tiết về khiếu nại
  9. Nhập số tiền khách đã thanh toán
  10.  Nhấp vào Tiếp theo
  11. Xem lại yêu cầu của Quý vị và sau đó nhấp vào Gửi khiếu nại

Khi khiếu nại được duyệt, chúng tôi sẽ phát hành ghi chú tín dụng. Xin lưu ý, Quý vị chỉ có thể khiếu nại phí hoa hồng cho đặt phòng có hóa đơn.


Yêu cầu ghi chú tín dụng mà không sử dụng tùy chọn khiếu nại

Nếu có sai sót trong thông tin chi tiết của đặt phòng, hoặc nếu tùy chọn khiếu nại không còn khả dụng, vui lòng liên hệ với chúng tôi để trình bày lý do Quý vị muốn chúng tôi phát hành ghi chú tín dụng. Ví dụ: Quý vị đã miễn phí hủy cho khách nhưng vẫn bị tính phí hoa hồng cho đặt phòng của họ.


Khi nào Quý vị biết ghi chú tín dụng của mình có được phê duyệt hay không

Có thể mất đến 14 ngày làm việc để chúng tôi xử lý yêu cầu của Quý vị. Quý vị sẽ nhận được thông báo trong hộp thư đến trên extranet sau khi chúng tôi xử lý xong. Trong thời gian chờ đợi, Quý vị không cần liên hệ với chúng tôi để hỏi về trường hợp của mình.


Quý vị cần làm gì khi nhận được ghi chú tín dụng

Nếu chúng tôi xác nhận rằng chúng tôi cần chỉnh sửa hóa đơn cho Quý vị, vui lòng lưu ý việc này không có nghĩa là chúng tôi sẽ gửi hóa đơn mới. Thay vào đó, hóa đơn ban đầu của Quý vị vẫn sẽ còn hiệu lực, nhưng chúng tôi cũng sẽ phát hành một ghi chú tín dụng riêng. Ghi chú này sẽ hiển thị số tiền cần được khấu trừ từ hóa đơn ban đầu – vì vậy, Quý vị sẽ không cần phải thanh toán số tiền này.

Việc Quý vị cần làm khi nhận ghi chú tín dụng sẽ tùy thuộc vào số tiền trên ghi chú so với số tiền trên hóa đơn ban đầu của Quý vị:

  • Nếu số tiền này bằng với hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động sử dụng khoản đó để tất toán hóa đơn ban đầu – Quý vị không cần phải làm gì cả
  • Nếu số tiền này thấp hơn hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động áp dụng khoản tiền đó vào hóa đơn ban đầu – Quý vị sẽ phải thanh toán số tiền còn lại của hóa đơn đó
  • Nếu số tiền này cao hơn hóa đơn ban đầu của Quý vị, chúng tôi sẽ tự động sử dụng khoản tiền đó để tất toán hóa đơn ban đầu và áp dụng số tiền còn lại cho hóa đơn tiếp theo – Quý vị không cần phải làm gì cả

Xin lưu ý rằng ghi chú tín dụng có không có ngày hết hạn. Quý vị có thể sử dụng khoản tín dụng này trong thời gian hợp tác với chúng tôi.

Nếu Quý vị còn bất kỳ thắc mắc nào khác, hãy xem bài viết này về việc thanh toán hóa đơn.

Bài viết này có hữu ích không?