Tất cả những gì Quý vị cần biết về đặt phòng bị trùng

Nếu Quý vị vừa gặp phải đặt phòng bị trùng, đây là tổng quan những gì Quý vị cần làm:

Ảnh
overbookings flow chart

Đi đến:


Đặt phòng bị trùng (còn được gọi là "quá tải" hoặc "overbook") đôi lúc có thể xảy ra. Ở đây, chúng tôi giải thích cho Quý vị những gì cần làm khi điều này xảy ra và làm sao để tránh gặp phải tình trạng này trong tương lai. Chúng tôi cũng muốn giúp Quý vị hiểu rõ hơn những nguyên nhân nào gây ra tình trạng này và chúng có ảnh hưởng như thế nào lên việc kinh doanh và khách của Quý vị.

Khi xảy ra tình trạng bị trùng đặt phòng, chúng tôi muốn Quý vị giải quyết vấn đề cho khách càng sớm càng tốt. Chúng tôi khuyến nghị làm theo những bước sau khi giải quyết tình trạng bị trùng đặt phòng:

  • Nếu khách đến trong vòng 24 giờ tới, hãy cố gắng giải quyết vấn đề trong vòng 30 phút.
  • Nếu khách đến trong vòng 1 - 7 ngày tới, hãy cố gắng giải quyết vấn đề trong vòng 2 giờ.
  • Nếu khách đến trong vòng 8 ngày trở lên, hãy cố gắng giải quyết vấn đề trong vòng 24 giờ.

Quý vị cũng có trách nhiệm chi trả cho tất cả các chi phí phát sinh mà khách gặp phải do vấn đề trùng đặt phòng. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc chi tiết thông tin về chi phí của việc trùng đặt phòng.


Đặt phòng trùng nhau là gì?

Là trường hợp khi nhiều đặt phòng được đặt cho cùng một phòng cho cùng một đêm tại chỗ nghỉ của Quý vị. Theo nghiên cứu của chúng tôi, khoảng 25% các đối tác nhận được một đặt phòng bị trùng trong năm đầu tiên trên trang web của chúng tôi – vì vậy, ngay cả khi Quý vị chưa gặp phải trường hợp này, những lời khuyên dưới đây sẽ rất hữu ích, giúp Quý vị biết chính xác phải làm gì nếu nhận phải đặt phòng bị trùng trong tương lai.


Đặt phòng tức thì

Để tránh đặt phòng bị trùng, Quý vị cần nhớ rằng khi khách đặt phòng tại chỗ nghỉ trên Booking.com, đặt phòng sẽ được xác nhận ngay lập tức và Quý vị sẽ không được hỏi có chấp nhận đặt phòng đó hay không. Điều này có nghĩa là việc đặt phòng sẽ dễ dàng hơn cho khách và tăng khả năng họ đặt trên trang của Quý vị hơn. Thực tế cho thấy, khoảng 30% đối tác của chúng tôi nhận được đặt phòng đầu tiên ngay trong ngày đầu tiên đăng trên Booking.com.

Bài viết có liên quan: Tôi có thể hủy đơn đặt phòng không?


Nguyên nhân nào dẫn đến việc bị trùng đặt phòng?

Việc chú ý đến những cài đặt chỗ nghỉ ban đầu là rất quan trọng vì những lỗi sai có thể dẫn đến đặt phòng bị trùng. Đây là 2 trong số các nguyên nhân thường gặp nhất:
  • Không đồng bộ hóa các kênh khác nhau

    Đặt phòng trùng nhau có thể xảy ra khi khách đặt phòng trên Booking.com nhưng phòng đó vẫn được mở bán cho cùng đêm đó trên các kênh khác. Nếu khách khác đặt phòng đó trên những kênh khác, Quý vị sẽ bị trùng đặt phòng. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết của chúng tôi về làm sao để xuất hoặc nhập lịch
  • Thiết lập lịch không chính xác

    Một nguyên nhân có thể xảy ra nữa là do Quý vị không cài đặt tình trạng phòng trống chính xác trên trang của chúng tôi. Ví dụ, nếu Quý vị thiết lập 2 phòng trống trong khi chỉ có 1 phòng trống - và rồi cả 2 phòng đều được đặt - thì Quý vị bị trùng đặt phòng. Để chắc chắn rằng việc này không xảy ra, hãy kiểm tra kỹ lại tình trạng phòng trống và chính sách trước khi mở bán. Quý vị có thể tìm thấy những cài đặt này ở đây.

Các bài viết có liên quan:


Làm sao để tránh bị trùng đặt phòng?

Có nhiều cách để Quý vị có thể tránh tình trạng đặt phòng bị trùng.

  • Nếu Quý vị không thể theo dõi sát sao các đặt phòng của mình trên máy tính, chúng tôi gợi ý Quý vị tải ứng dụng Pulse của chúng tôi trên thiết bị di động của Quý vị. Ứng dụng cho phép Quý vị quản lý đặt phòng và thay đổi tình trạng phòng trống mọi lúc, mọi nơi.
  • Nếu Quý vị là đối tác mới, hãy đảm bảo rằng lịch của Quý vị được cập nhật trước khi đăng online trên trang web của chúng tôi – vì một khi Quý vị đã đăng online, chỗ nghỉ sẽ được mở bán để khách đặt phòng ngay lập tức.
  • Khi Quý vị nhận một đặt phòng, hãy đảm bảo cập nhật tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh khác mà Quý vị sử dụng để không trùng đặt phòng.
  • Nếu Quý vị dùng iCal, đặt phòng của Quý vị sẽ không đồng bộ hóa theo thời gian thực. Vì vậy, việc cập nhật lịch thủ công là rất quan trọng. Nếu Quý vị có iCal, hãy chắc chắn rằng mình đã thiết lập kết nối 2 chiều và cập nhật lịch trước khi mở bán.
  • Nếu Quý vị có công cụ quản lý kênh, tình trạng phòng trống cần được đồng bộ theo thời gian thực. Điều này sẽ giảm bớt tình trạng bị trùng đặt phòng. Tuy nhiên, các vấn đề về kỹ thuật có thể gây ra trì hoãn trong việc đồng bộ hóa - vì thế, sẽ rất tốt nếu Quý vị kiểm tra những vấn đề này. Để tìm hiểu kỹ hơn về sự khác nhau giữa iCal và công cụ quản lý kênh trong bài viết này.

Làm sao để giải quyết đặt phòng bị trùng?

Nếu Quý vị nhận ra rằng mình có đặt phòng bị trùng, việc tối quan trọng cần làm là hành động thật nhanh chóng để khách không phải chờ đợi mà không có nơi để ở.

Quý vị có phòng khác hay cùng tiêu chuẩn hoặc có tiêu chuẩn cao hơn không?

Có: Để chắc chắn rằng khách vẫn có một trải nghiệm tốt tại chỗ nghỉ, chúng tôi khuyến nghị Quý vị sắp xếp cho khách ở một trong những phòng này mà không phải trả thêm phí. Chúng tôi cũng yêu cầu Quý vị cung cấp tất cả cho khách tất cả những tiện nghi mà họ có trong đặt phòng ban đầu. Ví dụ, nếu họ đặt phòng với ban công, hãy cố gắng đảm bảo rằng phòng mới của họ cũng có ban công.

Để đánh dấu đặt phòng bị trùng, Quý vị cần lên hệ với Dịch vụ Khách hàng. Quý vị có thể tìm thấy số điện thoại của đội ngũ Dịch vụ Khách hàng địa phương trong hộp thư extranet của Quý vị.

Không: Để đảm bảo rằng khách vẫn có trải nghiệm tích cực, Quý vị có nghĩa vụ phải tìm cho họ chỗ nghỉ với cùng tiêu chuẩn hoặc cao hơn và Quý vị phải chi trả chi phí cho việc này. Chúng tôi cũng khuyến nghị Quý vị sắp xếp việc di chuyển đến chỗ nghỉ mới cho họ, nếu không, Quý vị vẫn phải thanh toán các chi phí này lại cho khách sau. Và nếu Quý vị cần phải chọn lựa chọn này và chuyển khách đến chỗ nghỉ khác, hãy đảm bảo rằng Quý vị gọi cho Đội ngũ Dịch vụ Khách hàng và thông báo tình hình để chúng tôi có thể liên lạc khách. Chúng tôi sẽ cần biết những thông tin sau:

  • Tên đầy đủ của khách.
  • Thông tin nơi khách được chuyển đến.
  • Loại phòng của họ và địa điểm mới.
  • Bất cứ thông tin hữu ích nào khác (ví dụ: bất cứ những loại phí nào mà khách phải thanh toán khi đến).

Phải thế nào nếu tôi không tìm thấy địa điểm gần chỗ nghỉ của tôi?

Hãy gọi cho Đội ngũ Dịch vụ Khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ. Chúng tôi sẽ cố hết sức để tìm chỗ nghỉ thay thế với cùng mức giá – nhưng nếu không được, chúng tôi sẽ kê các khoản phát sinh mà khách phải trả vào hóa đơn của Quý vị (ví dụ như khoản tiền chênh lệch).


Chi phí giải quyết đặt phòng bị trùng

Tôi có bị tính hoa hồng không?

Nếu chỗ nghỉ của Quý vị đăng online trên Booking.com chưa đến 30 ngày, hoặc Quý vị có ít hơn 4 đặt phòng trong vòng 12 tháng, chúng tôi sẽ không tính hoa hồng. Nếu không, chúng tôi vẫn tính hoa hồng cho đặt phòng như bình thường.

Tôi có phải chịu các chi phí nào khác không?

Tùy thuộc Quý vị có thể cung cấp những gì cho khách. Nếu Quý vị có phòng hoặc căn hộ khác cùng tiêu chuẩn (với cùng các tiện nghi hoặc nhiều tiện nghi tốt hơn), Quý vị không phải trả thêm chi phí gì khác. Nếu không có lựa chọn thay thế nào tốt hơn cho khách, Quý vị sẽ cần phải chuyển khách sang chỗ nghỉ khác.

Đây là một số những chi phí mà Quý vị có thể sẽ phải chi trả (có thể ít hoặc nhiều hơn, tùy thuộc vào từng trường hợp):

  • Giá chỗ nghỉ mới.
  • Chi phí di chuyển (ví dụ: bất cứ chi phí phát sinh nào từ việc chuyển khách qua chỗ nghỉ mới).

Nếu có những trường hợp nào mà Quý vị muốn thông báo cho chúng tôi, hãy liên hệ với chúng tôi qua hộp thư của Quý vị, hoặc gọi số điện thoại Dịch vụ Khách hàng địa phương.