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設定訊息範本、自動回覆及訊息通知

更新時間: 2 個月 前 | 閱讀時間:6分鐘
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您可以透過後台或 Pulse APP 設定訊息範本和自動回覆,並啟用訊息通知,既能節省時間,又能將重要資訊傳達給顧客。


文章內容介紹


設定訊息範本與排程

訊息範本方便您將重要資訊自動告知顧客。

您可為訂房流程的這些重要階段設定訊息範本:

  • 顧客預訂時
  • 入住前三天
  • 入住前一週
  • 入住當天
  • 入住前一天
  • 退房前一天

您可新增自動帶入欄位,自動帶入住客姓名、入住時間、住宿名稱等資訊,打造客製化的訊息範本。  也可以新增自訂的回覆內容及附加圖檔,提供顧客額外的資訊。如要設定訊息範本,請依下列步驟操作:

  1. 登入後台或 Pulse APP
  2. 在後台點選住宿頁籤,或在 Pulse APP 點選更多,接著選擇訊息偏好設定
  3. 選擇訊息範本頁籤,接著點選建立新範本按鈕
  4. 撰寫訊息範本-為了幫您省事,我們還建立了預填資訊的方格,為您自動填入訂單資訊
  5. 確認範本語言-您可以為範本新增其他語言的版本,也可以附加圖檔
  6. 點選繼續
  7. 填入範本名稱,並選擇範本主題
  8. 點選儲存範本完成設定

在訊息範本頁籤可更新或移除範本。

示範影片:如何設定訊息範本?

如要排程訊息範本,請依下列步驟操作:

  1. 登入後台或 Pulse APP
  2. 點選住宿頁籤,選擇訊息偏好設定
  3. 前往訊息排程工具頁籤,點選排程訊息範本按鈕
  4. 選擇想發送訊息範本的時間,接著從下拉選單中挑選要發送的範本。訊息內容也會顯示,供您預覽。
  5. 點選新增至排程完成設定

示範影片:如何設定訊息範本自動發送?

發出的訊息範本會自動出現在後台與 Pulse APP 的收件匣,方便您隨時追蹤已發送給顧客的訊息。

提醒您:同一則訊息範本若有不同語言的版本,請務必使用相同名稱歸類。這麼做可以幫助系統選用顧客偏好語言的版本自動發送。若某則訊息範本沒有顧客偏好語言的版本,系統會選用預設語言版本。除非貴住宿多數顧客都使用英文以外的語言,否則建議您選用英文作為預設語言。


建立自動回覆的訊息範本

自動回覆是針對常見問題的制式答案,您可以設定自動回覆,以便回覆停車設施、入住、退房、床型等住客常見提問。這麼做可為您節省時間,也提供顧客更佳的體驗。

自動回覆分為兩類,一類用於符合貴住宿政策的疑問,一類用於政策之外的提問。若是前者,亦即住客的要求符合貴住宿的政策,系統會發送接受要求的自動回覆。若是後者,亦即住客的要求在貴住宿的一般政策之外,您可以選擇自動回覆要用的訊息範本,以及要搭配的其他條件。

要設定自動回覆,請依下列步驟操作:

  1. 登入後台或 Pulse APP
  2. 點選住宿頁籤,選擇訊息偏好設定
  3. 前往自動回覆內容頁籤,找到您想啟用自動回覆的疑問主題,點選設定
  4. 想啟用自動回覆的主題旁有個方格,勾選方格
  5. 選擇您偏好的回覆內容
  6. 接著從使用訊息範本選單中挑選要自動回覆的訊息範本-也可以建立新範本
  7. 點選儲存完成設定

自動回覆發送給顧客後,他們會收到 Email,也會在 Booking 小助手的聊天視窗收到訊息。您可到後台或 Pulse APP 的收件匣,查看顧客對自動回覆訊息的回應,也可隨時發送其他訊息。也可以運用排程,在指定時間自動發送訊息範本,將重要資訊告知顧客。


設定訊息通知

您可以根據自身需求,設定您想收到本站的哪些通知,讓管理訂單更順利。例如,您可以設定讓本站在貴住宿收到晚鳥訂單時,發送簡訊通知您;寄 Email 提醒您有幾組顧客要入住;在收件匣收到新訊息時通知您等等。

要調整通知設定,請依下列步驟操作:

  1. 登入後台或 Pulse APP
  2. 點選帳戶資料,接著點選通知設定
  3. 找到想收到提醒的通知類型,點選如果選擇「是」,會出現下拉選單,讓您指定收到通知的時間和方式
  4. 點選儲存完成設定

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